Presenté sobre este tema en el Grupo de Usuarios de AX (AXUG) y he resumido las mejores prácticas en las que enfocarse al realizar la implementación. Las áreas clave en las que se enfocará este artículo del blog son:
Alcance de la implementación
Microsoft Dynamics AX para Retail es una de las pocas soluciones que proporciona una solución integral para el comercio minorista, que incluye Finanzas, Inventario, Almacén, Adquisiciones, Gestión de Tiendas y Punto de Venta. Debido a la amplitud de la funcionalidad, así como a una arquitectura que permite la integración con otras soluciones, los clientes tienen una serie de opciones de implementación, como se muestra a continuación:
- Todo o Big Bang: Si hay varios sistemas que necesitan ser reemplazados y que no están integrados o están débilmente integrados, esta puede ser una buena opción. La principal desventaja de esto es la cantidad de energía y recursos necesarios por parte del minorista y el socio de implementación para llevarlo a cabo con éxito. Esta opción no es para los débiles de corazón y requiere un plan bien pensado, recursos suficientes y compromiso de la alta dirección.
- Implementación por fases a través de paquetes: Una lista de paquetes incluye Operaciones de Tienda, Venta Asistida, Punto de Venta, Comercio Electrónico, Comercio Móvil o mCommerce, Comercio Social, Atención al Cliente y Marketing, Gestión de Pedidos, Inventario, Almacén y Distribución, Gestión Financiera, Informes de Gestión. Si se elige un enfoque por fases, mi preferencia es realizar primero la implementación financiera, ya que se pueden establecer nuestros fundamentos básicos correctamente. Esto incluiría el plan de cuentas, dimensiones financieras, informes y asegurarse de tener una base sólida para el resto de la implementación. La segunda preferencia sería realizar primero las implementaciones de Front-end, ya sea las Operaciones de Tienda y el Punto de Venta o el Comercio Electrónico y la movilidad. Si se tiene que elegir la gestión de pedidos, el almacén y las adquisiciones, generalmente recomendaría incluir también las finanzas en esa implementación. La ventaja de una implementación por fases es que el alcance es manejable y se puede garantizar que la organización se centre en hacerlo bien sin sobrecargar a toda la organización con la implementación. La desventaja de una implementación por fases es la necesidad de interfaces intermedias, así como una duración más larga que generalmente resulta en costos más altos en comparación con un enfoque de Big Bang. El último consejo de mejores prácticas en cuanto al alcance es el más obvio: mantenerlo manejable. Si el equipo de implementación interno no está preparado para realizar toda la implementación, entonces tiene más sentido implementarla de manera gradual. A continuación se muestra un ejemplo de fases:
Implementación gradual:
Muchos minoristas no piensan en la implementación gradual. Pero si está realizando una implementación de Punto de Venta y Operaciones de Tienda, debe decidir si implementar en todas las tiendas al mismo tiempo o hacer un número determinado de tiendas como piloto y luego realizar implementaciones escalonadas después de eso. La ventaja de hacerlo todo al mismo tiempo es que se termina de una vez, pero puede ser mucho más difícil gestionar el cambio para todo el personal de la tienda de una sola vez. La ventaja de una implementación escalonada es la capacidad de gestionarla, pero deberá interactuar con el sistema de tienda anterior durante la implementación, incluso si solo se trata del libro mayor para traer las transacciones de las tiendas que no están cubiertas en la primera implementación. A continuación se muestra una lista de parámetros a tener en cuenta al decidir una u otra opción, junto con las métricas que generalmente se encuentran. Digo generalmente porque, aunque normalmente diría que es mejor realizar una implementación escalonada si hay más de 50 tiendas, en una ocasión implementamos en 400 tiendas de una sola vez, ya que el costo de integración con el sistema que estábamos reemplazando era demasiado alto debido a su arquitectura heredada.
| Implementación escalonada | Todas las tiendas en una implementación |
|---|---|
| Número de tiendas: 50 tiendas o más | Número de tiendas: Menos de 50 tiendas |
| Número de usuarios: Más de 100 usuarios | Número de usuarios: Menos de 100 usuarios |
| Capacidad interna de gestión del cambio: Baja a Media | Capacidad interna de gestión del cambio: Alta |
| Costo de integración con el sistema de tienda que se está reemplazando: Bajo a Medio | Costo de integración con el sistema de tienda que se está reemplazando: Alto |
Gestión del cambio:
Hice referencia a la gestión del cambio en la sección de implementación gradual y mi experiencia es que los minoristas a menudo subestiman significativamente la cantidad de gestión del cambio requerida para que una nueva implementación sea exitosa. A menudo, el enfoque de la gestión del cambio se centra en la capacitación del personal de la tienda. Sin embargo, un nuevo sistema de negocios minoristas como Microsoft Dynamics AX puede transformar una organización de manera muy positiva. Sin embargo, sin una buena gestión del cambio, podrías terminar con una implementación muy deficiente, ya que los usuarios pueden intentar que el nuevo sistema sea como el antiguo en lugar de adoptar los mejores procesos comerciales que vienen con Microsoft Dynamics AX. De manera similar, una mala gestión del cambio puede llevar a una falta de preparación para la migración de datos, personal insuficientemente capacitado y una alta resistencia a un nuevo sistema, independientemente de la calidad del sistema. Si bien todos suelen pensar en agregar un gerente de proyecto, también recomendaría agregar un Gerente de Cambio en la organización que ayude con todo lo siguiente:
- Gestión de expectativas
- Capacitación
- Comunicación del proyecto
- Mejora de procesos comerciales
- Apertura a un nuevo sistema
Una nueva implementación, aunque desafiante, puede ser muy divertida y una oportunidad para no solo modernizar los sistemas de tu negocio, sino también para renovar significativamente tus procesos y permitir que la organización funcione de manera mucho más óptima que antes. Te deseo lo mejor en tu viaje de implementación. Para obtener más información sobre la implementación de Microsoft Dynamics AX para Retail, envíanos un correo electrónico a retail@ignify.com.
Sandeep Walia es el CEO de Ignify. Ignify es un proveedor de tecnología de soluciones de software ERP, CRM, comercio electrónico y punto de venta para organizaciones. Ignify es ganador/finalista del premio Microsoft Partner of the Year a nivel mundial en 2014, 2013, 2012, 2011 y 2010. Ignify ha sido incluido como una de las empresas de más rápido crecimiento durante siete años consecutivos por Deloitte, Inc Magazine y Entrepreneur Magazine de 2007 a 2013.
