Los editores de Solutions Review han compilado una lista de las preguntas más importantes a considerar al buscar una solución de gestión de contenido para su empresa. Un Sistema de Gestión de Contenido (CMS, por sus siglas en inglés) es una solución diseñada para proporcionar a las empresas una plataforma para crear, gestionar y publicar contenido digital, incluyendo texto, imágenes, videos y archivos de audio. Un CMS ayuda a las empresas a gestionar sitios web, blogs y otros contenidos en línea, y ofrece una interfaz fácil de usar que permite a los usuarios no técnicos agregar, editar y publicar contenido.
Encontrar la solución de gestión de contenido adecuada para su empresa no es tarea fácil, especialmente con la variedad de opciones en el mercado. Con esto en mente, los editores de Solutions Review han compilado una lista de preguntas a considerar al hablar con diferentes proveedores de soluciones de gestión de contenido. Al hacer estas preguntas, podrá comprender mejor las capacidades y limitaciones de una posible solución de gestión de contenido y decidir qué proveedor de solución de gestión de contenido es el adecuado para su organización.
Preguntas para hacer al seleccionar una solución de gestión de contenido
- ¿Qué tipo de contenido admite su solución?
- ¿Qué tan fácil es usar su solución? ¿Qué tipo de capacitación y soporte brindan?
- ¿Cómo maneja su solución la colaboración y el control de versiones?
- ¿Qué características de seguridad tiene su solución?
- ¿Cómo maneja su solución la escalabilidad y el rendimiento?
- ¿Puede su solución integrarse con nuestros sistemas y software existentes?
- ¿Cuál es el modelo de precios de su solución?
- ¿Cómo manejan los problemas de soporte al cliente?
- ¿Cuál es la hoja de ruta de su solución? ¿Qué tipo de actualizaciones o nuevas características podemos esperar en el futuro?
Es esencial asegurarse de que la solución de gestión de contenido admita los tipos de contenido que su organización utiliza. Asegúrese de preguntar sobre los formatos de archivo (por ejemplo, imágenes, audio, video, etc.), límites de tamaño y otras especificaciones que el contenido que planea crear pueda tener.
La usabilidad es crucial al seleccionar una solución de gestión de contenido, pero no se puede tener usabilidad sin capacitar primero a los nuevos usuarios en cómo funciona la solución. Por ejemplo, debe solicitar una demostración de la interfaz de usuario de la solución para ver de primera mano cómo funciona. A partir de ahí, investigue la capacitación y documentación que el proveedor pone a disposición de los nuevos usuarios, ya que estos recursos pueden ayudar a agilizar el proceso de incorporación.
La colaboración y el control de versiones desempeñan un papel importante en la longevidad de una solución de gestión de contenido en una empresa. Pregunte sobre las capacidades de colaboración de la solución, como asignar tareas, compartir contenido y realizar un seguimiento de los cambios. Además, pregunte sobre las características de control de versiones de la solución, como restaurar versiones anteriores del contenido y las políticas para manejar conflictos entre diferentes versiones del proyecto.
La seguridad es un factor no negociable en el software empresarial, por lo que debe examinar en profundidad las características que un CMS proporciona para ayudar a proteger a su empresa contra violaciones de datos y otras amenazas de seguridad. Necesitará un sistema con características de seguridad como cifrado de datos, controles de acceso y registros de auditoría. También pregunte sobre las políticas y procedimientos de seguridad del proveedor en torno a auditorías de seguridad y planes de respuesta a incidentes.
Dependiendo de su estrategia de contenido, es posible que necesite un CMS capaz de manejar grandes volúmenes de contenido y alto tráfico. Pregunte sobre las métricas de rendimiento de la solución, como el tiempo de respuesta y el tiempo de actividad, la arquitectura del sistema y si se puede escalar fácilmente para satisfacer las necesidades en crecimiento de su organización.
La integración con sistemas y software existentes garantiza que su organización pueda aprovechar al máximo la solución de gestión de contenido. Pregunte sobre las capacidades de integración de la solución, incluida la disponibilidad de API y otras opciones de integración. Es posible que también desee trabajar con un proveedor con experiencia en la integración de su plataforma con otros sistemas y software, incluidos los CRMs y ERPs, que a menudo funcionan junto con un CMS.
Comprender el modelo de precios es esencial para determinar el costo total de propiedad de la solución de gestión de contenido. Pregunte sobre el modelo de precios, incluidas las tarifas de suscripción o licencia y los gastos adicionales como tarifas de soporte o características adicionales. También pregunte sobre cualquier descuento u ofertas especiales que puedan estar disponibles.
El soporte al cliente es fundamental para garantizar que su organización pueda aprovechar al máximo su nueva solución de gestión de contenido. Pregunte sobre la disponibilidad de canales de soporte al cliente (por ejemplo, soporte telefónico o por correo electrónico) y las políticas del proveedor para manejar problemas de soporte al cliente, incluidos los tiempos de respuesta promedio y los procedimientos de escalada.
Conocer la hoja de ruta del proveedor para la solución puede ayudarlo a determinar si seguirá satisfaciendo las necesidades de su organización en el futuro. Pregunte sobre los planes del proveedor para el desarrollo y soporte continuo, incluidas las nuevas características o funcionalidades que se pueden agregar. También pregunte sobre el calendario de lanzamiento del proveedor y con qué frecuencia se lanzan actualizaciones.
