Los gerentes de proyectos conocen el camino crítico. Es la secuencia más larga de tareas que deben completarse para entregar el proyecto, y estas tareas se conocen como actividades críticas. Retrasar cualquiera de ellas retrasa el cronograma general. Un cronograma CPM o cronograma del método de la ruta crítica utiliza el camino crítico al programar un proyecto. El uso de un cronograma CPM brinda a los gerentes de proyectos información valiosa sobre la fase de planificación de sus proyectos. También ayuda a mantener el proyecto en el cronograma al centrarse en lo que se debe hacer y saber qué se puede omitir si es necesario. Todo gerente de proyecto debería tener un cronograma CPM en su caja de herramientas. Aprenda cómo hacer uno, aproveche algunas plantillas gratuitas para ayudar y descubra cómo el software CPM facilita el proceso.

¿Para qué se utiliza un cronograma CPM?

Un cronograma CPM es una técnica de planificación que ayuda a los gerentes de proyectos a ver qué se debe hacer en sus proyectos y cuánto tiempo llevará. Proporciona información al planificar un proyecto, asignar recursos y, por supuesto, programar tareas o actividades. Los gerentes de proyectos utilizan un cronograma CPM tanto para proyectos actuales como futuros, porque un cronograma CPM puede evaluar las expectativas y compararlas con el progreso real. Los datos recopilados en el proyecto en el que está trabajando ahora pueden ayudarlo a programar el próximo proyecto de manera más precisa. La programación no se trata solo de duración y plazos. Hay recursos que deben asignarse. Un cronograma CPM hace que la gestión de recursos sea más efectiva al permitir que los gerentes de proyectos prioricen las tareas porque pueden ver cuándo y cómo deberán implementarlos mejor. Incluso los mejores cronogramas se encontrarán con problemas que causarán retrasos. Los gerentes de proyectos trabajan para evitar problemas que puedan afectar negativamente el cronograma del proyecto. Un cronograma CPM hace esto al ayudarlos a evitar cuellos de botella. Los cuellos de botella se pueden evitar al conocer las tareas que se pueden y no se pueden ejecutar en paralelo al programar el proyecto.

¿Qué debe incluir un cronograma CPM?

Para hacer un cronograma CPM, primero debe conocer sus componentes que se enumeran a continuación:

• Tareas: una sola unidad de trabajo en una cadena más grande de actividades que conducen a un entregable o proyecto completado.
• Fecha de inicio más temprana: el punto más temprano en el cronograma en el que una actividad puede comenzar.
• Fecha de inicio más tardía: el punto más tardío en el cronograma en el que una actividad puede comenzar.
• Fecha de finalización más temprana: el punto más temprano en el cronograma en el que una actividad puede finalizar.
• Fecha de finalización más tardía: el punto más tardío en el cronograma en el que una actividad puede finalizar.
• Duración de compresión: el tiempo más corto para completar una actividad.
• Dependencias de tareas: cuando una tarea debe finalizar o comenzar antes de que otra pueda comenzar o finalizar. Hay cuatro tipos de dependencias de tareas: finalizar para comenzar, finalizar para finalizar, comenzar para comenzar y comenzar para finalizar.
• Hitos del proyecto: un punto importante en un cronograma de proyecto, como el inicio o finalización de una fase del proyecto.

¿Cómo hacer un cronograma CPM?

Ahora que entendemos los términos, es hora de crear un cronograma CPM. Esto se puede hacer a lo largo de los siguientes siete pasos. Como puede ver, lleva tiempo. Si bien es importante entenderlo, el software de gestión de proyectos como ProjectManager hace este trabajo por usted. Simplemente filtre el camino crítico y lo verá en la línea de tiempo de su gráfico de Gantt. Pero si no tiene software de gestión de proyectos, siga estos pasos:

1. Enumere todas las tareas de su proyecto: para comenzar, debe conocer todas las actividades que conformarán su proyecto. Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un diagrama de árbol que le permite identificar todos los entregables en el proyecto y las tareas que los crearán. Su entregable final está en la parte superior y todas esas actividades que lo llevan están enumeradas jerárquicamente a continuación. Una vez que haya completado una EDT, tendrá todo el trabajo necesario para el cronograma del proyecto.
2. Estime las fechas de inicio y finalización: el siguiente paso es estimar la duración de cada tarea que identificó en el paso anterior. No solo intentará averiguar cuánto tiempo llevará cada tarea, sino que también querrá determinar lo mejor posible las fechas de inicio y finalización. Reúnase con su equipo de proyecto para ayudarlo a obtener el pronóstico más preciso. Son hábiles y experimentados, por lo que su aporte es invaluable.
3. Determine la holgura para cada tarea: la holgura, también llamada flotación, es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar negativamente la siguiente tarea y el cronograma general del proyecto. En otras palabras, cuando una tarea tiene holgura, sabe que se puede retrasar durante un tiempo específico. Esto se llama tarea no crítica. Ninguna actividad en el camino crítico tiene holgura y no se puede retrasar. Por eso son críticas para el proyecto.
4. Identifique las dependencias de tareas: como su nombre lo indica, una dependencia de tareas es aquella que se relaciona con otra. Las tareas dependientes deben identificarse, ya que pueden causar cuellos de botella más adelante en la ejecución del proyecto. Como se define anteriormente, hay cuatro tipos de dependencias de tareas y debe tener en cuenta qué tipo de tarea dependiente es cada una. Cuando identifique las dependencias de tareas en su proyecto, podrá determinar mejor el camino crítico del proyecto.
5. Dibuje un diagrama CPM: para realizar un análisis del camino crítico, debe dibujar un diagrama CPM. Este es un tipo de diagrama de red y llevará tiempo y mucho trabajo manual (a menos que, por supuesto, utilice software de gestión de proyectos). Tenga cuidado, hacer esto a mano es más probable que produzca errores que pueden arruinar sus resultados.
6. Identifique el camino crítico: ahora que ha dibujado un diagrama CPM, puede identificar el camino crítico. Como se mencionó anteriormente, estará compuesto por actividades que no tienen holgura. El camino crítico son las actividades en su diagrama CPM que no se pueden retrasar. Es la duración más larga del proyecto.
7. Finalice su cronograma CPM: con el camino crítico identificado, ahora puede programar su proyecto. Es fácil ver las tareas críticas y las tareas no críticas. También ha identificado las dependencias de tareas, lo que le ayudará a evitar cuellos de botella. Pero una vez que haya programado el proyecto, no ha terminado. Deberá revisar y actualizar el cronograma a medida que ejecuta el proyecto. Cualquier problema o retraso afectará el camino crítico y es probable que deba rehacerlo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Continúe analizando y actualizando el cronograma CPM durante todo el proyecto.

Plantillas gratuitas de gestión de proyectos

Como puede ver, se requiere mucho trabajo para hacer un cronograma CPM. Sin embargo, hay algunos atajos que pueden ayudar. ProjectManager tiene docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que cubren todas las fases del proyecto. Aquí hay algunas que pueden hacer que un cronograma CPM sea menos arduo.

• Plantilla de línea de tiempo del proyecto: un cronograma CPM es una forma de crear una línea de tiempo para su proyecto. Cualquier método que utilice, tener una línea de tiempo visual facilita la gestión, el seguimiento y el intercambio de ese cronograma. Nuestra plantilla de línea de tiempo de proyecto gratuita para Excel se compone de dos partes. Una captura sus tareas, fechas de inicio y finalización y duración en una hoja de cálculo. El otro lado está poblado por esos datos en una línea de tiempo.
• Plantilla de estructura de desglose del trabajo: puede hacer un cronograma CPM sin utilizar una estructura de desglose del trabajo, pero si desea asegurarse de no pasar por alto ninguna actividad, no se recomienda. Con nuestra plantilla de estructura de desglose del trabajo gratuita para Excel, puede organizar su proyecto desde el entregable final hacia abajo y no descuidar nada crucial que retrase la ejecución de su proyecto.
• Plantilla de seguimiento de tareas del proyecto: por supuesto, tener un cronograma CPM es solo el comienzo. Debe implementarlo. Para mantenerse en el cronograma, deberá realizar un seguimiento de la ejecución de sus tareas para asegurarse de que se alineen con su plan de proyecto. Ahí es donde entra nuestra plantilla de seguimiento de tareas de proyecto gratuita para Excel. Captura todas las tareas y dependencias, así como la fecha de inicio y la fecha de finalización planificada y real para ayudarlo a mantenerse en el camino correcto.

ProjectManager lo ayuda a cumplir con su cronograma CPM

Las plantillas son útiles al crear un cronograma CPM, pero una vez que lo ejecuta, necesita un software de gestión de proyectos para cumplir con ese cronograma. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que proporciona datos en tiempo real que lo ayudan a tomar decisiones más informadas a medida que administra el cronograma de su proyecto.

Haga un seguimiento de su progreso con paneles en tiempo real

Cuando establece una línea de base para su cronograma en nuestro gráfico de Gantt, ahora puede monitorear su proyecto en tiempo real. Los datos que revisa son actuales para ayudarlo a detectar problemas antes de que se conviertan en problemas. Nuestro panel en vivo extrae automáticamente esos datos y los muestra en gráficos y diagramas fáciles de leer que muestran el tiempo, el costo, la carga de trabajo y mucho más. No se necesita una configuración que consuma mucho tiempo como con software competidores más livianos. Nuestro panel está listo cuando usted lo está.

Automatice tareas simples y concéntrese en las críticas

Un cronograma CPM se divide entre tareas críticas y no críticas. Estas últimas también pueden llevar tiempo. El uso de nuestra automatización de flujo de trabajo libera a su equipo para concentrarse en las tareas críticas del proyecto. Configure flujos de trabajo personalizados, automatización de flujos de trabajo y aprobaciones de tareas para crear reglas estrictas para el camino de una tarea. Puede definir qué usuarios pueden aprobar la tarea a medida que avanza por sus diversas etapas para garantizar que solo se apruebe la calidad. Haga tantos desencadenantes como necesite para cambiar el estado de la tarea, las etiquetas, los asignados y mucho más. Hay muchas otras características en nuestro software que lo ayudan a entregar su proyecto a tiempo y dentro de su presupuesto. Ya sea la gestión de tareas, la gestión de recursos o la gestión de riesgos, tiene control en tiempo real para pivotar según sea necesario para mantener todo en el camino correcto. Además, los informes personalizables le brindan más detalles y se pueden compartir fácilmente para mantener a sus interesados actualizados. No haga ni administre su cronograma sin nuestro software.

Contenido relacionado sobre cronogramas CPM

Puede probar gratis ProjectManager y probar el software usted mismo. Pero si aún está buscando más información sobre el camino crítico y los cronogramas, entonces tenemos algunos enlaces para que siga. ProjectManager no es solo software. Somos un centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Además del software y las plantillas, publicamos blogs semanales, guías y videos tutoriales. Aquí hay una muestra.

• Guía del método de la ruta crítica
• Guía de programación de proyectos
• Guía de diagrama PERT
• 10 mejores gráficos de gestión de proyectos para la planificación de proyectos
• 20 plantillas y hojas de cálculo de Excel imprescindibles para la gestión de proyectos

ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos planificar, gestionar y rastrear proyectos en tiempo real. Nuestro software colaborativo conecta a todos, ya sea en la oficina de al lado o en todo el país, lo que les permite compartir archivos, comentar y más. Únase a equipos en Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience con ProjectManager hoy mismo de forma gratuita.