Existen muchas aplicaciones de software de gestión de proyectos que cuentan con un tablero, pero no todos los tableros son iguales. Hay tableros que ofrecen verdadera inteligencia empresarial (BI), tableros de estado de proyectos, tableros de cartera de proyectos y actualizaciones de estado de tareas, por nombrar solo algunos conjuntos de datos que podrías encontrar. Hay tableros que son vistas en tiempo real de los datos de tu proyecto, y luego hay tableros que se pueden configurar en una variedad de aplicaciones de software para generar una instantánea de datos para un período de tiempo específico. Y luego hay herramientas de tablero de proyectos que se llaman tablero, pero lo que realmente te ofrecen es solo una lista de tareas personales glorificada. Un tablero es una herramienta vital para ayudar a mantener tus proyectos, tareas y equipos en el buen camino. Conocer todos los diferentes tipos de herramientas de tablero es vital si estás seleccionando una aplicación de gestión de proyectos o una herramienta de tablero para tus proyectos o tu equipo.

Características del tablero de proyectos

Si te preguntas qué son los tableros y si se relacionan con tu automóvil, no estás muy lejos de la verdad. En términos generales, los tableros de proyectos son una serie de gráficos e indicadores del rendimiento de tu proyecto. Es el lugar para averiguar de un vistazo si cada aspecto de tu proyecto está en el buen camino. Pero a diferencia de un automóvil típico, donde los tableros básicamente te dicen qué tan lejos y qué tan rápido vas, con el software de gestión de proyectos, no hay dos tableros iguales. Entonces, ¿cuáles son algunas características comunes de los tableros de proyectos en el software de gestión de proyectos hoy en día?

• Actualizaciones de datos en tiempo real
• Gráficos y diagramas visuales
• Listas basadas en texto
• Gráficos interactivos
• Gráficos dinámicos

Cuando estás gestionando tu trabajo, necesitas tener acceso instantáneo a los datos más relevantes de la manera más sencilla posible, por lo que es importante conocer los tipos de datos que se pueden ver en un tablero de gestión de proyectos. En el tablero de ProjectManager, por ejemplo, puedes realizar un seguimiento del tiempo, los costos, la carga de trabajo, el progreso de las tareas y la salud general de tu proyecto en una sola pantalla. Además, como los datos se alimentan en el tablero en tiempo real, siempre están actualizados. ¿Lo mejor? El tablero está completamente automatizado y funciona desde el primer momento. Pruébalo gratis hoy mismo.

Tipos de datos del tablero de proyectos

Muchas herramientas de gestión de proyectos en línea ofrecen un tablero, pero depende de ti determinar qué datos necesitas ver de un vistazo y si esa aplicación puede proporcionar esos datos como parte del propio tablero. Además, hay muchas herramientas de gestión de proyectos que ofrecen tableros en tiempo real, mientras que otras te obligan a exportar los datos a otra aplicación y crear el tablero manualmente.

Tableros en tiempo real vs. manuales

Muchas herramientas de tablero requieren que el director de proyectos o el líder del equipo exporten los datos del proyecto e importen en otra herramienta, como Excel, para generar una tabla dinámica o un gráfico de barras. Ese gráfico luego debe ser reimportado en una herramienta como Visio o una herramienta de presentación, para compartir los datos del proyecto. Para ese momento, los datos ya están desactualizados. Los tableros en tiempo real, en cambio, suelen ser parte de una aplicación de software de gestión de proyectos en línea, y debido a que siempre están vinculados a las actividades del equipo, sus datos siempre están actualizados. Un tablero en tiempo real no debería requerir que exportes ningún dato. Los datos son en vivo y frescos y se ven al instante, cada vez que elijas acceder a ellos. Los beneficios de los tableros en tiempo real son claros.

• Los datos siempre están actualizados
• No se requiere tiempo para “crear” un tablero para una presentación
• Se pueden compartir datos en vivo a través de la web o dispositivos móviles
• Se pueden compartir datos en vivo en presentaciones

Tablero visual vs. listas

Un tablero visual es más atractivo en una presentación, ya que crea un resumen claro e inmediato de los datos recopilados. Combina utilidad, usabilidad y belleza y se puede personalizar fácilmente.

Las mejores 4 herramientas de tablero de proyectos

De todas las funciones de un tablero y la capacidad de personalizarlos para satisfacer tus necesidades específicas, hay algunas que se destacan como esenciales para lograr los objetivos empresariales que esperan tus patrocinadores y partes interesadas. A continuación, se presentan algunas de esas herramientas.

Gráfico de salud del proyecto

Si necesitas obtener una visión general del proyecto y su estado, entonces querrás ver la salud de ese proyecto o proyectos, dependiendo de cuántos haya en tu cartera. Con el tablero, puedes saber de un vistazo si están progresando como esperas. El gráfico de salud te brinda varios indicadores del estado del proyecto. Por ejemplo, ¿el trabajo está en el cronograma y, si no lo está, qué tan retrasado está? Hay códigos de color que indican dónde se encuentra el proyecto, desde el verde que significa a tiempo hasta el rojo cuando el proyecto está 50% o más retrasado. También puedes ver el presupuesto y, nuevamente, observar mediante la codificación de colores si el proyecto está por debajo o por encima del presupuesto, y en qué porcentaje. Hay gráficos que siguen la misma plantilla que te brindan una vista de los otros aspectos del proyecto, todos los cuales se pueden personalizar e imprimir o compartir con un solo clic.

Costos

Tal vez quieras profundizar en una parte específica de la salud de tu proyecto, como el presupuesto. También hay un gráfico para eso en el tablero. El gráfico de costos puede mostrar los costos reales, planificados y presupuestados del proyecto. Para el costo real y planificado, el gráfico resume el costo de los recursos, el costo de las tareas y los gastos. Esto se compara con el presupuesto que has ingresado en el campo de presupuesto de la página de información de tu proyecto, por lo que tienes un marcador en tiempo real que muestra dónde te encuentras en ese momento en términos de tus costos planificados y reales. Estos gráficos se pueden ajustar para cambiar la tarifa por hora de cada recurso o el costo de la tarea según sea necesario. Nuevamente, estos informes se pueden imprimir y compartir en gráficos para presentaciones para abordar los costos excesivos antes de que esos costos afecten el proyecto.

Progreso

Así como puedes comparar el presupuesto real con el planificado en tu gráfico de costos, también puedes comparar el progreso de tu proyecto en el tablero. Básicamente, te dice cuánto del proyecto se ha completado hasta la fecha en comparación con cuánto planeaste haber completado en ese momento. El progreso real se representa en un gráfico de barras que resume el porcentaje completado de todas las tareas de tu proyecto. La línea de base del gráfico es que todas las tareas tienen la misma duración, pero esto no siempre es el caso. Por lo tanto, tienes la capacidad de influir en el porcentaje real completado yendo a la página de tareas de tu software de proyectos y cambiando el porcentaje allí. El progreso planificado funciona de la misma manera, excepto que indica el porcentaje de las tareas que deberían completarse en una fecha específica. Puedes ajustar la finalización planificada yendo al gráfico de Gantt en la página de tareas de tu software y haciendo clic y arrastrando las barras de Gantt.

Carga de trabajo

Gestionar tus recursos para mantener equilibrada la carga de trabajo del equipo es fundamental para mantener un proyecto en el cronograma y dentro de su presupuesto aprobado. Tu plan de recursos involucra muchas partes móviles, desde los horarios de los empleados hasta el seguimiento de los días festivos. Por eso, la métrica de carga de trabajo es tan importante. En el tablero en tiempo real, el widget de carga de trabajo muestra información sobre todos los miembros de tu equipo, con un desglose del estado de sus tareas. Puedes ver de inmediato si sus tareas están completas, cuáles quedan y cuáles están vencidas. Ahora sabes quién se está quedando atrás y quién está avanzando, lo que te brinda la información que necesitas para reasignar recursos. Esto evita que el proyecto se atasque en un cuello de botella o que los miembros del equipo bloqueados tengan que esperar a que otros completen sus tareas.

Presentación con un tablero de estado de proyectos en tiempo real

Un tablero y los gráficos y diagramas personalizados que puedes producir a partir de él pueden adaptarse literalmente a las reuniones de equipo y presentaciones a las partes interesadas y patrocinadores de un proyecto. La información que necesitas que una audiencia conozca está disponible y es fácil de entender debido a un diseño audaz y colorido, y el hecho de que los datos son en tiempo real es vital para los ejecutivos de hoy que quieren saber cómo estamos hoy, ahora, no la semana pasada. Al presentar datos en tiempo real, es importante que la información que estás tratando de compartir sea clara, pero no olvides que también debes conectar con las personas en la sala. El tablero no solo te permite compartir si el proyecto está dentro del presupuesto y en el cronograma, sino que también te brinda las herramientas para compartir esta información rápidamente sin tener que pasar por los aros de múltiples programas. Los tableros te ayudan a hacer más que simplemente relacionar datos secos, sino que también pueden ayudarte a contar la historia de un proyecto. Es fácil profundizar en los datos del tablero de proyectos, así como ver el proyecto con una visión general. Una vez que tienes a todos interesados en tu narrativa, tienes su atención y estás liderando una reunión efectiva y productiva. En resumen, si no estás utilizando un tablero en tiempo real, no estás liderando un proyecto. En cambio, estás siguiendo los datos y siempre te encuentras un paso detrás de la acción. Toma las riendas y utiliza las herramientas diseñadas para un líder de proyectos.

Bono: Tablero de cartera de proyectos

Los tableros son excelentes para monitorear el progreso de tu proyecto, pero ¿qué pasa si estás gestionando un programa o una cartera? Es importante que tengas una herramienta de tablero que pueda realizar un seguimiento de las métricas de muchos proyectos a la vez. Un tablero de cartera abre una ventana a la cartera de proyectos que estás gestionando, para que puedas realizar un seguimiento del estado de todos los proyectos de los que eres responsable y saber cómo asignar mejor los recursos para atenderlos. ProjectManager tiene un tablero de cartera en tiempo real que se completa automáticamente a medida que los miembros del equipo actualizan su estado en los diversos proyectos de tu gestión de cartera. En el tablero de cartera se muestra una vista de alto nivel de la salud de todos tus proyectos en una sola vista. Mejor aún, puedes filtrar la vista para ver solo los datos que deseas de los proyectos que deseas. El tablero en tiempo real y visual de ProjectManager es la vista más completa que puedes encontrar en cualquier software de gestión de proyectos en línea. Puedes ver en segundos si tus proyectos están en el buen camino y determinar qué tareas. Compruébalo tú mismo tomando esta prueba gratuita de 30 días.