Por John Filicetti

Descripción

El Plan de Gestión de Proyectos es la guía, el esquema y la principal herramienta de comunicación de tu proyecto, y proporciona una base documentada para tomar decisiones del proyecto y para confirmar o desarrollar una comprensión común del alcance del proyecto entre los interesados. También sirve como documento orientador para la ejecución y control del proyecto y establece las reglas y límites para tu proyecto.

Los principales insumos para el Plan de Gestión de Proyectos son el Documento de Requisitos, la Propuesta de Concepto, el Plan de Gestión de Riesgos y el Cronograma del Proyecto. El Documento de Requisitos y la Propuesta de Concepto proporcionarán el objetivo del proyecto, los objetivos, los riesgos, las suposiciones, las restricciones, la alineación y otra información del proyecto. El Cronograma del Proyecto proporcionará los plazos y hitos del proyecto. El Plan de Gestión de Riesgos te permitirá resaltar los elementos de riesgo importantes.

El Plan de Gestión de Proyectos debe contener lo siguiente en el nivel de detalle necesario para la información del proyecto:

• El Antecedente del Proyecto debe presentar el entorno del cliente que lleva al cambio que requiere el proyecto. La información se recopila durante la recopilación de requisitos.
• El Objetivo del Proyecto debe proporcionar una declaración clara de lo que el equipo del proyecto logrará mediante la implementación del proyecto. La definición adecuada del alcance es fundamental para el éxito del proyecto y evitará la expansión del alcance.
• Los Objetivos o Declaración de Alcance del Proyecto deben ser criterios medibles que deben cumplirse para considerar que el proyecto ha sido exitoso en términos de costos, plazos o medidas de calidad. Los objetivos deben definir lo que está dentro del alcance del proyecto y también lo que está fuera del alcance del proyecto. Los objetivos se compararán con los entregables del proyecto durante la Aceptación de la Solución Implementada durante la fase de Implementación.
• El Enfoque de la Solución describe el enfoque adoptado por el Equipo del Proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto. Hay varios enfoques de solución para un proyecto de desarrollo de aplicaciones y el elegido debe explicarse en esta sección.
• El Plan de Gestión de Proyectos debe aclarar cualquier ambigüedad del proyecto documentando las Suposiciones y Restricciones. Las suposiciones son factores que, para fines de planificación, se considerarán verdaderos, reales o ciertos. Las suposiciones generalmente implican un grado de riesgo y pueden identificarse aquí o pueden formar parte de la identificación de riesgos. ¡Nunca asumas nada en un proyecto; escríbelo y haz que se valide! Las restricciones son factores que limitarán las opciones del equipo de gestión del proyecto. Por ejemplo, si se necesitarán recursos sustanciales del proyecto, se deberá prestar más atención al manejo de la información contractual. Cuando se realiza un proyecto bajo contrato, a menudo hay disposiciones contractuales específicas que afectan las comunicaciones y la planificación del proyecto.
• Se debe completar una Evaluación de Riesgos y un Plan de Mitigación del Proyecto antes de ingresar datos en el plan del proyecto. Se proporciona una matriz de los elementos de alto riesgo junto con planes de gestión o mitigación de alto nivel para abordar el riesgo en el Plan de Gestión de Proyectos.
• Después de revisar los requisitos y el Cronograma del Proyecto, se puede crear un Plan de Recursos para la implementación del proyecto. La planificación de recursos implica determinar qué recursos físicos (personas, equipos, materiales) y qué cantidades de cada uno se utilizarán para realizar las actividades del proyecto. Es una buena práctica proporcionar un organigrama para referencia rápida y definir roles y responsabilidades en esta sección del Plan de Gestión de Proyectos.
• La sección del cronograma del plan debe contener la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) del proyecto, el marco de tiempo del proyecto y los hitos del proyecto.
• Después de revisar el Cronograma del Proyecto, se puede agregar un Plan de Costos y un presupuesto al Plan de Gestión de Proyectos en el nivel de detalle requerido. En algunos casos, el Plan de Costos puede ser preliminar hasta que se pueda actualizar con un apéndice al Plan de Gestión de Proyectos durante la Fase de Implementación o a medida que se disponga de más detalles del proyecto. La presupuestación del proyecto debe coordinarse estrechamente con la estimación de costos y mejorará a medida que se capture más información real al finalizar muchos proyectos.
• Todos los proyectos requieren un Plan de Comunicaciones que detalle qué se comunicará, cuándo se comunicará y quién realizará las comunicaciones. El Plan de Comunicaciones es un factor importante para el éxito del proyecto porque garantiza el flujo de comunicación adecuado y la consistencia. Determina las necesidades de información y comunicación de los interesados, como: ¿Quién necesita qué información? ¿Cuándo la necesitarán? ¿Cómo se les dará? La mayoría de la planificación de comunicaciones se realiza como parte de las primeras fases del proyecto, pero debe revisarse regularmente a lo largo del proyecto y revisarse según sea necesario para garantizar su aplicabilidad continua. Cualquier revisión del proyecto preguntará al cliente si está recibiendo el tipo y la cantidad correctos de información. El Plan de Comunicaciones debe proporcionar un esquema de la agenda para todas las reuniones de estado para que el equipo del proyecto y los interesados sepan qué esperar.
• Si tu proyecto tiene necesidades de adquisición, se debe completar un Plan de Adquisiciones. El Plan de Adquisiciones debe proporcionar la cantidad y el momento de todos los elementos necesarios. Se debe incluir un inventario al recibir cualquier elemento en el Plan de Adquisiciones.
• El Plan de Gestión de Proyectos también describe los Planes de Cambio, Problemas y Gestión de Documentos.

Pasos:

1. Crea el Plan de Gestión de Proyectos que contenga:
• Objetivo del proyecto, objetivos y qué está dentro y fuera del alcance del proyecto.
• Suposiciones y restricciones del proyecto.
• Enfoque de la solución del proyecto.
• Elementos de riesgo del Plan de Gestión de Riesgos del proyecto.
• Plan de recursos con roles y responsabilidades.
• EDT del proyecto y hitos del cronograma del proyecto.
• Plan de Comunicaciones del proyecto que identifique roles clave y medios de comunicación apropiados.
• Presupuesto y Plan de Costos del proyecto.
• Plan de Calidad del proyecto.
• Plan de Control de Cambios.
• Plan de Control y Escalación de Problemas.
• Plan de Adquisiciones del proyecto.
2. Propietario de este paso: Gerente de Proyecto

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John F. Filicetti, PMP, MBA

John Filicetti es un ingeniero de ventas senior/consultor de PMO-PPM con una gran experiencia y conocimientos en gestión de proyectos empresariales, metodologías de gestión de proyectos, Gestión de Portafolio de Proyectos (PPM), Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO), gobernanza, consultoría de procesos y gestión empresarial. John ha dirigido y gestionado equipos de gestión de proyectos, creado e implementado metodologías y prácticas, proporcionado consultoría de gestión de proyectos, creado y dirigido PMOs, y creado consultoría y servicios profesionales en áreas como gestión de portafolio de