Seleccionar el software ERP adecuado para su empresa puede llevar a numerosos beneficios comerciales. Sin embargo, lograr estos beneficios implica tener conocimiento de las mejores prácticas en el proceso de selección de software. Los secretos para una selección exitosa se están difundiendo rápidamente. Si no los ha escuchado, los hemos resumido aquí para usted.

1. No asuma que necesita un nuevo sistema ERP

Si las estrategias o procesos comerciales de su empresa son defectuosos, incluso el sistema ERP más avanzado será inútil. Por ejemplo, si desea mejorar la experiencia del cliente, no necesariamente necesita un nuevo sistema ERP. De hecho, puede haber opciones más rentables y de menor riesgo, como mejorar los procesos, rediseñar su estructura organizativa o consolidar su cadena de suministro global. Al no asumir que necesita un nuevo software ERP, es más probable que busque justificaciones específicas para el ERP, ya que no está asumiendo que es una elección obvia. Las justificaciones específicas son exactamente lo que los ejecutivos necesitan al decidir invertir en ERP. Por lo tanto, considere el ERP como una opción, no como un mandato. Luego, estará motivado para describir los beneficios específicos que espera obtener y estará en camino de desarrollar un caso comercial convincente. Un caso comercial no solo debe describir los beneficios comerciales, sino también los costos. Estos pueden incluir costos ocultos, como recursos internos del proyecto, conversión de datos y productividad perdida inmediatamente después de la puesta en marcha. Si bien es posible que desee contener los costos, es más importante ser realista, ya que esto garantizará un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Una transformación empresarial es una de esas situaciones en las que obtienes lo que pagas, por lo que debes defender lo que necesitas gastar y no sentirte culpable por ello.

2. No olvide a su proveedor de ERP actual

Regularmente trabajamos con clientes que no quieren tener nada que ver con su solución de ERP actual. En muchos casos, los usuarios finales tienen la impresión abrumadora de que el antiguo sistema no funciona. Las razones de esta percepción a menudo tienen poco que ver con el software en sí. Con mayor frecuencia, el descontento está relacionado con el hecho de que el sistema se implementó de manera deficiente, los empleados no recibieron una capacitación adecuada o los procesos comerciales están fallando. Antes de que los usuarios finales lo convenzan de invertir en un nuevo sistema, es posible que desee considerar algunas razones para quedarse con su proveedor de ERP actual:

• Actualizar su software ERP puede proporcionar mejoras comerciales inmediatas. La mayoría de los proveedores de ERP realizan varias mejoras a lo largo del año, por lo que si está al menos un año atrasado en las actualizaciones, es posible que se esté perdiendo funcionalidades clave que podrían abordar sus puntos débiles actuales.
• Varios proveedores de software han adquirido otras soluciones empresariales o puntuales. Los proveedores de ERP han logrado crecimiento a través de adquisiciones a lo largo de los años, por lo que su proveedor actual puede tener productos en su cartera de los que no está al tanto. Además de las ofertas principales de software ERP, muchos proveedores están adquiriendo e integrando soluciones puntuales avanzadas que podrían ampliar la funcionalidad de su sistema empresarial actual.
• Una actualización puede generar más ahorros en comparación con una sustitución. El costo de retener a un cliente es menor que perderlo, por lo que su proveedor puede estar dispuesto a hacer muchas concesiones en el costo de las licencias de software, el mantenimiento y las actualizaciones. Otra razón por la que las actualizaciones pueden ser menos costosas es porque sus empleados están familiarizados con el sistema actual, por lo que es probable que ahorre en costos de capacitación.

3. Enfoque en la gestión de procesos comerciales

Algunas empresas seleccionan al proveedor con la demostración de ERP más llamativa y las características más geniales. Sin embargo, cuando comienzan la implementación, se dan cuenta rápidamente de que la solución no cumple con sus necesidades comerciales. Entonces, generalmente sucede una de dos cosas: 1) la empresa cambia la forma en que hace negocios para que sus procesos funcionen dentro del sistema ERP, lo que a menudo significa perder los procesos que les dan ventaja competitiva, o 2) la empresa personaliza el software para adaptarlo a sus procesos, lo que es extremadamente costoso y consume mucho tiempo, sin mencionar que estos procesos pueden ser defectuosos desde el principio. Preservar la ventaja competitiva y minimizar la personalización son dos razones por las que muchas empresas comienzan la selección definiendo objetivos comerciales, alineando a las partes interesadas y mapeando los procesos comerciales. El mapeo de procesos también es una oportunidad para mejorar sus operaciones y determinar los requisitos comerciales para un nuevo sistema ERP. ¿Qué es un requisito comercial? Aquí hay algunos ejemplos:

• La capacidad de manejar múltiples monedas
• La capacidad de rastrear el trabajo en progreso
• La capacidad de definir descuentos basados en un contrato asignado por un cliente

La recopilación de requisitos de software puede llevar mucho tiempo, especialmente si tiene varias unidades comerciales y ubicaciones globales. Recomendamos recopilar los requisitos de ERP para cada ubicación, al tiempo que identifica qué requisitos pueden ser consistentes en todas las ubicaciones y cuáles deben ser únicos. Esto puede ser especialmente desafiante para las organizaciones del sector público que persiguen iniciativas de gobierno digital, ya que a menudo falta documentación de procesos y el conocimiento tribal es la norma. La gestión de procesos comerciales no solo implica la recopilación de requisitos, sino también la priorización de los mismos. Es importante priorizar los requisitos porque ningún sistema ERP puede abordar todos los requisitos comerciales. Al priorizar los requisitos, debe involucrar a los empleados de todos los departamentos para determinar los requisitos más importantes en función del valor comercial:

• Imprescindible: proporciona mejoras comerciales significativas en términos de ingresos, estrategia y cumplimiento, y mantiene las funciones básicas del negocio.
• Añadido: beneficioso para mejorar los procesos comerciales pero no crítico.
• Agradable de tener: facilita el trabajo de los empleados pero no necesariamente proporciona una mejora significativa en los procesos comerciales.

4. Considere múltiples criterios

Además de los requisitos comerciales, hay varios otros criterios que debe considerar en su proyecto de selección:

• Alineación organizativa: la razón principal por la que debe considerar un nuevo sistema ERP es ayudarlo a alcanzar sus objetivos comerciales. Este debe ser el enfoque central de su proceso de selección.
• Ajuste técnico: es importante comprender qué servidores, bases de datos, PC, etc. se requerirán para admitir cualquier solución ERP potencial.
• Estrategia de TI: ¿cómo se alinea la tecnología del sistema ERP potencial con la tecnología y la infraestructura dentro de su departamento de TI?
• Costo: aunque a los representantes de ventas de los proveedores les conviene minimizar los costos, es su trabajo validar su estimación. ¿Incluye las tarifas de soporte anuales y los costos de implementación?
• Viabilidad del proveedor vs. Nivel de servicio: por un lado, es bueno hacer negocios con un proveedor establecido que sepa que estará allí para apoyarlo en el futuro. Por otro lado, hay valor en hacer negocios con un proveedor de ERP menos establecido que pueda brindar un mejor servicio que una empresa más grande.
• Referencias: los clientes de un proveedor pueden servir como excelentes referencias para evaluar los productos, el soporte y los servicios del proveedor. Asegúrese de hacer su debida diligencia, leer estudios de casos y solicitar referencias de clientes con necesidades comerciales similares a las suyas.

5. Establezca expectativas realistas

Su nuevo sistema ERP debe respaldar a su empresa durante aproximadamente una década, por lo que es importante mitigar el riesgo estableciendo expectativas realistas. En cuanto a la línea de tiempo, recuerde que los proyectos de ERP rara vez toman tan poco tiempo como dicen los representantes de ventas de software. Para obtener una estimación más realista, recomendamos desarrollar un plan de proyecto de ERP que incluya actividades más allá de lo que los proveedores suelen ofrecer. Estas actividades pueden incluir elementos pasados por alto, como el diseño de procesos comerciales, la configuración y la capacitación personalizada de los usuarios finales. Los planes de implementación de ERP siempre deben incluir capacitación, comunicación y otros aspectos organizativos críticos para un proyecto exitoso. Por ejemplo, realizar una evaluación de preparación organizativa antes de la selección de ERP lo ayudará a identificar áreas de resistencia y determinar las actividades necesarias de gestión del cambio. Otro aspecto de establecer expectativas realistas es mitigar el riesgo. Todos hemos escuchado sobre los problemas técnicos que han paralizado el envío en empresas Fortune 500 durante semanas. Esto sucede todo el tiempo en empresas de todos los tamaños. Además, los retrasos en tiempo y costos son una ocurrencia común, como se ve en nuestro Informe de ERP 2019. A la luz de esta realidad sombría, es importante desarrollar un plan de gestión de riesgos que incluya contingencias para el fracaso del ERP. Ser realista acerca de la exageración de ventas del proveedor también puede ayudarlo a evitar el fracaso del ERP. Por ejemplo, ¿cuántas veces ha escuchado alguna de las siguientes afirmaciones al investigar soluciones de ERP? “Tenemos la mayor cuota de mercado en su industria, por lo que somos la opción correcta para usted”. “Nuestro software es más barato y más fácil de implementar que otras soluciones de ERP”. “Toda la industria se está moviendo hacia nuestro tipo de solución, por lo que usted también debería hacerlo”. Si bien algunas de estas afirmaciones pueden ser ciertas en algunos casos, depender demasiado de generalizaciones amplias es arriesgado. Su empresa es demasiado única para que alguna de estas afirmaciones tenga alguna relevancia en su decisión. Panorama ayuda a los clientes a gestionar la exageración de ventas. Hacemos preguntas a los clientes, como … ¿Cómo son diferentes sus requisitos comerciales de los de sus pares o competidores? ¿Cuánto tiempo y dinero realmente tomará implementar completamente el ERP como una solución comercial, no solo como un software? ¿Qué está tratando de lograr con su solución ERP? Estas preguntas ayudan a los clientes a diferenciar entre la exageración de ventas y la realidad. Esto es importante porque sabemos lo poderosa que puede ser la exageración de ventas. De hecho, el instinto es un mecanismo de toma de decisiones común para la mayoría de los humanos. Por ejemplo, algunos ejecutivos seleccionan software en función de lo que han elegido sus competidores. Otros ejecutivos han tenido una experiencia previa con un proveedor en particular y tienen preferencia por ese proveedor. Separar los hechos de la ficción y la lógica empresarial de la emoción a menudo requiere una evaluación independiente de un tercero, como Panorama. Los planes de implementación de ERP siempre deben incluir capacitación, comunicación y otros aspectos organizativos críticos para un proyecto exitoso. Por ejemplo, realizar una evaluación de preparación organizativa antes de la selección de ERP lo ayudará a identificar áreas de resistencia y determinar las actividades necesarias de gestión del cambio. Otro aspecto de establecer expectativas realistas es mitigar el riesgo. Todos hemos escuchado sobre los problemas técnicos que han paralizado el envío en empresas Fortune 500 durante semanas. Esto sucede todo el tiempo en empresas de todos los tamaños. Además, los retrasos en tiempo y costos son una ocurrencia común, como se ve en nuestro Informe de ERP 2019. A la luz de esta realidad sombría, es importante desarrollar un plan de gestión de riesgos que incluya contingencias para el fracaso del ERP. Ser realista acerca de la exageración de ventas del proveedor también puede ayudarlo a evitar el fracaso del ERP. Por ejemplo, ¿cuántas veces ha escuchado alguna de las siguientes afirmaciones al investigar soluciones de ERP? “Tenemos la mayor cuota de mercado en su industria, por lo que somos la opción correcta para usted”. “Nuestro software es más barato y más fácil de implementar que otras soluciones de ERP”. “Toda la industria se está moviendo hacia nuestro tipo de solución, por lo que usted también debería hacerlo”. Si bien algunas de estas afirmaciones pueden ser ciertas en algunos casos, depender demasiado de generalizaciones amplias es arriesgado. Su empresa es demasiado única para que alguna de estas afirmaciones tenga alguna relevancia en su decisión. Panorama ayuda a los clientes a gestionar la exageración de ventas. Hacemos preguntas a los clientes, como … ¿Cómo son diferentes sus requisitos comerciales de los de sus pares o competidores? ¿Cuánto tiempo y dinero realmente tomará implementar completamente el ERP como una solución comercial, no solo como un software? ¿Qué está tratando de lograr con su solución ERP? Estas preguntas ayudan a los clientes a diferenciar entre la exageración de ventas y la realidad. Esto es importante porque sabemos lo poderosa que puede ser la exageración de ventas. De hecho, el instinto es un mecanismo de toma de decisiones común para la mayoría de los humanos. Por ejemplo, algunos ejecutivos seleccionan software en función de lo que han elegido sus competidores. Otros ejecutivos han tenido una experiencia previa con un proveedor en particular y tienen preferencia por ese proveedor. Separar los hechos de la ficción y la lógica empresarial de la emoción a menudo requiere una evaluación independiente de un tercero, como Panorama.

6. No olvide a sus empleados millennials

¿Alguna vez ha considerado qué empleados (no tomadores de decisiones) tendrán la mayor influencia en la selección de su software ERP? Es posible que no sea a quienes espera. La generación más grande en la fuerza laboral estadounidense es la generación del milenio. Dependiendo de su industria, es probable que representen aproximadamente el 35% de su fuerza laboral. Naturalmente, las preferencias y propensiones de esta generación influirán significativamente en la selección de su software ERP, si le da importancia a la experiencia del usuario al tomar decisiones de TI. La experiencia del usuario es una consideración importante durante la selección de ERP, ya que los usuarios finales de todos los departamentos y de todas las generaciones utilizarán el nuevo software. Tiene muchas personas a las que complacer. Si bien complacer a las personas generalmente no es un pasatiempo fructífero, las reglas cambian cuando se trata de software ERP. Sus criterios de evaluación deben considerar la experiencia del usuario como un factor igualmente importante que los requisitos funcionales y el costo total de propiedad (TCO). Los riesgos de no considerar la experiencia del usuario incluyen baja moral de los empleados, bajo uso del sistema e ineficiencias en los procesos. La influencia de la generación del milenio no se limita a su tamaño, sus características únicas también contribuyen a su poder. Los millennials son “nativos digitales”, lo que significa que nunca han conocido la vida sin tecnología digital. Esta característica única los hace críticos con la tecnología que no cumple con sus expectativas. Por ejemplo, los millennials esperan que el software sea intuitivo, al igual que sus plataformas de redes sociales favoritas. Su familiaridad con las redes sociales también los hace esperar características de software que fomenten la colaboración. También esperan accesibilidad: su software ERP mejor debe ser compatible con dispositivos móviles. Si se necesitan más de dos clics para navegar a algún lugar, es posible que arrojen su computadora portátil al otro lado de la habitación. Si desea evaluar las necesidades más específicas de su fuerza laboral, puede realizar encuestas anónimas que alienten a los empleados a proporcionar respuestas honestas. Muchos proveedores de ERP han acomodado a los millennials construyendo interfaces de usuario que se asemejan a plataformas de redes sociales, agregando funciones de colaboración social, mejorando su compatibilidad con dispositivos móviles y reduciendo la fatiga de los clics de los usuarios. Decidir implementar un software ERP moderno es el primer paso para satisfacer las necesidades de sus empleados millennials. Sin embargo, muchas empresas evitan los proyectos de ERP porque sus aplicaciones heredadas son “adecuadas para el propósito” y parecen demasiado caras para migrar. Algunas de estas empresas recurren a soluciones alternativas que consumen mucho tiempo para complacer a los millennials. Han construido nuevas aplicaciones front-end para mejorar la usabilidad de su software, pasando por alto las ineficiencias en toda la solución de software ERP. Satisfacer las necesidades de los empleados millennials no solo requiere una cuidadosa selección de software, sino también un enfoque en la gestión del cambio organizativo. Esto debe comenzar durante el proceso de selección en forma de comunicación. Incluso si selecciona el mejor sistema ERP para los millennials, seguirán siendo reacios a él a menos que se comunique con ellos antes de la implementación. Esta comunicación de ERP debe incluir detalles sobre los objetivos del proyecto y los posibles cambios en los procesos.

7. Gestione cuidadosamente a los proveedores de ERP

No permita que los proveedores controlen el proceso de selección. Si su proveedor muestra alguno de los siguientes comportamientos, considérelo una señal de alerta:

• Insiste en realizar la demostración y el proceso de evaluación a su manera, en lugar de la forma preferida por su empresa.
• Controla el ritmo y el tiempo del proceso de evaluación al solicitar que realicen la demostración al final o en una fecha posterior.
• Evita trabajar con su equipo de selección e intenta trabajar directamente con los ejecutivos.
• Genera dudas al criticar el enfoque del equipo de su proyecto.
• Expresa preocupación de que no tiene suficiente tiempo para prepararse o no está de acuerdo con el proceso de selección.

Estos patrones son generalmente más comunes cuando el proveedor de ERP siente que está en desventaja competitiva. Los siguientes métodos pueden ser muy efectivos para desactivar los intentos de los proveedores de controlar el proceso de selección:

• Asegúrese de que los proveedores comprendan su negocio. Recomendamos enviar una solicitud de información (RFI) a todos los proveedores en su lista larga. También debe proporcionar a los proveedores un guion de demostración para asegurarse de que centren su demostración en cómo su solución cumple con los requisitos de su empresa.
• Permita que los proveedores tengan acceso a los empleados clave de su empresa. Si bien muchos representantes de ventas prefieren establecer relaciones sólidas con su equipo ejecutivo, también deben interactuar con sus expertos en la materia. Sin esta construcción de relaciones, los empleados clave pueden negarse a participar en el proceso de selección.
• Evalue la capacidad de respuesta del proveedor. El software ERP que seleccione debe provenir de un proveedor que escuche y responda a las necesidades de su empresa. Si un proveedor es receptivo durante el proceso de ventas, es probable que también lo sea durante la implementación, y aquí es donde la participación es especialmente importante.
• Recuerde que usted es el cliente, no ellos. No importa cuánto se queje un representante de ventas, es importante mantenerse firme, tener confianza en su proceso de evaluación y exigir que se ganen su negocio por mérito. No está esperando demasiado al pedirle a un proveedor que demuestre su sistema ERP en función de las necesidades de su empresa en lugar de simplemente presentar sus demostraciones de ventas predefinidas.
• Capacite a los ejecutivos para tratar con los proveedores. Es muy probable que al menos un proveedor lo ignore en algún momento del proceso y se dirija directamente a alguien más alto en la empresa. Su equipo ejecutivo debe recibir capacitación sobre cómo tratar con los representantes cuando llamen. Esto puede significar redirigir las consultas al equipo del proyecto de ERP.
• Permita que un proveedor se retire si es necesario. Si un proveedor cree que sus posibilidades de éxito son escasas, puede retirarse del trato. Su empresa debe permitir que los proveedores se descalifiquen por sí mismos. Después de todo, es una mala señal si un proveedor no tiene confianza en la capacidad de su producto para competir.
• Negocie de manera agresiva. Algunos proveedores presumirán de sus tarifas de descuento cuando le muestren por primera vez las etiquetas de precio. ¡No se deje engañar! Siempre hay formas de negociar tarifas de licencia aún más bajas y condiciones de mantenimiento aún mejores. Enfoque sus negociaciones de ERP no solo en los costos a corto plazo, sino también en los costos a largo plazo, como las licencias futuras, los módulos adicionales y el mantenimiento a largo plazo.
• Defina claramente el alcance. Asegúrese de comprender qué es y qué no es responsable el proveedor durante la implementación. Por ejemplo, ¿quién es responsable de la migración de datos de ERP y la capacitación de los usuarios finales?
• Encuentre el mejor implementador. Por extraño que parezca, las empresas de software no siempre son los mejores implementadores de su propio software. De hecho, a menudo puede encontrar implementadores mejores y a un costo menor al contratar a un revendedor de valor agregado (VAR).

8. Contrate a un consultor de ERP independiente

Desafortunadamente, muchos consultores de ERP son demasiado rápidos para hacer recomendaciones basadas en sesgos, sobornos de proveedores de ERP y falta de conocimiento de diversas soluciones de software. Los consultores de ERP independientes, por otro lado, aportan un punto de vista neutral al proceso de selección. Además de ser independientes, los consultores deben tener experiencia en su industria. La experiencia específica de la industria tiene muchos beneficios para su empresa. Por ejemplo, les permite a los consultores determinar qué procesos deben estandarizarse y cuáles deben diferenciarse. Un consultor de ERP independiente, como Panorama, lo ayudará a seguir todas las mejores prácticas descritas en esta publicación. Lo ayudaremos a encontrar un sistema ERP que se alinee con los objetivos comerciales de su empresa.