Por Elyse Nielsen
El Plan de Gestión de Adquisiciones – El Plan de Gestión de Adquisiciones es el libro de jugadas para saber cómo gestionar el proceso de cierre de contratos y entrelazarlo con otros procesos. El Plan de Gestión de Contratos – El Plan de Gestión de Contratos detalla cómo gestionar el contrato en compras significativas, a lo largo de la vida del contrato. Un equipo de proyecto suele referirse al Plan de Gestión de Contratos para cualquier directriz de cierre de contrato relacionada con una compra. Al proporcionar información sobre la documentación necesaria, la entrega y los requisitos de rendimiento, el equipo puede asegurarse de que el vendedor haya cumplido con todas las obligaciones necesarias para cerrar el contrato.
Documentación del Contrato – La documentación del contrato abarca el contrato, los cambios solicitados al contrato, los cambios aprobados al contrato, los horarios, la documentación técnica desarrollada por el vendedor y los informes de rendimiento del vendedor. Los equipos revisan la documentación del contrato para determinar qué estaba en el contrato originalmente y cómo ha cambiado con el tiempo. Además, el equipo utilizará la documentación del contrato para determinar cómo el vendedor está informando su rendimiento. Si el vendedor ha cumplido con sus obligaciones acordadas, entonces el contrato puede cerrarse. El procedimiento de cierre de contrato comúnmente ocurre durante el proceso de Cierre del Proyecto. El procedimiento de cierre de contrato impulsa el proceso detallando todas las actividades requeridas por los miembros del equipo de proyecto, los clientes y otras partes interesadas para resolver y cerrar cualquier acuerdo de contrato establecido para el proyecto, así como definir aquellas actividades asociadas que respaldan el cierre administrativo oficial del proyecto. El procedimiento de cierre de contrato implica la verificación del producto y el cierre administrativo. Los términos y condiciones del contrato también pueden designar especificaciones para el cierre del contrato que deben incluirse en este procedimiento. En la gestión de proyectos, hay dos herramientas y técnicas comunes para cerrar un contrato.
Auditorías de Adquisiciones – Una auditoría de adquisiciones consiste en un análisis estructurado del proceso de adquisiciones desde el proceso de Planificación de Compras y Adquisiciones hasta la Administración de Contratos. Las auditorías de adquisiciones identifican éxitos y fracasos que los gerentes de proyecto deben tener en cuenta al preparar o administrar otros contratos de adquisiciones para el proyecto u otros proyectos dentro de la organización ejecutante. Las auditorías ponen de manifiesto prácticas exitosas que se pueden utilizar en el futuro. Además, las auditorías de adquisiciones identifican cualquier fracaso relacionado con el proyecto durante los procesos de adquisiciones que se pueden evitar en proyectos futuros. La auditoría de adquisiciones incluye el examen de actividades relacionadas con la definición de requisitos, la licitación, la evaluación de ofertas, la adjudicación de contratos, el examen de contratos y el cierre de contratos.
El Sistema de Gestión de Registros – El sistema de gestión de registros es un conjunto de procesos, funciones de control relacionadas y herramientas de automatización que se condensan como parte del sistema de información de gestión de proyectos. Los gerentes de proyecto utilizan un sistema de gestión de registros para gestionar la documentación y los registros del contrato. El sistema organizado ayuda a indexar y almacenar la documentación del contrato, los registros y la correspondencia creada durante el cierre del contrato. También ayuda con el archivo de la documentación de adquisiciones del proyecto asociada con el cierre del contrato para que los gerentes de proyecto puedan recuperarla en el futuro. Las auditorías de adquisiciones y los sistemas de gestión de registros son las dos herramientas para el proceso de cierre de contratos. Las auditorías de adquisiciones se utilizan para identificar éxitos y fracasos del proyecto para garantizar las mejores prácticas al contratar. Los sistemas de gestión de registros se utilizan para gestionar la documentación y los registros relacionados con el cierre del contrato. El sistema ayuda a mantener un índice de documentos y correspondencia del contrato, y archivar y recuperar esa documentación.
Después de haber realizado la debida diligencia, los resultados del proceso de cierre de contrato son:
- Contratos Cerrados – Los contratos cerrados proporcionan una notificación formal para asegurar que todos estén de acuerdo en que los entregables se han logrado con éxito y que el contrato se ha cerrado. Es responsabilidad del gerente de proyecto asegurarse de que cada vendedor reciba una notificación formal de finalización. Los contratos cerrados también se utilizan para proporcionar documentación en caso de disputas no resueltas. En el futuro, podrían surgir reclamaciones no resueltas relacionadas con el cierre y las condiciones del contrato, que estén sujetas a litigio. Para estar preparado para esta posibilidad, asegúrese de que todos los contratos cerrados se archiven y se mantengan en orden.
- Activos del Proceso Organizativo (Actualizaciones) – Las actualizaciones de los activos del proceso organizativo son el segundo resultado del proceso de cierre de contrato. Consisten en un conjunto de documentación que incluye el contrato cerrado, el aviso oficial del comprador de aceptación o rechazo de los entregables y las recomendaciones de la experiencia del proyecto para utilizar en proyectos futuros. El gerente de proyecto coloca la documentación del proyecto en el archivo del contrato y lo guarda para su futura accesibilidad. Es posible que el gerente de proyecto necesite consultar el archivo del contrato más adelante con fines de litigio y para revisar los precios si hay contratos de precios en curso para la provisión de productos o servicios. Consulte a las autoridades locales y estatales para conocer los requisitos específicos de retención de registros antes de destruir cualquier documento.
Elyse Nielsen dirige Anticlue, un blog que cubre una variedad de temas relacionados con la atención médica desde la perspectiva de la tecnología de la información y del gerente de proyecto.
