El análisis FODA es un proceso simple pero efectivo para identificar las fuerzas positivas y negativas que pueden afectar la finalización exitosa de un proyecto. FODA significa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Permite al líder del proyecto evaluar las áreas que funcionan bien y las áreas que necesitan mejorar. Si la gestión de proyectos implica gestionar un movimiento de un estado a otro, entonces un análisis FODA permite a un equipo saber dónde se encuentran actualmente para poder llegar a donde quieren estar.

¿Quién debe hacer un Análisis FODA?

Para que un análisis FODA sea efectivo, debe contar con información completa, precisa e imparcial. Dependiendo del alcance del proyecto, el equipo que realiza el análisis debe contar con líderes senior con suficiente visión general de la organización y el negocio. Un proyecto con un alcance mayor debe involucrar a un líder con un puesto más alto para realizar el análisis. Además, un proyecto con un impacto mayor en todo el negocio debe involucrar a más participantes de los diferentes departamentos de la organización. Para una evaluación más precisa, es esencial crear un equipo con perspectivas diversas. Por ejemplo, un equipo que incluya personal de servicio al cliente junto con ventas y marketing proporcionará mejor información que solo los equipos de ventas y marketing.

Beneficios del Análisis FODA

Las empresas realizan un análisis FODA antes de comprometerse con cualquier acción o plan de proyecto. De esta manera, pueden responder preguntas como “¿podemos hacer el proyecto?” o “¿deberíamos hacer el proyecto?”. El análisis FODA proporciona a los equipos y organizaciones los siguientes beneficios:

• Crea evaluaciones honestas de sus fortalezas y debilidades
• Proporciona nuevas perspectivas sobre la empresa y su negocio
• Ofrece información sobre cómo maximizar lo que está disponible, abordar limitaciones, realizar inversiones adicionales y evitar riesgos
• Confirma la validación y justificación necesarias para iniciar el proyecto
• Proporciona una herramienta efectiva de planificación estratégica cuando se realiza regularmente

Características de un Análisis FODA

En un análisis FODA, los equipos se centran en los cuatro elementos del acrónimo a medida que identifican las fuerzas y conflictos que influyen y afectan el proyecto. Algunos equipos crean una cuadrícula de 2×2, mientras que otros crean un documento con 4 columnas. Las fortalezas y debilidades son factores internos que un equipo u organización tiene, mientras que las oportunidades y amenazas son factores externos sobre los que tienen menos control. El documento coloca las fortalezas y oportunidades lado a lado, y las debilidades con las amenazas. Esto hace que sea fácilmente visible si los equipos pueden maximizar las fortalezas para crear más oportunidades o si eliminar una debilidad puede ayudar a evitar una amenaza.

Cómo hacer el Análisis FODA

Fortalezas

Las fortalezas son aquellas cosas en las que destacas más que tus competidores. Las fortalezas son parte integral de tu organización, por lo que pueden ser un grupo de personas talentosas, un sólido proceso empresarial, una tecnología patentada o una excelente cultura laboral. Cualquier aspecto de tu empresa que brinde una ventaja es una fortaleza.

Debilidades

Las debilidades son aquellas cosas que crean desventajas para tu equipo u organización. Estas son características inherentes que pueden estar presentes en el personal, los procedimientos, los sistemas o la cultura. Si hay una política o práctica que deseas eliminar o reemplazar por algo mejor, probablemente sea una debilidad.

Oportunidades

Las oportunidades son factores externos favorables que pueden ayudarte a obtener una ventaja. Son oportunidades o posibilidades disponibles que tu equipo puede perseguir con esfuerzo o inversión adicional. Puede ser un momento adecuado, una oferta especial, una flexibilización de restricciones o una aplicación recién lanzada.

Amenazas

Las amenazas pueden ser cualquier factor externo que afecte negativamente el proyecto, el equipo o el negocio. Son obstáculos para tu flujo de trabajo, horario, presupuesto o producto o servicio final. Una nueva tecnología, una regulación reciente o el éxito de un competidor pueden ser amenazas.

Cómo utilizar los resultados finales del Análisis FODA

Después de la actividad de análisis FODA, los equipos pueden resumir los resultados. A partir de estos resultados, pueden formar una estrategia que maximice las fortalezas disponibles para aprovechar las oportunidades. Pueden reducir o eliminar las debilidades existentes para evitar amenazas. La estrategia puede ser la base en la que los equipos construirán sus planes de proyecto.

Ejemplo de Análisis FODA

En este ejemplo, una empresa de inicio médico planea desarrollar y comercializar un monitor de glucosa en sangre no invasivo basado en tecnología óptica. La empresa desea ofrecer a su población de pacientes una mejor manera de monitorear y controlar sus niveles de azúcar en la sangre sin tener que pinchar dolorosamente los dedos utilizando medidores electrónicos tradicionales para el hogar.

Fortalezas:

• La empresa tiene patentes sobre la tecnología del monitor de glucosa en sangre óptico.
• La tecnología y el dispositivo están aprobados por la FDA.
• Tienen expertos de la industria con amplia experiencia en los diferentes aspectos de la tecnología, incluyendo medicina, óptica, electrónica y fabricación.

Debilidades:

• La empresa carece de financiamiento. Como empresa de inicio, no tienen una red de distribución ni una relación con una.
• El dispositivo es costoso de construir.

Oportunidades:

• Hay un mercado sin explotar para los monitores de glucosa en sangre no invasivos.
• Debido a una epidemia de diabetes, la demanda de monitores está aumentando cada año.
• Importantes instituciones científicas y empresas están mostrando interés en realizar investigaciones conjuntas.

Amenazas:

• Los productos competitivos existentes y emergentes tienen una fuerte presencia en el mercado.
• Los precios de los dispositivos están bajando.

Acciones a tomar:

A partir del análisis FODA, la empresa debe considerar obtener capital de inversores interesados. Esto incluirá capitalistas de riesgo e inversores ángeles. Además, la empresa debe establecer rápidamente relaciones con distribuidores de dispositivos médicos asistiendo a conferencias y desarrollando incentivos para los distribuidores. También pueden aprovechar las investigaciones conjuntas y las publicaciones con instituciones y empresas que pueden tener redes de distribución existentes.

Otras estrategias similares al Análisis FODA

Es importante tener un objetivo claro durante las sesiones de análisis FODA. Los participantes o las partes interesadas deben comprender las expectativas de todo el equipo. El análisis en la fase inicial ayuda a identificar los elementos que luego respaldarán el plan del proyecto. Pero también es posible tener una sesión de análisis FODA en medio de un proyecto para una revisión o reevaluación de los elementos identificados. Un análisis FODA es una de las muchas herramientas para la planificación estratégica o de proyectos. Los equipos pueden utilizar una plantilla de análisis FODA existente con una variedad de formatos que colocan las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas en cuadrículas o columnas. Además, hay otras herramientas disponibles para complementar el análisis FODA. Las técnicas de lluvia de ideas pueden ayudar a presentar ideas y opiniones durante la sesión de análisis, mientras que una matriz TOWS es una variación del FODA donde el