Cada acción en un proyecto, por insignificante que parezca, tiene un costo. Identificar excesos de costos, retrasos en el proyecto o escasez de recursos es una parte importante de la gestión de proyectos. El software de contabilidad de proyectos ayuda a rastrear todos los detalles de un proyecto en curso, brindando a los gerentes de proyectos la capacidad de ajustar sobre la marcha y mantenerse dentro del presupuesto. Aquí discutimos y comparamos el software de contabilidad de proyectos, así como las características importantes a tener en cuenta al seleccionar una solución.
Software de Contabilidad de Proyectos vs Software de Contabilidad Financiera
El software de contabilidad financiera se centra en las ganancias y pérdidas durante un período establecido y, por lo tanto, no se presta para rastrear los costos de los entregables del proyecto. Por el contrario, el software de contabilidad de proyectos puede recuperar este costo en cualquier momento para asegurarse de que el costo de un recurso no haya excedido las proyecciones. Además, la capacidad de generar informes diarios que contengan una métrica empresarial o Indicador Clave de Desempeño (KPI) permite a un gerente de proyectos obtener información granular relevante con mayor frecuencia que a través de un sistema de contabilidad financiera estándar.
Los recursos pueden provenir de múltiples entidades internas y externas durante la ejecución de un entregable del proyecto. Con el software de contabilidad de proyectos, los gerentes de proyectos pueden determinar el costo exacto de un entregable del proyecto durante cualquier fase del proyecto. El uso de códigos de costo para entregables de proyectos similares permite a los gerentes de proyectos identificar rápidamente cualquier costo que se desvíe. Los códigos de costo permiten a los gerentes de proyectos prever cualquier entregable que pueda tener un costo inferior o superior, y ajustar en consecuencia. Por otro lado, el desglose de costos en el software de contabilidad financiera estándar se realiza en categorías amplias, como cuentas por pagar y cuentas por cobrar, que generalmente se informan mensualmente.
Software de Contabilidad de Proyectos Destacado
| Software | Gestión de Cumplimiento de Proveedores | Integración de Terceros | Multi-Moneda | Multi-País | Pagos en Línea | Permisos Basados en Roles | Gestión de Recursos | Tamaño de la Empresa |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Acumatica | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | Pequeña a Grande |
| FinancialForce | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | Pequeña a Grande |
| Freshbooks Premium | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ | Pequeña |
| NetSuite | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ | Pequeña a Grande |
| Multiview ERP | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | Pequeña a Grande |
| Sage Intacct | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | Pequeña a Grande |
| Striven | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ | Pequeña a Grande |
| Unanet | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ | Pequeña a Grande |
| Wave | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | Pequeña |
Acumatica
Acumatica es un software de contabilidad de proyectos basado en la nube que se puede utilizar en varios países y manejar múltiples tipos de monedas. Este producto también cuenta con funciones integradas de gestión de cumplimiento y seguimiento como parte de su paquete. Acumatica ofrece el conjunto completo de características clave que un tomador de decisiones busca para gestionar sus proyectos complejos. Además de sus características, la interfaz de usuario es intuitiva y fácil de usar.
Principios de Privilegio Mínimo (PoLP) se implementa en el módulo de informes financieros, lo que permite a los empleados acceder a informes relevantes para las tareas asignadas. Este producto se puede ejecutar en las instalaciones con infraestructura adicional y Microsoft Windows Server 2008 R2. Acumatica se puede operar en varias de las bases de datos populares en la actualidad. Hay muchas más ventajas sobre este producto que desventajas. Sin embargo, una desventaja constante que mencionaron los revisores es la estructura de precios inusual: tarifas basadas en cuentas versus tarifas basadas en usuarios. Además, personalizar el panel para mostrar información significativa es un desafío y diseñar informes únicos para mostrar el estado de un proyecto es engorroso.
FinancialForce
FinancialForce, ahora Certinia, es único en que está construido sobre la plataforma Salesforce. Salesforce es una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y su propósito es establecer una relación de trabajo con los clientes comerciales. El CRM ofrece herramientas de participación del cliente, herramientas de colaboración y seguimiento de oportunidades que se integran con Certinia.
El software de contabilidad de proyectos de Certinia se ofrece bajo la Automatización de Servicios Profesionales (PSA). Certinia es ciertamente centrado en el cliente, pero este producto ofrece todas las características para satisfacer las necesidades de contabilidad de proyectos de una empresa. La mayoría de los aspectos de este software son fáciles de usar y se pueden personalizar para satisfacer las necesidades comerciales únicas. Sin embargo, se informa que el módulo de planificación de recursos está fuera de lugar y no es fácil de usar, y la personalización de informes es difícil de completar.
Freshbooks Premium
Freshbooks es ideal para pequeñas empresas, y aquí nos centraremos en el plan premium en comparación con los planes lite y plus. Freshbooks no tiene todas las características de un producto de software de contabilidad de proyectos para grandes empresas, pero la popularidad del software muestra que definitivamente satisface las necesidades de las pequeñas empresas. El enfoque de Freshbooks parece ser los desafíos de las pequeñas empresas, con características como cargos por mora y recordatorios de pagos atrasados, incluidos los cargos automáticos en línea por pagos atrasados.
Freshbooks tiene un panel fácil de usar y es menos costoso que otros productos de software de contabilidad de proyectos basados en la nube. Es importante destacar que Freshbooks molestó a algunos de sus clientes cuando una actualización de software vino con un aumento de precio sin previo aviso, pero aún mantiene una amplia base de clientes.
NetSuite
La característica única de NetSuite es su capacidad de gestión de cumplimiento y multi-moneda. NetSuite también se puede integrar con aplicaciones de terceros. Este producto se promociona como altamente configurable y se puede personalizar fácilmente para satisfacer los requisitos del proyecto. NetSuite está dirigido a organizaciones empresariales, pero también puede funcionar bien en un entorno mediano. Este es un paquete de software de contabilidad de proyectos robusto que se construye modularmente para mantener cierta flexibilidad en los precios. No sorprende que NetSuite sea utilizado por más de 26,000 organizaciones. En las reseñas, la capacidad de personalizar NetSuite para satisfacer una necesidad comercial es un aspecto positivo que se repite. La negativa constante mencionada en las reseñas de los clientes es que los precios de NetSuite son más altos que la mayoría de sus competidores.
Multiview ERP
Multiview ERP es un paquete de software que cumple con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (HIPAA). Multiview ERP puede proporcionar informes cuando se soliciten, en lugar de la generación de informes al final del mes proporcionada por un paquete de contabilidad financiera típico. Este producto contiene otras características clave que uno esperaría en un paquete de software de contabilidad de proyectos, como análisis avanzados, presupuesto y pronóstico. Multiview ERP también tiene características únicas, como un módulo de gestión de cumplimiento, la capacidad de integrarse con proveedores de terceros y soporte para monedas extranjeras. Las reseñas de Multiview ERP afirman repetidamente que la aplicación es altamente personalizable, con una excelente función de búsqueda que permite al usuario buscar en cualquier campo clave o monto en dólares. Varios elogios se dirigen repetidamente al departamento de soporte al cliente de Multiview. Este es otro producto de software de contabilidad de proyectos que puede satisfacer las necesidades de pequeñas y grandes empresas.
Sage Intacct
Sage Intacct tiene un conjunto completo de características clave que un tomador de decisiones busca en un paquete de software de contabilidad de proyectos. En cuanto a características únicas, ofrece detección de fraudes, un módulo multi-moneda y una opción para pagos en línea. Este es otro paquete de primera calidad que las empresas utilizan con satisfacción según las reseñas. Sage Intacct recibe altos elogios por su capacidad para realizar un seguimiento de los objetivos, tareas y estados de proyectos semanales. También se elogia este producto por su capacidad para integrarse con complementos de terceros. Sin embargo, los revisores señalan que generar un informe específico no es intuitivo y los informes predefinidos carecen de información útil.
Striven
Striven tiene muchas de las características clave comunes que se buscan en un software de contabilidad de proyectos, como la capacidad de establecer y realizar un seguimiento de presupuestos de proyectos, generar informes y realizar un seguimiento de facturación y facturas. Pero lo que realmente resonó en las reseñas de este producto fue el optimismo del cliente cuando una función no funcionaba según lo esperado. Los clientes le dieron a Striven el beneficio del tiempo para abordar y corregir cualquier problema identificado. Varias reseñas de Striven señalan que este proveedor ofrece un servicio al cliente superior. Dos revisores en particular señalaron que Striven ayudó a transferir datos de un sistema anterior a Striven sin problemas de migración ni pérdida de datos en el proceso. Las reseñas afirman consistentemente que la aplicación es muy fácil de usar e integra bien con otros procesos de software utilizando la API REST.
Unanet
Unanet se encuentra en la categoría de PSA, que es una combinación de gestión de proyectos y servicios de planificación de recursos empresariales (ERP). Este software se utiliza para gestionar las actividades diarias de un negocio desde una base de datos centralizada. Unanet recibe los elogios típicos de cualquier buen software de contabilidad de proyectos. Al igual que algunos de sus competidores, cuenta con una interfaz fácil de usar y otras características clave. Las características no estándar que ofrece incluyen la capacidad de aceptar moneda extranjera y un módulo de gestión de recursos. Unanet también ofrece varias formas de aprender a utilizar la aplicación con un centro de conocimiento y la Universidad Unanet. Este producto se promociona como especialmente bueno para contratistas gubernamentales. Una desventaja notable es que las actualizaciones de software de Unanet no se prueban a fondo y los clientes se han quejado de múltiples problemas después de intentar una actualización. Otras desventajas son problemas significativos como cambios en la tasa de pago y fecha de contratación sin la capacidad de revertir la entrada original.
Wave
Wave es para pequeñas empresas con menos de nueve empleados y es un producto gratuito. Wave no cuenta con todas las comodidades de algunos de sus competidores, pero puede ser una solución perfecta para una pequeña empresa emergente que busca mantener bajos sus costos iniciales. Sorprendentemente, Wave ofrece opciones de multi-moneda y multi-país, una característica que generalmente solo se encuentra en sistemas más complejos. Wave también se puede integrar con aplicaciones de terceros. Wave es fácil de usar y los freelancers encuentran que Wave es el producto perfecto para facturar y recibir transacciones de Automated Clearing House (ACH). Una desventaja notable es que el producto carece de contabilidad e informes para proyectos individuales, pero el producto ha encontrado un mercado de nicho y satisface una necesidad. Wave ofrece un plan de soporte premium a $49 por tres meses, lo que permite a los usuarios hablar con un especialista en el producto para abordar cualquier problema operativo.
Características Clave del Software de Contabilidad de Proyectos
El software de contabilidad financiera estándar no le proporcionará la información detallada que usted y su equipo necesitan para gestionar proyectos con éxito. Un buen software de contabilidad de proyectos ofrece características clave que proporcionan KPI y métricas para mantenerse al tanto de cómo va un proyecto después de cada entregable. Para que un producto de software de contabilidad de proyectos funcione de manera eficiente, debe contener las siguientes características adaptadas para cumplir con las mejores prácticas de gestión de proyectos.
Gestión Financiera
- Flexibilidad para generar costos, ingresos o ganancias del proyecto después de un entregable del proyecto, o según sea necesario
- Capacidad para ajustar el ciclo de facturación según los requisitos del proyecto
- Ajusta los costos y las tarifas de carga a medida que fluctúa el mercado
Presupuesto y Pronóstico
- Crea pronósticos de presupuesto realistas antes de que comience un proyecto
- Ofrece costos de contabilidad basados en proyectos para todas las transacciones
- Agrupa proyectos por cartera o línea de productos
Registro de Ingresos
- Capacidad para registrar ingresos cuando se obtienen y no cuando se recibe el efectivo
Gestión de Tasas Indirectas
- Hace un seguimiento de los costos que están relacionados indirectamente con el proyecto
Facturación y Facturación
- Produce formularios preaprobados para satisfacer las necesidades específicas del cliente
- Genera formularios prevalidados con cargos aplicables para clientes específicos
- Proceso rápido para pagos y flujos de efectivo
Tiempo y Gastos
- Capacidad de aprobaciones automatizadas
- Capacidad para compartir información de proyectos en tiempo real en una base de datos consolidada
- Informa datos en diferentes monedas y ejecuta un registro de auditoría
- Capacidad para optimizar los procesos comerciales y minimizar o eliminar errores
Informes y Paneles de Proyectos
- Capacidad para comparar códigos de costo para proyectos similares
- Identificar KPI para realizar un seguimiento del rendimiento del cronograma o del rendimiento del costo para tareas de proyectos similares
- Monitorea y genera informes sobre costos previstos y reales
Funciones de ERP y CRM
Dos características que se mencionan con frecuencia durante las reseñas de software de contabilidad de proyectos son los módulos de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM), ya que ambos pueden formar parte de estos productos. Los ERPs consolidan información en una base de datos centralizada de varios departamentos dentro de una organización para agilizar y automatizar procesos. Los ERPs ayudan a las organizaciones a mantenerse eficientes y tomar mejores decisiones. Los CRMs ayudan a mantener relaciones con los clientes, utilizando procesos automatizados para facilitar la interacción con los clientes. El CRM abarca marketing, ventas, servicio al cliente y soporte de ayuda al cliente.
Seleccione el Mejor Software de Contabilidad de Proyectos
Como tomador de decisiones, está expuesto a una gran cantidad de productos de software de contabilidad de proyectos. El software de contabilidad de proyectos evaluado aquí son todos basados en web o en la nube, y tienen muchas características similares. Al comparar las características del software de contabilidad de proyectos, asegúrese de que sea una comparación de la misma característica clave, ya que el nombre puede ser diferente entre los productos. Muchos de estos productos de software de contabilidad de proyectos se pueden utilizar en dominios específicos de la industria, por lo que otro criterio de selección es encontrar la mejor solución para su sector. Junto con el precio, los requisitos específicos de la industria y los diferenciadores son las características que pueden ser decisivas para su organización.
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