Microsoft Dynamics 365 Business Central incluye plantillas para los flujos de trabajo más comunes. Bajo ‘Plantillas de flujo de trabajo’, notarás las plantillas predefinidas que cubren la mayoría de lo que puedas necesitar. Las que se utilizan con mayor frecuencia son la Plantilla de Aprobación de Cotización de Compra, la Plantilla de Aprobación de Orden de Compra, la Plantilla de Aprobación de Factura de Compra y los flujos de trabajo de Entradas de Diario. Si haces clic en el flujo de trabajo, podrás ver los pasos del flujo de trabajo. Puedes personalizar o configurar los flujos de trabajo según los requisitos. La plantilla en sí no se puede editar, pero puedes crear una nueva a partir de la plantilla y luego editarla para personalizarla yendo a Flujos de trabajo > Nuevo > Nuevo flujo de trabajo desde plantilla > Selecciona la plantilla que desees. La captura de pantalla a continuación muestra el flujo de trabajo de Aprobación de Cotización de Compra. Por ‘En condición’ se refiere a que cuando ocurre este paso, realiza esta acción ‘Luego respuesta’. Puedes cambiar algunas configuraciones aquí, como definir la jerarquía de aprobación (basada en usuario o código de comprador) o definir correos electrónicos de notificación. Por lo general, cambio la ‘Restricción de agregar registro’. La línea, Crear una solicitud de aprobación para el registro utilizando el tipo de aprobador Aprobador y el tipo de límite de aprobador Cadena de aprobadores, puedes cambiarlo para que sea un Vendedor/Comprador o Aprobador. Si seleccionas Vendedor, significa que cuando estás creando la cotización puedes seleccionar quién es esa primera persona eligiéndola como el código de comprador. Esto es útil cuando tienes muchos solicitantes diferentes o simplemente quieres enviarlo a diferentes personas y no solo al usuario que lo está ingresando. Es más como un enfoque centralizado, un administrador que crea cotizaciones para muchos departamentos. Entonces, tienen que elegir a qué departamento va. El Aprobador es más un enfoque descentralizado, tal vez tengas un administrador en cada departamento, y siempre irá a la persona que sea su supervisor. No tendrían que elegir un código de comprador; simplemente irían a quien sea su aprobador en la configuración. Otra cosa que a veces cambio es agregar una notificación cuando se aprueba definitivamente en la ‘Restricción de eliminar registro’. Puedes agregar una notificación aquí para el remitente (esto sería quien creó la solicitud) y también agregar una notificación a un usuario específico. Entonces, básicamente, una vez que esta cotización sea aprobada, irá a la persona que la hizo clic para su aprobación, así como al usuario. Puedes activar el flujo de trabajo activando el interruptor de Activado. Después de crear un flujo de trabajo, también debes configurar los usuarios de aprobación. Esto se puede hacer en la pantalla ‘Configuración de usuario de aprobación’. Cualquier persona que vaya a recibir una solicitud de aprobación debe estar incluida en esta pantalla. Si estás utilizando el código de comprador para enrutarlo, también debe haber un código de comprador asignado para cada usuario. Para obtener más detalles sobre la configuración de usuarios de aprobación, consulta esta publicación de blog. Para obtener más información sobre las características y funcionalidades de Dynamics 365 Business Central, visita nuestro sitio web o contáctanos hoy mismo. – Por Jason Ochipa, Tensoft, un socio de Microsoft Dynamics 365 Business Central