Para gestionar con éxito los contratos de una agencia gubernamental, es necesario que puedas:

1. Desarrollar acuerdos adecuados para gestionar el contrato, incluyendo el establecimiento de estrategias de gestión de riesgos y comunicación.
2. Monitorear el desempeño del contratista en relación al contrato y manejar problemas como variaciones y disputas contractuales.
3. Completar el contrato, revisar el desempeño del contratista y preparar un informe de revisión o auditoría del contrato que pueda ser utilizado en evaluaciones futuras.

Esto es todo lo básico, pero he desarrollado siete consejos que debes conocer para facilitar este proceso y convertirte en un exitoso gestor de contratos:

1. Las relaciones lo son todo: Mantener buenas relaciones con los proveedores es vital para la finalización exitosa de cualquier proyecto. Necesitas trabajar como socios con los proveedores para lograr el objetivo del proyecto. Cuando un contrato entra en disputa, nadie sale ganando y el proyecto casi siempre sufre como resultado.
2. Las aprobaciones siempre tardan el doble de lo planeado: Las aprobaciones en la adquisición rara vez se otorgan rápidamente. Siempre programa más tiempo del que crees que necesitarás. Si la aprobación llega rápidamente, no tendrás problemas y el proceso de licitación puede comenzar a tiempo. Si la aprobación se retrasa, esperemos que haya menos o ningún impacto en el resto del cronograma.
3. Los proveedores tienen derecho a obtener ganancias: No hay incentivo para que un proveedor proporcione un producto o servicio si no puede obtener ganancias de ello. Si las negociaciones contractuales o la gestión posterior del contrato acorralan al proveedor en una situación en la que es difícil o imposible obtener ganancias, es poco probable que cumpla con el contrato y el proyecto sufrirá como resultado.
4. Busca orientación dentro de tu agencia: Los gestores de contratos deben buscar orientación dentro de su agencia, la cual debería tener procesos y sistemas establecidos para gestionar contratos. La guía de gestión de contratos de tu agencia debe definir cosas como: procesos para la aprobación de contratos y variaciones contractuales, delegaciones para aprobar contratos y variaciones contractuales de diferentes valores y/o tipos, formularios y plantillas estándar para la gestión y aprobación de contratos, límites para las autoridades de los delegados y cualquier requisito de separación de funciones, por ejemplo, que la persona que autoriza el pago contra un contrato no debe ser la misma persona que aprobó el contrato en sí, procesos y procedimientos para iniciar, registrar y procesar contratos y pagos en los sistemas financieros de la agencia.
5. Cláusulas clave del contrato: Es importante familiarizarse con las cláusulas clave del contrato. Si la mayoría de tus contratos utilizan contratos estándar de la agencia, deberías encontrar que rápidamente te familiarizas con los términos y condiciones estándar, y puedes ubicar fácilmente las cláusulas que crean condiciones y obligaciones significativas tanto para el contratista como para la agencia. Al revisar el contrato, debes asegurarte de entender la intención de todas las cláusulas estándar y las no estándar. Recuerda que la agencia está obligada a cumplir con todas las disposiciones de un contrato firmado, por lo que debes entender lo que se requiere.
6. Términos de pago: Se pueden utilizar diferentes términos de pago en diferentes contratos, eligiendo los términos apropiados según el grado de control que la agencia desea tener sobre el contratista, cuánto riesgo la agencia desea transferir al contratista y el tipo de negocio en el que la agencia está involucrada. Es muy importante entender los términos de pago acordados en el contrato, incluyendo las fechas o eventos que desencadenarán el pago. Cumplir con los términos de pago del contrato es una de las principales obligaciones que tu agencia tiene hacia el contratista, y no cumplir con estos términos no solo es una violación del contrato, sino que también puede amenazar el éxito continuo del contrato y el desempeño del contratista.
7. No se trata solo de firmar un contrato: Recuerda que el proceso de adquisición no termina cuando se firma el contrato; solo se puede lograr un resultado exitoso si el contrato resultante se gestiona adecuadamente para garantizar que cumpla con los resultados esperados.

Michael Young es Consultor Principal de ‘Transformed’ – Project Management Unleashed.