Cada vez más organizaciones buscan una forma más sencilla de aprobar las facturas de proveedores. La persona encargada de autorizar el pago y dar su aprobación a una factura de proveedor aún requiere de otra persona para firmar el cheque. Si el monto del cheque supera cierta cantidad, se requiere de un segundo firmante. Este control supuestamente brinda a varias personas de alto nivel la oportunidad de detener un pago. En realidad, es más probable que solo introduzca otro paso en el proceso de pago sin fortalecer realmente el entorno de control.
El término “automatización de cuentas por pagar” o “automatización de AP” se utiliza para describir el esfuerzo continuo de muchas empresas para agilizar el proceso comercial de sus departamentos de cuentas por pagar. La responsabilidad principal del departamento de cuentas por pagar es procesar y revisar las transacciones entre la empresa y sus proveedores. En otras palabras, el trabajo del departamento de cuentas por pagar es asegurarse de que todas las facturas pendientes de los proveedores sean aprobadas, procesadas y pagadas. Procesar una factura incluye registrar datos importantes de la factura e ingresarlos en el sistema financiero o contable de la empresa. Después de realizar estas tareas, la factura debe pasar por el proceso comercial de la empresa para ser pagada. Este proceso es sencillo pero puede volverse muy engorroso, especialmente si la empresa tiene un gran número de facturas. Este problema se agrava cuando las facturas que requieren procesamiento están en papel. Esto puede llevar a la pérdida de facturas, errores humanos durante la entrada de datos y duplicación de facturas. Estos y otros problemas conducen a un alto costo por factura.
El objetivo de automatizar el departamento de cuentas por pagar es agilizar este proceso de facturación, eliminar posibles errores humanos y reducir el costo por factura. Algunas de las soluciones de automatización de AP más comunes incluyen la facturación electrónica, escaneo y flujo de trabajo, seguimiento en línea, capacidades de informes, interfaces de usuario de facturas electrónicas, redes de proveedores, servicios de pago y análisis de costos para todas las facturas. La integración directa de la automatización de AP con su sistema contable de elección es el mejor enfoque. Algunas empresas le dirán que ofrecen integración directa con su sistema contable, pero es posible que esté pagando por esta integración sin saberlo. Eliminar el papel y automatizar las cuentas por pagar en todas las empresas en una plataforma de Compra-a-Pago en la nube que maneje monedas, transacciones intercompañía y facturas de múltiples entidades debería ser “listo para usar”, es decir, no debería requerir personalización. Sea capaz de aprobar previamente las compras según los presupuestos y realizar un seguimiento de los contratos. Disfrute de la captura y aprobación de facturas sin errores con pagos seguros desde cualquier dispositivo.
Accountnet ayuda a los departamentos de cuentas por pagar y compras a trabajar juntos para permitir un mejor flujo de trabajo, especialmente cuando el personal clave está de vacaciones. La facturación electrónica permite a los proveedores enviar facturas a través de Internet y que estas facturas se enrutin automáticamente y se procesen. Debido a que la llegada y presentación de las facturas son casi inmediatas, las facturas se pagan más rápido; por lo tanto, se reduce considerablemente el tiempo y el dinero necesarios para procesar estas facturas.
Como socio certificado de Microsoft Gold, Accountnet ayuda a las empresas a poner en marcha Microsoft Dynamics 365 Business Central o Dynamics SL. No solo instalamos y configuramos el software, sino que también capacitamos a su personal contable para que lo utilice y pueda crear los informes que necesitan para analizar los datos según sea necesario. Nuestra automatización de AP incluye DXC Procurement (anteriormente ReQlogic) y/o Workflow en GP, para proporcionar a los gerentes y contadores la información que necesitan para desempeñar bien sus funciones, donde sea que estén y en la aplicación que elijan usar. Dé el siguiente paso hacia el crecimiento con Microsoft Dynamics GP. Contáctenos al 212-Dynamics para obtener más información.
www.accountnet.com
Twitter: DynamicsNewYork
LinkedIn: John C. Peace
