Según un informe global reciente, casi el 50% de las empresas están utilizando actualmente algún tipo de software como servicio (SaaS) o plataforma o una solución híbrida de recursos humanos (HR). En 2019, solo el 20% de las empresas habían adoptado estas estrategias. ¿Estás pensando en implementar un software de recursos humanos? Si es así, es importante conocer tus opciones. El mundo del software de recursos humanos está lleno de siglas que suenan similares pero que tienen diferencias críticas. Puede ser desafiante navegar entre la decisión de HRIS vs HCM vs HRMS, por lo que vamos a explicar cómo funciona cada solución.

¿Qué es HRIS?

HRIS significa sistema de información de recursos humanos. Un sistema HRIS proporciona un centro centralizado para todos tus datos principales de recursos humanos. Esto incluye información de los empleados, así como documentación administrativa y relacionada con los procesos. Ejemplos de registros que puedes almacenar en un HRIS incluyen:

• Archivos de empleados
• Descripciones de puestos de trabajo
• Planes de compensación
• Administración de beneficios
• Datos de nómina
• Gestión de hojas de tiempo/ausencias
• Organigramas

En la mayoría de las organizaciones, estos archivos están dispersos entre sistemas dispares, tanto digitales como físicos. Una plataforma HRIS consolida estos elementos en un repositorio virtual al que los usuarios autorizados pueden acceder en cualquier momento y desde cualquier ubicación. Muchas empresas contratan a un administrador designado de HRIS al implementar este tipo de software. Esta persona es responsable de actualizar y mantener la base de datos de HRIS, así como de capacitar a otros empleados en su uso. Un HRIS puede ofrecer muchos beneficios empresariales, incluyendo:

• Mayores tasas de retención de empleados
• Menores tasas de rotación
• Aumento de la productividad
• Menores costos laborales

¿Qué es HCM?

Mientras que un sistema HRIS puede ayudar a las empresas a organizar las partes administrativas del trabajo, un HCM se enfoca más en las “habilidades más suaves” de recursos humanos. HCM significa gestión del capital humano y un sistema HCM incluye herramientas para apoyar y motivar al activo más importante de una empresa: sus miembros del equipo. Dentro de una plataforma HCM, encontrarás herramientas y prácticas diseñadas para fortalecer la participación de los empleados, el reconocimiento y el desarrollo profesional. También hay funciones para ayudar a los gerentes de recursos humanos a encontrar, reclutar y gestionar el talento. Algunas de las características más comunes de un sistema HCM incluyen:

• Seguimiento del rendimiento de los empleados
• Procesos de incorporación
• Métricas de control de posición
• Análisis de datos

Aunque el software HCM puede funcionar de forma independiente, es más común encontrar plataformas que combinan las funciones principales de HRIS con las capacidades de HCM. Conocidas como suites HCM, estas soluciones incluyen todo lo que esperarías encontrar en una plataforma HCM, con la adición de herramientas avanzadas de gestión del talento.

¿Qué es HRMS?

HRMS significa sistema de gestión de recursos humanos. Típicamente, se considera el tipo de software de recursos humanos más avanzado y completo, ya que incluye las características tanto de una plataforma HCM como de un HRIS. Además de esas capacidades, también encontrarás herramientas más gerenciales dentro de un sistema HRMS. Estas suelen incluir recursos de procesamiento de nómina, así como funciones diseñadas para apoyar la gestión del tiempo y la mano de obra.

HRIS vs HCM vs HRMS: ¿Cuál deberías elegir?

Como puedes ver, estos tres sistemas diferentes se superponen en muchas áreas. Cada uno está diseñado para digitalizar y automatizar el trabajo de un departamento de recursos humanos típico, incluyendo la gestión del rendimiento, la contratación de empleados, la formación de empleados y más. Estas son todas funciones que la mayoría de las organizaciones requieren. Como tal, puede ser desafiante determinar exactamente qué plataforma funcionará mejor. No hay un enfoque único que funcione mejor para todas las empresas. Mientras que una organización puede decidir optar por una solución HCM, otra puede preferir las herramientas disponibles dentro de un HRMS o HRIS.

Definir tus necesidades de recursos humanos

La consideración principal al elegir un software de recursos humanos es asegurarse de que la plataforma que selecciones cumpla con las necesidades a corto y largo plazo de tu organización. Para comprender cuáles son estas necesidades, el primer paso es definir los objetivos generales de la organización. Luego, busca comprender los puntos problemáticos a los que se enfrenta actualmente tu equipo de recursos humanos y mejora tus procesos según sea necesario. Todas estas actividades deben involucrar a los siguientes interesados de recursos humanos:

• Ejecutivos
• Líderes de TI
• Gerentes de departamento

Con este equipo en su lugar, puedes llevar a cabo sesiones de recopilación de requisitos para descubrir exactamente lo que el nuevo sistema de software de recursos humanos necesita hacer. Una lista de requisitos comerciales de alta prioridad es útil al evaluar las opciones de proveedores. Una vez que hayas identificado algunas soluciones prometedoras, puedes solicitar propuestas de proveedores de estos proveedores. Luego, puedes utilizar las respuestas de los proveedores para reducir aún más tu lista y pedir a los finalistas que vengan a una demostración de software. Este proceso puede facilitar la elección del tipo exacto de software de recursos humanos que puede hacer avanzar tu negocio. Sin una etapa de planificación de requisitos enfocada, es fácil dejarse llevar por las características llamativas de una solución en particular, incluso si realmente no las necesitas.

Local vs. Basado en la nube

Hoy en día, la mayoría de las soluciones de software de recursos humanos están disponibles en la nube, aunque algunas permanecen en las instalaciones. Una empresa de consultoría de software empresarial puede ayudarte a investigar las opciones de implementación y alojamiento y decidir cuál te ayudará a alcanzar tus objetivos.

Optimiza tu enfoque de recursos humanos con software empresarial

Si aún no has automatizado la mayoría de tus esfuerzos de recursos humanos para agilizar las operaciones, mejorar la comunicación y aumentar la eficiencia, es posible que pronto te veas obligado a hacerlo. Ya sea que implementes un sistema ERP con funcionalidad de recursos humanos o algún tipo de sistema de recursos humanos dedicado, hacer el cambio lo antes posible te ayudará a mantener la competitividad y relevancia. En el debate entre HRIS vs HCM vs HRMS, no hay un ganador claro. Más bien, la mejor solución será aquella que resuelva los puntos problemáticos de tus recursos humanos y te equipe para un futuro incierto. Para obtener más información sobre estas plataformas y cómo pueden beneficiar a tu organización, contáctanos a continuación para una consulta gratuita.