Por Jennifer Kentmere

A veces, sin importar cuánto planifiques, estimes y programes, un proyecto puede retrasarse. Puede ser debido a algo fuera de tu control, falta de experiencia en ese campo en particular o simplemente la vida cotidiana que se interpone en el camino. Entonces, una vez que te encuentres en esta situación, ¿qué debes hacer?

1 – ¡No entres en pánico!

Lo primero que debes recordar es no entrar en pánico. Estás retrasado en el cronograma, pero esto es por qué tienes un plan de proyecto: para que reconozcas las situaciones antes de que se conviertan en problemas y hagas algo al respecto.

2 – Evalúa la situación

Observa tu plan de proyecto y pregúntate: ¿Cuál es la nueva fecha de finalización de tu proyecto si todo continúa en este camino? ¿Qué recursos serían necesarios para poner tu proyecto nuevamente en el cronograma?

3 – Comunicación, comunicación, comunicación

Puede ser tentador ignorar la situación y esperar que todo salga bien, pero probablemente necesitarás comunicarte con tu cliente en este punto para tomar algunas decisiones. Por eso ya has evaluado la situación: puedes ir a tu cliente con soluciones, no problemas. Es posible que ya hayas acordado las prioridades del proyecto con tu cliente, lo que debería ayudarte a tomar decisiones sobre cómo proceder, pero si no es así, las preguntas que debes hacer en este punto son cómo priorizar.

4 – Prioriza

Hay tres variables en un proyecto: Tiempo, Calidad, Costo. En este punto, el marco de tiempo se ha retrasado. Debes decidir cuál es la variable más importante en este momento, si aún no lo has hecho.

Tiempo

¿Qué tan importante es el marco de tiempo? Si el proyecto no es crítico en cuanto al tiempo, es posible que tu cliente aprecie una actualización sobre la nueva fecha límite pero decida no actuar. Si la fecha límite es clave y no se puede mover, tú y tu cliente pueden optar por priorizar esto sobre la calidad o el costo.

Calidad

El cliente puede optar por dejar que la calidad disminuya para completar el proyecto a tiempo. Un ejemplo de esto podría ser un proyecto para crear decoraciones para una fiesta de lanzamiento. Claramente, la fecha de la fiesta no se puede cambiar, pero el cliente puede optar por tener menos pancartas o usar carteles preimpresos en lugar de personalizados para completar según lo programado. (Por supuesto, es posible que debas aceptar una tarifa reducida para compensar la pérdida de calidad).

Costo

Tu cliente puede decidir asignar un presupuesto más alto para completar el proyecto antes de la fecha límite. Por eso pasaste por la etapa de evaluación: ahora puedes ir a tu cliente con una idea de los recursos que necesitarás para completar a tiempo. Esto puede ser desde horas extras hasta contratar personal adicional, más equipos u otros recursos.

5 – Consecuencias

Si estás trabajando en varios proyectos, ahora debes evaluar cuáles son los efectos secundarios para tus otros proyectos. ¿Estás asignando más horas para completar este proyecto a tiempo y qué significa eso para tus otros planes de proyecto?

Recuerda: ¡No entres en pánico!

Jennifer Kentmere es una escritora independiente y emprendedora. Se capacitó en gestión de proyectos del sector público en el Reino Unido y en 2008 decidió trabajar por su cuenta como gerente de proyectos independiente para pequeñas y medianas empresas. Ahora vive en los Estados Unidos y está apasionada por utilizar su experiencia para ayudar a otros freelancers. Puedes leer más de Jennifer en su blog, que está dirigido a freelancers que no han tenido capacitación en gestión de proyectos pero que desean consejos sobre cómo organizar su trabajo.