Durante un día normal de trabajo, se procesan muchas transacciones a través del módulo de Gestión de Cuentas por Pagar en Microsoft Dynamics GP. Por lo general, estas transacciones de Cuentas por Pagar también se registran en el Libro Mayor. Sin embargo, a veces estas entradas se modifican o eliminan y no se actualiza el Libro Mayor. Como resultado, los saldos en un informe de balance de prueba del Libro Mayor pueden no coincidir con el saldo correspondiente en los informes de balance de prueba de Gestión de Cuentas por Pagar. La función de Conciliación con el Libro Mayor de GP le permite crear una hoja de cálculo de sus transacciones de Cuentas por Pagar y Libro Mayor, y muestra tanto las transacciones coincidentes como las no coincidentes. No corrige automáticamente ninguna discrepancia, pero le brinda un punto de partida para realizar las correcciones necesarias. Para que se incluyan en la hoja de cálculo, las transacciones deben estar registradas y existir en una tabla Abierta o de Historial. Los pasos para la conciliación son:
- Abrir la ventana de Conciliación con el Libro Mayor: Finanzas | Rutinas | Financiero | Conciliación con el Libro Mayor
- Ingresar o seleccionar el número de conciliación.
- Ingresar la fecha para esta conciliación. Por defecto, se utilizará la fecha actual.
- Ingresar el rango de fechas de las transacciones que se incluirán en esta conciliación. Las transacciones de Gestión de Cuentas por Pagar con una fecha de transacción que esté incluida en el rango de fechas se incluirán en esta conciliación.
- Seleccionar Gestión de Cuentas por Pagar como el módulo.
- Seleccionar una ubicación de archivo para la hoja de cálculo de Excel que se creará. NOTA: El nombre de archivo predeterminado se crea para la hoja de cálculo de Excel utilizando la abreviatura del módulo, el número de conciliación y la fecha. Puede cambiar este nombre, pero recomendamos que utilice una convención de nomenclatura y una carpeta consistentes para todas las hojas de cálculo de conciliación con el Libro Mayor.
- Ingresar las cuentas que se utilizarán para hacer coincidir las transacciones de Gestión de Cuentas por Pagar con las distribuciones del Libro Mayor. Esto sería más comúnmente las cuentas por pagar o las cuentas disponibles para descuento. Se mostrarán las cuentas que se utilizaron en la conciliación anterior para Gestión de Cuentas por Pagar, si esta no es la primera conciliación para este módulo.
- Elegir Procesar.
Lo siguiente ocurre durante el proceso de conciliación:
- Las transacciones de Gestión de Cuentas por Pagar se comparan con las distribuciones del Libro Mayor utilizando el código de origen de la transacción, el número de comprobante, la fecha de registro y el monto de la transacción. Las transacciones se consideran potencialmente coincidentes si parte, pero no toda, la información coincide. Por ejemplo, si el código de origen y la fecha de la transacción coinciden con el código y la fecha en el Libro Mayor, pero los montos de las transacciones no coinciden, las transacciones se consideran potencialmente coincidentes y aparecerán en esa sección de la hoja de cálculo. Si la transacción existe en Gestión de Cuentas por Pagar pero no en el Libro Mayor, o viceversa, la transacción no coincide y aparecerá en la sección de No Coincidentes de la hoja de cálculo.
- Los saldos del sublibro y del Libro Mayor se calculan y se muestran en la ventana.
- La hoja de cálculo de Excel se crea y se guarda en la ubicación de archivo de salida que especificó en el paso 6.
Una vez que se complete el procesamiento, se abrirá la hoja de cálculo. Consulte el blog de Rockton para obtener otros consejos y trucos.
Sobre Rockton Software:
Rockton Software es un proveedor de soluciones independiente (ISV) basado en los Estados Unidos y un socio de Microsoft Dynamics. La compañía comenzó en 1999 ofreciendo desarrollo personalizado para clientes que utilizan el software de contabilidad Microsoft Dynamics GP. Hoy en día, Rockton Software es una empresa creativa con productos complementarios para Dynamics GP, así como desarrollo personalizado. La suite de productos de Dynamics GP de Rockton incluye: SmartFill, Dynamics GP Toolbox, Auditor, Dynamics Report Manager, Omni Price y nuestra última incorporación a la familia de productos Rockton, Rockton Pricing Management. Rockton Software es una empresa virtual con empleados en cinco estados y su sede en Erie, Colorado. Con más de 55,000 usuarios en todo el mundo, Rockton Software respalda la innovación ofreciendo complementos de Microsoft Dynamics para todas las industrias. Ya sea que necesite auditoría, precios, búsqueda, informes o mejoras generales para el usuario, ¡tenemos la solución para usted!
