En este artículo de dos partes, vamos a cubrir las formas en que Dynamics 365 Business Central es un camino lógico para las empresas que superan QuickBooks, específicamente en relación con las organizaciones que gestionan almacenes y entornos de distribución/inventario; primero, vamos a analizar cómo las empresas pueden darse cuenta de que están superando el producto, y luego pasar al segundo artículo que destacará cómo Business Central – y nuestro propio Warehouse Insight WMS – facilita a las empresas la actualización a un verdadero ERP.

¿Cómo sabes cuándo has superado QuickBooks?

Si utilizas QuickBooks, ya sabes que es un gran sistema de contabilidad de nivel básico: de hecho, en 2008 se informó que QuickBooks tenía unos 3,7 millones de usuarios, lo que representa el 94,2% del mercado de contabilidad empresarial. Si bien esta solución puede funcionar para tu pequeña empresa, no se adaptará a tus necesidades a largo plazo si tienes la intención de expandirte y crecer. Aquí están las principales señales de que tus operaciones de almacenamiento/inventario han superado QuickBooks:

1. Experimentas una falta de funciones de seguimiento de lotes: QuickBooks, en su variante en línea, no permite a tu empresa realizar un seguimiento de lotes para tu producto dentro de su estructura de software, y sin un sistema automatizado de seguimiento de lotes dentro de tu plataforma de gestión de inventario, deberás comenzar a buscar alternativas como integrarlo con un sistema de seguimiento de lotes manual o basado en hojas de cálculo (un proceso extremadamente lento propenso a errores humanos).
2. Experimentas una incapacidad para rastrear pedidos no enviados: QuickBooks tampoco permite a los usuarios realizar un seguimiento de la gestión de pedidos de venta, lo que te obliga a utilizar un método alternativo como una hoja de cálculo basada en Excel; sin una forma adecuada de rastrear pedidos no enviados, se producirá confusión en cuanto a si los pedidos se han enviado a los clientes o si los productos todavía están en el almacén.
3. Necesitas una opción de múltiples almacenes: A medida que tu negocio ha crecido, es probable que hayas necesitado más de un almacén para almacenar tu inventario… pero también has descubierto que QuickBooks solo puede admitir una ubicación de almacén. El dilema aquí es simple: no es capaz de realizar un seguimiento de una cantidad significativa de inventario en varios sitios y almacenes.
4. Experimentas una incapacidad para realizar “facturación por lotes”: ¿Te das cuenta de que QuickBooks simplemente no tiene la infraestructura adecuada para enviar facturas a los clientes con el fin de llevar a cabo la “facturación por lotes” y la facturación de múltiples clientes al mismo tiempo? De hecho, facturar a cada uno de estos clientes por separado no representa una perspectiva divertida y probablemente resultaría en un proceso que consume mucho tiempo, especialmente si te encuentras con una gran cantidad de clientes para gestionar, pero esto es otra desventaja en cuanto a crecer con QuickBooks.
5. Necesitas funciones específicas de la industria: Sabemos por experiencia directa que las empresas que operan en diferentes industrias tienen diferentes necesidades y requisitos cuando se trata de gestión de inventario. Sin características específicas de la industria integradas en un programa, no obtendrás la ayuda que necesitas para completar tareas únicas de tu industria, y QuickBooks Online no ofrece características específicas de la industria; además, no hay un soporte sólido para la gestión de inventario para la fabricación o distribución.

En la segunda parte de este artículo, nos centraremos en todo lo que obtienes con Business Central y Warehouse Insight de Insight Works.