Desde la introducción de los nuevos Usuarios Limitados con Microsoft Dynamics NAV 2013, ha habido mucha confusión en el mundo de Dynamics NAV. Las últimas conferencias de Directions en Austria y Estados Unidos han proporcionado información muy necesaria, que es valiosa para comprender cómo funcionan.
El punto más importante es que estos usuarios son usuarios concurrentes, no usuarios nombrados, lo que significa que podrías tener un grupo de cincuenta usuarios limitados pero solo necesitarías cinco o seis Usuarios Limitados para cubrir tus necesidades de acceso. Si tienes un requisito de usuario con una gran diferencia entre el número de usuarios potenciales y los usuarios que realmente están en el sistema al mismo tiempo, la licencia de Usuario Limitado representa un gran ahorro de costos en comparación con los antiguos Usuarios Nombrados disponibles anteriormente.
Vale la pena destacar que los clientes pueden tener acceso gratuito a tu sistema al designarlos como usuarios externos, lo cual no afecta el número de licencias de Usuario Completo o Usuario Limitado. Esto no es cierto para otros usuarios como proveedores, que requerirán una licencia concurrente. La explicación que recibimos es que, si bien no tienes control sobre cuándo o cuántos clientes pueden acceder a tu sistema, puedes controlar el acceso de los proveedores y, por lo tanto, es posible comprar un número adecuado de Usuarios Limitados para ellos.
Quizás la mayor confusión ha sido en torno a la capacidad restringida del Usuario Limitado para actualizar tablas dentro de Dynamics NAV 2013. Originalmente se nos dijo que no habría capacidad para actualizar ciertas tablas, como la tabla de asientos del libro mayor, lo que efectivamente deshabilita la capacidad de publicación, y que los usuarios podrían ingresar otra información, como hojas de tiempo, sin restricciones. Los usuarios potencialmente tendrían acceso completo de lectura pero podrían actualizar hasta tres tablas adicionales fuera del rango permitido de tablas. La confusión se centró en cómo se determinarían esas tres tablas. Algunos sugirieron que cada usuario tendría tres tablas designadas, pero esa idea resultó ser inexacta. La sesión del usuario realizará un seguimiento dinámico del número de tablas actualizadas que están fuera de la lista aprobada y que no están en la lista excluida. Cuando el usuario actualice tres tablas, se le impedirá actualizar cualquier tabla adicional. Al cerrar sesión y volver a iniciar sesión, el usuario teóricamente podría acceder a un nuevo conjunto de tres tablas, lo cual puede no ser una solución muy práctica si estás tratando de evitar comprar más licencias de usuario completo.
La pregunta natural fue ¿cuánto se puede hacer realmente al poder actualizar solo tres tablas? Como resultó, se puede hacer bastante. Proporcionaré algunos ejemplos de roles más adelante en este documento, pero los ejemplos incluyen la capacidad de crear o modificar clientes y cotizaciones de ventas. Los roles de muestra incluyen vendedor remoto, trabajador de almacén, agente de compras ligero y un consultor que necesita ingresar hojas de tiempo y gestionar proyectos. La capacidad del Usuario Limitado de tener acceso completo de lectura potencialmente le brinda al usuario la capacidad de obtener información operativa y financiera clave. Otros usuarios como gerentes de contabilidad, supervisores de cuentas por pagar y planificadores de producción necesitarán la licencia de Usuario Completo.
Un punto adicional a tener en cuenta es que Microsoft ha hecho un compromiso con los socios ISV que han desarrollado productos que afectan roles normales donde tendría sentido tener un Usuario Limitado pero que ahora requieren actualizaciones en más de tres tablas. Por ejemplo, una extensión a una cotización de ventas que requiere actualizar tres tablas de Dynamics NAV y una tabla ISV puede ser acomodada al solicitar que la tabla ISV se agregue a la lista de tablas accesibles por el Usuario Limitado.
Cuando escuché por primera vez sobre el nuevo Usuario Limitado, me emocioné por el aspecto de concurrencia del cambio. Una vez que conocí todos los detalles, debo decir que el Usuario Limitado en la mayoría de las situaciones es una alternativa brillante a los problemas de los Usuarios Nombrados con los que lidiábamos en el pasado. Con el precio del Usuario Limitado establecido en el 20% del precio del Usuario Completo, se convierte en una forma muy rentable de distribuir el acceso al sistema Microsoft Dynamics NAV.
Si tienes alguna pregunta sobre este tema, no dudes en contactarme.
Por Malcolm Roach, Open Door Technology, Inc.
