Cuando se trata de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM), es difícil identificar señales evidentes de que algo no está funcionando correctamente. En su lugar, deberá estar atento y educarse sobre los posibles problemas y sus síntomas. Considere utilizar las siguientes pruebas para determinar si su sistema ECM está funcionando correctamente o necesita una revisión.
¿Está manteniendo el ritmo?
Si su sistema ECM está luchando por mantenerse al día con los comentarios de los clientes, los tickets y los documentos, simplemente no está cumpliendo su función designada. Por otro lado, si su sistema apenas está manejando documentos, debería verificar si los empleados realmente están utilizando el sistema. Francamente, no tiene mucho sentido mantener un sistema ECM con soporte vital. Su objetivo final debería ser mantener una interacción constante y positiva con el sistema. Si el sistema no cumple con esto, puede ser hora de buscar otras opciones de solución.
¿Con qué frecuencia realiza actualizaciones?
¿Cambia su sistema ECM con frecuencia? ¿Con qué frecuencia realiza actualizaciones en su sistema? Si no está actualizando su sistema según lo programado o está pasando por alto ciertas actualizaciones, su sistema no funcionará al máximo de su capacidad. Al no actualizar su sistema regularmente, se está adentrando en un territorio arriesgado con una mayor probabilidad de fallos. Si no puede predecir el trabajo de un mes o trimestre y pasa mucho tiempo implementando y probando cambios, es posible que su sistema esté funcionando demasiado rápido.
¿Cómo está funcionando?
En cuanto al rendimiento, no se puede subestimar la importancia de encontrar un equilibrio adecuado. Muy pocas cosas son consistentes en una empresa, incluyendo servidores, bases de datos, almacenamiento y redes. El dimensionamiento del sistema y las predicciones de crecimiento suelen ser escenarios de suposiciones, sin ningún cálculo real. Monitorear todos los aspectos del rendimiento y el rendimiento es una respuesta a este problema, pero debe tener en cuenta que esto podría ser un trabajo innecesariamente intensivo para encontrar algunos problemas pequeños en el sistema.
¿Qué puede hacer para evitar fallos?
Siempre debe recordar verificar sus copias de seguridad. Cualquier sistema ECM empresarial y las copias de seguridad de la base de datos deben verificarse regularmente para asegurarse de que no estén corruptas. Realizar copias de seguridad diarias o semanales asegurará finalmente su sitio web y sus datos. Esto es altamente recomendado para organizaciones de comercio electrónico. Tenga en cuenta que la mayoría de los proveedores de alojamiento no ofrecen copias de seguridad diarias y solo se proporcionan con un cargo adicional. Recuerde actualizar con frecuencia su sistema de gestión de contenido. Los tres programas de software más populares ofrecen actualizaciones y parches de forma regular. Aplicar estas actualizaciones a su solución ECM asegurará que todos los componentes estén actualizados y reducirá el riesgo de que los sitios web sean comprometidos.
