¿Estás buscando formas de reducir el costo de tu conjunto de tecnología? Hay muchas razones por las cuales los costos de software pueden aumentar, desde la “sombra de TI” hasta los silos organizativos. Si aún no tienes un proceso para gestionar y reducir los costos de software, podrías ahorrar una buena cantidad de tu presupuesto de TI siguiendo los consejos de este artículo. La reducción de costos de software es un proceso continuo, por lo que también te mostraremos cómo prepararte para reducir tus costos de software y mantenerlos bajos. Incluso si no sientes una necesidad urgente de reducir tus costos de software, es posible que desees considerar seriamente implementar estas estrategias de todos modos. No es ningún secreto que las empresas podrían enfrentar dificultades financieras en un futuro cercano si aún no lo están haciendo. “Los líderes de adquisiciones, compras y gestión de proveedores de TI deben tomar medidas inmediatas para aliviar la presión financiera durante un período de seis a 24 meses”, dice Stephen White, Director Analista Senior de Gartner, a finales del año pasado. “Los líderes deben proteger a sus organizaciones de las interrupciones financieras y construir resiliencia para lo que aún está por venir”. Con los consejos prácticos de este artículo, estarás bien preparado para proteger tu negocio de posibles interrupciones financieras y aprender cómo mantener el costo de tu conjunto de tecnología bajo y eficiente, lo que beneficiará directamente a tu resultado final.

La principal estrategia de Gartner para la reducción de costos de software: negociación con proveedores

Vale la pena aprender de los expertos, y Gartner ha escrito sobre sus 3 principales estrategias para reducir los costos de software y la nube. El enfoque de Gartner se centra en negociar mejores precios con tus proveedores de software existentes. Esta es una excelente estrategia porque puedes aumentar tu rentabilidad sin necesariamente aumentar tu base de clientes o reducir tu conjunto de tecnología. Realmente no hay desventajas en hacer esto. Negociar mejores términos y precios con tus proveedores existentes puede mejorar significativamente los resultados financieros de tu negocio y liberar recursos que se pueden invertir mejor en otras áreas de la empresa. La clave es que no es fácil. Negociar con proveedores requiere la estrategia correcta, el enfoque y habilidades de comunicación para lograr el resultado deseado. En este sentido, es esencial comprender las necesidades de tu negocio, establecer una relación con tus proveedores y aprovechar tu poder de compra para negociar mejores acuerdos. Vamos a profundizar en algunas estrategias que te ayudarán a crear una situación beneficiosa para ambas partes con tus proveedores, mejorando la salud financiera de tu negocio.

Comienza pidiendo a los proveedores que reestructuren los contratos

Lo primero que debes hacer es hablar con tus proveedores. Diles que estás buscando formas de mejorar tu salud financiera pero que valoras tu relación con ellos. Comienza pidiéndoles que reestructuren los términos del contrato. Por ejemplo, si pagas anualmente, pide pagar en cuotas de 3 o 6 meses. Esto abre la puerta a conversaciones adicionales y establece la expectativa de cambio. Te ayuda a comenzar con el pie derecho y lanzar tus negociaciones. Asegúrate de comprender el uso de tu software. Haz un inventario de los activos de TI, revisa los contratos y analiza los datos de uso para comprender qué se está utilizando o no. Una vez que sepas qué no se está utilizando, puedes decidir si terminar los servicios o renegociar los contratos. Esta es una excelente manera de liberar recursos que podrían invertirse mejor en otras áreas del negocio. Asegurarte de tener una visibilidad adecuada de todos los activos y usuarios de software ayudará a garantizar que tu organización no esté pagando por servicios o aplicaciones innecesarios. También te proporcionará datos valiosos para las negociaciones con los proveedores, sabrás lo que necesitas y qué pedir. En cualquier caso, es una buena práctica realizar regularmente una auditoría digital de tus licencias y suscripciones de software en busca de oportunidades de ahorro de costos y para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de la industria.

Aumenta tu poder de negociación antes de entrar en las negociaciones

Al aumentar tu poder de negociación antes de entrar en las negociaciones, estarás en una posición mucho más sólida para obtener el mejor trato posible para tu organización. Una de las mejores formas de aumentar tu poder de negociación es tener opciones. Si estás atado a un proveedor actual, busca una alternativa que ofrezca mejores términos o precios. Crear un proceso de licitación competitiva es otra excelente manera de aumentar tu poder de negociación. Invita a varios proveedores a competir por tu negocio presentando ofertas y luego compara sus tarifas y ofertas lado a lado antes de decidir. Esto ayudará a garantizar que obtengas el mejor trato disponible en el mercado y podrás utilizarlo como palanca al renegociar con tu proveedor actual. Por último, conviértete en un “comprador informado” investigando las tendencias de precios en la industria del software: comprender lo que otras empresas están pagando por diversos productos y servicios puede darte una ventaja competitiva al negociar tarifas. Pero recuerda mantenerlo realista. Un proveedor no aceptará algo a menos que también haya un beneficio para ellos. Depende de ti asegurarte de que sepan qué obtendrán de la transacción.

Cuatro estrategias más para reducir los costos de software

Negociar con proveedores no es la única forma de reducir el costo de tu conjunto de tecnología. Hay muchas otras formas de abordar este problema. Veamos algunas de las opciones más versátiles:

Considera soluciones de código abierto como alternativa a servicios costosos

Aprovechando la comunidad de código abierto, puedes acceder a una gran cantidad de recursos que van desde software, documentación y comunidades de usuarios. Estas soluciones suelen ser tan robustas como el software propietario, si no más. Además, las soluciones de código abierto ofrecen una mayor transparencia, lo que permite una mayor personalización y optimización. En resumen, las soluciones de código abierto ofrecen a las empresas una alternativa asequible y flexible a los servicios costosos. La desventaja es que no obtienes el mismo soporte de éxito del cliente o ayuda técnica.

Elimina los silos y comienza a compartir licencias entre departamentos

Una forma efectiva de reducir los costos organizativos es eliminar los silos organizativos. A menudo, diferentes departamentos tienen requisitos de software similares pero no lo saben. La empresa termina pagando más solo porque no quiere mezclar los presupuestos entre diferentes departamentos. Al eliminar esos silos organizativos, animas a los diferentes departamentos a colaborar y compartir recursos en lugar de que cada equipo invierta en licencias separadas para el mismo software o aplicación. Al compartir licencias, puedes reducir los gastos generales y optimizar las operaciones, lo que resulta en ahorros significativos. Además, este enfoque fomenta una mejor comunicación entre los departamentos y promueve una cultura de ingenio y eficiencia. Como resultado, también fomentarás la colaboración y permitirás que los diferentes departamentos aprendan unos de otros.

Reduce los costos de hardware con servicios de computación en la nube

Los servicios de computación en la nube se han vuelto cada vez más populares en los últimos años porque te permiten reducir los costos de hardware. Al utilizar la computación en la nube, puedes reducir la necesidad de costosas instalaciones y mantenimiento de hardware. Además de ahorrar dinero, los servicios de computación en la nube ofrecen mayor flexibilidad, escalabilidad y seguridad. Con los servicios de computación en la nube, puedes escalar fácilmente tus recursos según sea necesario, reduciendo el desperdicio y maximizando la eficiencia. Además, los servicios de computación en la nube ofrecen medidas de seguridad avanzadas que pueden ayudar a proteger contra amenazas cibernéticas y violaciones de datos. Pueden ser más caros en papel, pero los servicios en la nube pueden resultar más económicos a largo plazo que las soluciones locales.

Aprovecha las pruebas gratuitas antes de realizar una compra

Como consumidor inteligente, es importante tomar decisiones informadas al comprar cualquier cosa. El mismo consejo se aplica a un líder empresarial inteligente. Muchas empresas ofrecen pruebas gratuitas para que puedas probar sus productos antes de realizar una compra. Al aprovechar estas oportunidades, puedes ver de primera mano las características y funcionalidades de diferentes programas de software para determinar cuál se adapta mejor a tus necesidades. Esto no solo te ahorra dinero, sino que también te asegura seleccionar el software adecuado para tu situación específica. Así que, la próxima vez que estés en el mercado en busca de nuevo software, explora las opciones de prueba gratuita para tomar la decisión más informada posible.

Cuatro formas de modelar los costos de tu software

Antes de tomar decisiones importantes sobre tu conjunto de tecnología, debes entender: qué software estás utilizando, cómo lo estás utilizando y por qué es necesario, al menos. Estas cuatro herramientas pueden ayudarte a decidir cómo modelar los costos de tu software. Una vez que hayas hecho eso, estarás en una excelente posición para implementar algunas estrategias de reducción de costos de software.

Modelado de costos del año actual

El modelado de costos del año actual es una estrategia que evalúa el costo de un producto o servicio en función de los precios actuales del mercado. Considera variables en tiempo real como la inflación, la dinámica de la cadena de suministro y la demanda del mercado para proporcionar una estimación de costos más precisa. Este enfoque es más dinámico que el modelado de costos históricos, que se basa en precios pasados, lo que potencialmente lo hace menos preciso en condiciones económicas cambiantes.

Costos no recurrentes de aplicaciones del año actual

Los costos no recurrentes de aplicaciones del año actual se refieren a los costos únicos asociados con software o aplicaciones específicas durante un año en particular. Estos podrían incluir costos de configuración, implementación o personalización especial del software, que no se esperan que ocurran regularmente o de manera recurrente. Por ejemplo, si decides implementar un nuevo sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), podrías incurrir en costos no recurrentes para la licencia inicial del software, la configuración del sistema, la capacitación de los empleados o la personalización del sistema para satisfacer tus necesidades específicas. Estos costos están vinculados a ese año específico y no se esperan que se repitan en los años siguientes.

Costos futuros esperados

Esto se refiere a los gastos anticipados relacionados con la adquisición futura, el desarrollo, el mantenimiento y la actualización de sistemas de software. Estos costos pueden tener un impacto significativo en tu presupuesto de TI, por lo que es importante mantenerlos bajo control. Por ejemplo, cuando planeas implementar un nuevo software, debes considerar los costos inmediatos como las licencias y los costos de implementación. Pero los gastos no se detienen ahí. También debes tener en cuenta los costos futuros, como las tarifas de mantenimiento, los costos de actualización, la capacitación de los usuarios y el tiempo de inactividad potencial durante las actualizaciones. El costo total de propiedad

Costo total de propiedad

El “Costo Total de Propiedad” (TCO) es una evaluación integral de todos los costos involucrados en la adquisición, implementación, uso y mantenimiento de un software a lo largo de su vida útil. Proporciona una imagen completa de la inversión en software más allá del precio de compra inicial. El TCO incluye costos iniciales como licencias de software o tarifas de suscripción, costos de implementación e integración, y hardware necesario para ejecutar el software. Sin embargo, va mucho más allá al considerar los costos continuos, como el mantenimiento del software, las actualizaciones, la capacitación de los usuarios y los servicios de soporte.

Elimina el desperdicio y crea espacio en el presupuesto con la reducción de costos de software

Reducir el costo del conjunto de tecnología de tu negocio es un plan inteligente y prudente, y las estrategias discutidas en este artículo son algunas de las formas más efectivas de lograrlo. Según Gartner, debes centrar tus esfuerzos en la negociación con proveedores en primer lugar. Pero creemos que puedes obtener un valor enorme al eliminar los silos organizativos y explorar opciones de código abierto. Estas opciones ofrecen formas viables de reducir los gastos de tu conjunto de tecnología empresarial. Al emplear los métodos descritos en este artículo, no hay límite para los ahorros de costos que puedes lograr para tu negocio.