La frase Cuentas por Pagar se refiere al dinero que una empresa debe a sus proveedores por suministros, servicios públicos y otros bienes y servicios. Cuentas por Pagar se refiere a deudas a corto plazo. No incluye las obligaciones por pagar, que incluyen deudas a largo plazo como préstamos comerciales para costos de inicio, financiamiento de equipos y más. La frase “cuentas por pagar” se utiliza a menudo en referencia al equipo en una empresa que procesa los pagos a los proveedores. El procesamiento de CP es parte del ciclo de adquisición a pago, que incluye la creación y aprobación de órdenes de compra, la realización de pedidos a proveedores, la recepción de pedidos y facturas, la aprobación y el pago de facturas.

¿Qué es la Automatización de Cuentas por Pagar (CP)?

El proceso de CP incluye la recepción de facturas de proveedores, obtener firmas de aprobación para cada factura, ingresar las facturas en los datos contables y finalmente pagar al proveedor. La automatización de CP agiliza este proceso con tecnología para el procesamiento sin papel, flujos de trabajo para agilizar las aprobaciones, recordatorios automáticos, pagos electrónicos y publicación automática en los libros contables. Obtenga más información sobre el Portal de Proveedores Mejorado de Pagos Integrados para Microsoft Dynamics GP y BC.

¿Por qué automatizar las Cuentas por Pagar (CP)?

La razón simple por la que las empresas automatizan los procesos de CP es que ahorra tiempo y dinero. Podemos ampliar esta respuesta enumerando primero los desafíos comúnmente enfrentados por los departamentos de CP y luego veremos cómo la automatización ayuda.

Desafíos del proceso de CP

Debido a que el proceso de CP implica múltiples pasos, el procesamiento tradicional requiere mucho trabajo manual, desde la entrada de datos redundante en múltiples sistemas hasta la escritura de cheques y el llenado de sobres. Debido a este proceso intensivo en mano de obra, el procesamiento tradicional de CP a menudo resulta en los siguientes problemas:

• Errores de entrada de datos
• Facturas perdidas o olvidadas
• Cargos y penalizaciones por pagos atrasados
• Auditorías lentas o fallidas
• Falta de información para informes
• Fraude
• Impacto en la eficiencia de las funciones contables

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Cómo la Automatización de Cuentas por Pagar (CP) soluciona estos problemas

Con el software adecuado para la automatización de CP, muchos de estos problemas se pueden abordar y eliminar rápidamente porque la automatización reduce o elimina los procesos manuales. Aquí hay algunos de los beneficios de la automatización de CP que ayudarán a las empresas a superar los desafíos mencionados anteriormente:

• Menos errores
• Recordatorios automáticos para que las facturas nunca se olviden
• Procesamiento más rápido
• Más trazabilidad e informes simplificados
• Gestión de datos e integración con contabilidad para obtener una mayor visión
• Herramientas de prevención de fraudes incorporadas
• Mayor eficiencia para ayudar a agilizar las prácticas contables generales, como el cierre de fin de mes

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Cómo automatizar las Cuentas por Pagar (CP)

Las empresas pueden crear soluciones propietarias para flujos de trabajo de CP. Pueden desarrollar personalizaciones para su solución de Planificación de Recursos Empresariales o pueden adquirir un software de automatización de cuentas por pagar. Invertir en una herramienta de software de automatización de CP es la forma más rentable y confiable de automatizar CP. Dependiendo de su solución contable, las empresas pueden elegir el mejor software de CP para sus necesidades y su infraestructura de TI existente.

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