El software de gestión de proyectos se refiere a una amplia categoría de software unidos por un objetivo: asegurar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto. Este tipo de software ayuda a los equipos a mantener los proyectos en el buen camino al reunir todos los elementos necesarios para definir el alcance del proyecto, desglosarlo en entregables más pequeños, asignar tareas, programar el trabajo, hacer un seguimiento del progreso desde el inicio hasta el final, colaborar, compartir documentos y mucho más.

El software de gestión de proyectos es especialmente útil para empresas con equipos remotos y freelancers, ya que proporciona un espacio digital para la colaboración. A menudo, este tipo de software se basa en ideologías comunes de gestión de proyectos, como Agile, Kanban, Waterfall, entre otras.

El software de gestión de proyectos es una excelente manera de ayudar a agilizar tus flujos de trabajo, mantener a los miembros del equipo conectados y, en última instancia, lograr mayores niveles de productividad en general. Los proyectos altamente exitosos ocurren cuando los equipos dominan la receta perfecta para el éxito: un equipo capacitado trabajando juntos hacia un objetivo claro y unido. El problema es que entre la línea de salida y la celebración de un trabajo bien hecho, los proyectos contienen una miríada de piezas y partes móviles que deben ser gestionadas y negociadas en un entorno de equipo.

La investigación más reciente del Project Management Institute estima que $122 millones de cada $1,000 millones invertidos en proyectos empresariales se desperdician debido a un mal rendimiento del proyecto. Además, se estima que casi el 54% de todas las organizaciones no logran realizar un seguimiento de sus KPI en tiempo real, según un estudio reciente de Wellingtone. En resumen, muchos equipos simplemente no logran gestionar todas las partes móviles involucradas en un proyecto exitoso. Ahora, más que nunca, es crucial que tu equipo colabore de manera efectiva y eficiente para obtener una ventaja competitiva en el mundo empresarial actual en constante movimiento, y el software de gestión de proyectos te brinda la ventaja que estás buscando. Los proyectos que integran las mejores prácticas de gestión de proyectos tienen un 2.5 veces más de éxito, según datos del PMI, y el software de gestión de proyectos puede ser una excelente manera de convertir esas prácticas en una práctica estándar inconsciente para tu equipo.

Características Comunes del Software de Gestión de Proyectos:

Planificación de Proyectos y Gestión de Tareas

La característica más notable del software de gestión de proyectos es la capacidad de planificar, programar y gestionar proyectos, todo desde un panel de control cohesivo. Ya sea que seas un equipo de uno o un equipo de 10,000, el software de gestión de proyectos facilita la descomposición de proyectos complejos en fragmentos de tareas manejables y priorizarlos según el nivel de urgencia.

Documentación Mejorada

Si estás cansado de buscar interminables enlaces de hojas de cálculo, el software de gestión de proyectos puede ser una excelente manera de gestionar documentos y mantener todo el material de tu proyecto organizado en un solo lugar. Para equipos con múltiples usuarios, el poder de documentación del software de gestión de proyectos también es una forma fácil de compartir datos en toda tu organización.

Colaboración

Para organizaciones grandes y trabajadores remotos, encontrar formas de colaborar puede ser un desafío. Con el software de gestión de proyectos, varios usuarios pueden colaborar fácilmente con opciones como compartir archivos, mensajería, etiquetado de tareas, paneles de control de equipo y más, todo disponible al alcance de tu mano.

Informes e Información

El conocimiento es poder, y con los informes e información del proyecto, puedes tener una mayor visibilidad sobre los flujos de trabajo de tu equipo que nunca. Muchas opciones de software de gestión de proyectos ofrecen paneles de control de KPI e informes de información sobre el trabajo que tu equipo completa todos los días. Por ejemplo, puedes realizar un seguimiento del rendimiento del equipo a lo largo del tiempo, gestionar el presupuesto del proyecto y más.

Opciones de Personalización

Para los usuarios que buscan una experiencia más personalizada, las opciones de personalización pueden ser una excelente manera de mejorar tu experiencia con el software de gestión de proyectos. Muchas ofertas de software de gestión de proyectos incluyen la capacidad de ver tareas según tus propias preferencias, desde organizar tareas en un tablero Kanban hasta ver tareas a través de un diagrama de Gantt de alto nivel o planificar con vistas de calendario. También puedes personalizar tu panel de inicio y seleccionar opciones de imagen y color en determinados software.

Integraciones

¿Falta algo? Afortunadamente, la mayoría del software de gestión de proyectos viene con la capacidad de integrar miles de tus aplicaciones favoritas. Desde Slack hasta Zoom y más, tienes el poder de personalizar tu experiencia con el software de gestión de proyectos e integrar tu software con el conjunto de otras aplicaciones en las que confías todos los días.

Ventajas del Software de Gestión de Proyectos:

Simplificación de Flujos de Trabajo y Organización Tecnológica

Seamos honestos: a nadie le gusta buscar en una bóveda de hojas de cálculo de Excel o notas adhesivas al abordar un proyecto. La organización es clave cuando se trata de gestionar con éxito un proyecto de principio a fin, y el software de gestión de proyectos es una excelente manera de ayudar en los esfuerzos de organización. Debido a que el software de gestión de proyectos alberga todos los componentes cruciales de tu proyecto, es fácil encontrar todo lo que necesitas, mientras te comunicas con los miembros del equipo e incluso utilizas integraciones de aplicaciones (como Zoom y Google Drive) todo en un solo lugar. Esto también es una gran ventaja para los equipos que trabajan de forma remota, ya que pueden utilizar el software de gestión de proyectos para mantenerse al tanto de los avances desde cualquier lugar donde haya wifi.

Mejora de la Comunicación

El software de gestión de proyectos facilita mantenerse al día con tu equipo y transmitir actualizaciones en tiempo real a medida que ocurren. Muchas opciones de software de gestión de proyectos incluyen no solo la capacidad de etiquetar a los miembros del equipo con actualizaciones, sino incluso enviarles mensajes dentro de la aplicación o integrar tu plataforma de mensajería nativa (como Slack o Microsoft Teams). La prueba está en el pudín: según una investigación reciente de Wrike, la comunicación en equipo mejora hasta en un 52% con el uso de software de gestión de proyectos.

Recopilación y Utilización de Datos de Forma más Rápida

Las organizaciones pueden utilizar datos y análisis como una bola de cristal mágica para comprender sus contratiempos y prevenir obstáculos futuros. Ahora, con el software de gestión de proyectos, es más fácil que nunca recopilar datos e información inteligente sobre tus procesos y proyectos en toda tu organización. Además, puede brindarle a tu negocio una ventaja competitiva, ya que IBM informa que el 62% de los minoristas dicen que el uso de información y análisis está creando una ventaja competitiva para su organización. Aprovechar esos datos es crucial para mejorar tus procesos y tu negocio en general.

Roles y Responsabilidades Claros

Uno de los mayores desafíos que enfrentan los equipos es la claridad de roles cuando se trata de completar un proyecto con éxito. Con el software de gestión de proyectos, asignar tareas y proyectos a cada miembro del equipo es pan comido. Con la capacidad de modificar plazos, asignados e incluso ver tareas en múltiples vistas (como tableros Kanban y más), es más fácil que nunca para los miembros del equipo comprender su papel en el ciclo de vida del proyecto.

Seguimiento Mejorado del Proyecto

Con tantas formas de ver proyectos y plazos, el software de gestión de proyectos permite a los equipos realizar un seguimiento de su progreso en comparación con los plazos y KPI de manera fácil, lo que garantiza mayores niveles de responsabilidad a medida que avanza el proyecto.

Desventajas del Software de Gestión de Proyectos:

Dificultad para Seleccionar un Software

Cuando se trata de seleccionar el software de gestión de proyectos adecuado para tu negocio, las opciones pueden parecer abrumadoras. Con miles de proveedores potenciales para elegir, puede ser difícil reducir tus opciones y llevar a cabo pruebas. Debes considerar una multitud de factores al seleccionar tu nuevo software, como el tamaño de tu organización, cuántos usuarios necesitarás incluir, el nivel de escalabilidad (a medida que tu organización crece), la facilidad de uso, la seguridad y las integraciones.

Tiempo de Incorporación de un Nuevo Software

Después de seleccionar tu nuevo software de gestión de proyectos, es hora de implementarlo con tu equipo. Sin embargo, la curva de aprendizaje de un nuevo software puede ser pronunciada. Según Gartner, el 60% de los empleados experimentan frustración con un nuevo software durante el proceso de aprendizaje. Esto puede llevar a retrasos en el equipo, frustración y, en última instancia, un tiempo de incorporación más largo. Asegúrate de anticipar un período de aprendizaje a medida que implementas tu nuevo software con tu equipo, que puede variar entre unas pocas semanas o incluso unos meses.

Inversión Inicial

Aunque el software de gestión de proyectos puede ser una gran inversión para tu negocio, aún requiere un compromiso financiero inicial. Según Cloudwards, el software de gestión de proyectos tiene un costo promedio de $3.66 por usuario al mes. Si bien puede parecer razonable a primera vista, el costo de agregar a toda tu organización como usuario autorizado puede ser alto. Prioriza la investigación y las pruebas de productos desde el principio para asegurarte de obtener el mejor retorno de inversión posible y considera pagar anualmente en lugar de mensualmente, ya que muchos proveedores ofrecen descuentos para los planes de pago anual.

La Gestión de Proyectos no Garantiza la Ejecución del Proyecto

El software de gestión de proyectos es una herramienta poderosa que tiene el poder de ayudar a las organizaciones a transformar la forma en que abordan los proyectos y colaboran. Sin embargo, no garantiza los resultados que estás buscando. El software de gestión de proyectos es excelente para proporcionarte una hoja de ruta de información sobre proyectos y los equipos que los ejecutan. Sin embargo, aún deberás considerar cómo tu equipo puede trabajar mejor juntos, especialmente cuando se trata de incorporar nuevo software de gestión de proyectos en esos planes.

Preocupaciones de Acceso Debido a Múltiples Usuarios

El software de gestión de proyectos, por diseño, incluye una multitud de usuarios en una organización. Para algunos, esto puede crear preocupaciones de seguridad, ya que el software de gestión de proyectos te permite compartir datos con facilidad. Tanto como compartir información fácilmente puede ser una gran ventaja para los equipos remotos, también puede ser una gran responsabilidad si no tienes cuidado. Si deseas evitar que datos confidenciales caigan en manos equivocadas, asegúrate de evaluar la configuración de privacidad de tu nuevo software y utiliza funciones de seguridad adicionales, como la autorización de dos factores, siempre que sea posible.

¿Quién Utiliza el Software de Gestión de Proyectos?

Aunque el software de gestión de proyectos puede ser una excelente solución para cualquier empresa de cualquier tamaño o industria, la forma en que las empresas individuales utilizan el software de gestión de proyectos variará mucho según sus necesidades únicas. Veamos cómo el software de gestión de proyectos puede adaptarse al trabajo diario de empresas en diversas industrias:

Equipos de Marketing

Para los equipos de marketing, el software de gestión de proyectos puede ser de gran ayuda para gestionar plazos, ayudar a los compañeros de equipo a colaborar y más. Por ejemplo, si estás gestionando un proyecto publicitario para un cliente, el software de gestión de proyectos puede ayudarte a establecer metas a lo largo del camino. Puedes priorizar tareas según su importancia y asignarlas a miembros del equipo que luego pueden ver esas tareas de varias formas, así como comunicarse y etiquetar a otros miembros del equipo según sea necesario.

Empresas de Construcción

Para los usuarios de la industria de la construcción, el software de gestión de proyectos puede proporcionar numerosos beneficios. Desde gestionar horarios, tareas asignadas y facturación de clientes, el software de gestión de proyectos puede ayudar a garantizar que los proyectos se ejecuten sin problemas y a tiempo. También ayuda a los contratistas y empresas de construcción a mantenerse dentro de sus presupuestos y plazos al definir los roles de los empleados, mantener a todos informados sobre los plazos y realizar un seguimiento del gasto del proyecto. El software de gestión de proyectos también puede ser de gran ayuda en el cumplimiento de normativas, ya que garantiza que todos los trabajadores tengan la supervisión y documentación adecuadas durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Minoristas

Para los minoristas ocupados que buscan supervisar las operaciones de la tienda a nivel individual o de toda la empresa, el software de gestión de proyectos puede ser de gran ayuda. Ya sea para realizar un seguimiento del inventario, monitorear estadísticas en toda la tienda o visualizar metas de proyectos futuros, las empresas minoristas pueden beneficiarse del software de gestión de proyectos porque les ayuda a agilizar las operaciones diarias y realizar un seguimiento de métricas importantes.

Educadores

Con cada vez más pautas educativas específicas de cada estado que se publican cada año, el software de gestión de proyectos es una opción obvia para los educadores que buscan simplificar sus planes de lecciones mientras observan lo que viene a continuación. Específicamente, la capacidad de mirar hacia adelante a metas que se llevarán a cabo en unas pocas semanas o incluso meses puede ser de gran ayuda para planificar planes de lecciones a corto y largo plazo. También puede ser una gran ventaja tener acceso fácil a otros miembros del personal simplemente etiquetándolos o enviándoles mensajes directamente.

Empresas de Tecnología e Informática

Numerosas empresas de tecnología utilizan el poder del software de gestión de proyectos durante el proceso de desarrollo y lanzamiento de nuevos software. El software de gestión de proyectos puede ayudar a los equipos de TI y a las empresas de tecnología a organizar plazos, visualizar KPI fácilmente e incluso utilizar software como Jira Software para ayudar a identificar errores y obstáculos en el proceso.

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