Contratar a un coach de proyectos garantiza que la organización retendrá el conocimiento y las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos, y se recomienda como una alternativa preferible a contratar a un gerente de proyectos externo.
Introducción
A menudo, las organizaciones contratan gerentes de proyectos externos que están bajo contrato para gestionar sus proyectos. La razón por la que las organizaciones contratan gerentes de proyectos externos es porque no tienen recursos internos con la formación y experiencia necesarias para gestionar estos proyectos, ya que suelen ser grandes y complejos. Sin embargo, una vez que el proyecto se cierra, estos gerentes de proyectos se trasladan a otras organizaciones para gestionar nuevos proyectos. Se llevan consigo su conocimiento, sus experiencias y sus lecciones aprendidas.
Una alternativa a contratar gerentes de proyectos externos es contratar a un coach de proyectos, porque cuando su compromiso termina, se van, pero su conocimiento se transfiere al gerente de proyectos y a los miembros del equipo del proyecto dentro de la organización, que ahora están listos para asumir proyectos adicionales.
Un coach de proyectos trabaja con el gerente de proyectos y el equipo del proyecto para guiarlos, aconsejarlos y entrenarlos en los muchos procesos dentro de la gestión del proyecto. Por lo general, no se requiere a tiempo completo, excepto en las primeras etapas del proyecto.
El proceso de coaching
Un buen coach de proyectos se asegurará de que el proyecto de la organización se complete a tiempo, dentro del presupuesto y cumpla con todos los requisitos de las partes interesadas. El coach trabajará con el gerente de proyectos y el equipo del proyecto para asegurarse de que el proyecto esté correctamente definido desde el principio o para ayudar a los proyectos a retomar el rumbo si sus objetivos generales y entregables han cambiado significativamente.
Paso 1: Desarrollar el equipo del proyecto y definir sus roles y responsabilidades
Un coach de proyectos guiará a la organización hacia la formación del equipo del proyecto, asegurándose de que la dinámica del equipo se maneje bien, que los problemas de conflicto se comprendan y se resuelvan rápidamente y que el equipo se dedique a la tarea de gestionar el proyecto. El proceso de desarrollo del equipo incluye:
- Acuerdo sobre los roles del equipo del proyecto
- Acuerdo sobre las responsabilidades de cada miembro del equipo del proyecto
- Documentación de roles y responsabilidades para asegurarse de que todos los miembros del equipo comprendan su papel y lo que se espera de ellos para garantizar el éxito del proyecto
- Establecimiento de reglas de funcionamiento para asegurar que todas las reuniones se lleven a cabo de manera adecuada
Si el proyecto se está gestionando como un equipo virtual, el siguiente nivel de desarrollo del equipo es definir el equipo virtual. Este proceso incluye a todos los proveedores y proveedores globales externos. El proceso:
- Define los roles y responsabilidades de todos los socios
- Define cómo se gestionarán las reuniones
- Determina su participación en el desarrollo del alcance del proyecto
- Acuerda cómo aportarán al plan del proyecto
Paso 2: Desarrollar la declaración de alcance del proyecto
El coach de proyectos supervisará el desarrollo de la Declaración de Alcance del Proyecto, que es el documento más importante producido por el equipo del proyecto. Proporciona una base documentada sobre la cual se basan las decisiones futuras del proyecto. Además, confirma y aclara una comprensión común del alcance del proyecto entre todas las partes interesadas. La Declaración de Alcance del Proyecto forma la base entre el equipo del proyecto, los clientes del proyecto y el patrocinador del proyecto, al identificar tanto los entregables del proyecto como los hitos principales. Finalmente, la Declaración de Alcance se utiliza para determinar si el proyecto se ha completado con éxito. La Declaración de Alcance debe ser desarrollada por todo el equipo del proyecto para asegurar su comprensión y compromiso con el proyecto. El proceso incluirá la definición de:
- Objetivo del proyecto
- Alineación estratégica del proyecto
- Entregables del proyecto
- Elementos dentro y fuera del alcance del proyecto
- Flujo de procesos del proyecto
- Suposiciones del proyecto
- Restricciones del proyecto
- Estructura del proyecto
Paso 3: Desarrollar el plan del proyecto
Aunque el plan del proyecto es desarrollado por el equipo del proyecto, que tiene el conocimiento y la experiencia para saber qué se requiere para completar el proyecto, el coach de proyectos consultará sobre el desarrollo del plan del proyecto y lo revisará, ofreciendo orientación al equipo del proyecto según sea necesario. El coach de proyectos trabajará con el equipo del proyecto para asegurarse de que el plan incluya todas las tareas necesarias, así como sus dependencias, duraciones y costos. Al guiar al equipo del proyecto hacia el desarrollo del plan del proyecto, el coach de proyectos refuerza el compromiso del equipo con el éxito del proyecto. El proceso para desarrollar el plan del proyecto incluye:
- Identificar todas las actividades y tareas relacionadas necesarias para cumplir con todos los entregables del proyecto
- Identificar el nombre de los recursos o departamentos y/o proveedores responsables de completar cada tarea identificada
- Estimar la duración de cada tarea
- Identificar las dependencias entre cada tarea
- Identificar los hitos del proyecto. Estos representan aquellas tareas clave, cuyas fechas, una vez establecidas, no se pueden mover sin incurrir en posibles retrasos en el proyecto
- Ingresar el plan del proyecto en MS® Project para facilitar el seguimiento continuo del proyecto
- Asignar costos a cada tarea del proyecto
- Revisar y modificar la ruta crítica para asegurarse de que el proyecto se pueda completar dentro de la restricción de tiempo del proyecto
- Acelerar el proyecto para identificar cómo se puede completar el proyecto más rápido
Paso 4: Realizar una evaluación de riesgos
Para reducir la probabilidad de encontrar situaciones de crisis en un proyecto o gestionar en modo de crisis, un coach de proyectos requerirá que el equipo del proyecto realice una evaluación de riesgos para identificar y examinar de manera proactiva todos los riesgos que podrían evitar el éxito del proyecto. Utilizando un proceso de evaluación de riesgos, el coach de proyectos ayudará al equipo del proyecto a identificar aquellas actividades o tareas que, si se implementan, reducirán la probabilidad de riesgo o ayudarán a gestionar el riesgo, en caso de que ocurra.
Paso 5: Desarrollar un proceso de gestión de cambios del proyecto
El cambio en el proyecto es inevitable. Se origina debido a un retraso en el cronograma o el presupuesto, un cambio en los requisitos del cliente o del patrocinador, cambios en los entregables del proyecto, etc. Un coach de proyectos ayudará al equipo del proyecto a desarrollar un proceso de gestión de cambios del proyecto que garantice que los cambios se gestionen tan pronto como ocurran y que se mantenga la integridad del proyecto.
Paso 6: Desarrollar sistemas regulares de comunicación, informes y seguimiento
Un coach de proyectos se asegurará de que se establezcan mecanismos de control y que el seguimiento se revise regularmente. El monitoreo continuo del progreso del proyecto garantiza que el proyecto continúe en el camino correcto. El monitoreo temprano permite que el equipo gestione con éxito los cambios sin afectar la integridad del proyecto. Así es como un coach de proyectos ayudará al equipo del proyecto a mantenerse en el camino correcto:
- Se llevarán a cabo reuniones regulares del equipo del proyecto y el equipo del proyecto revisará las tareas y los presupuestos
- Se establecerán varios mecanismos de informes
