Cuando has sido un experto en software testigo en tantos casos de fracaso de ERP como nosotros, es imposible tener una visión “de cuento de hadas” del software ERP. Claro, puede ser un caballero de brillante armadura, pero también puede ser un dragón que escupe fuego. Hoy, compartiremos algunos pros y contras de los ERP para que puedas aprender cómo evitar el fracaso del ERP aprovechando al máximo los beneficios potenciales y evitando las posibles desventajas.

5 Pros de Implementar un Sistema ERP

Algunas de las empresas más exitosas y rentables del mundo cuentan con sistemas ERP entre sus tecnologías más esenciales. Aquí están algunas de las principales razones por las que:

1. Visibilidad en tiempo real y de 360 grados: Un sistema ERP te brinda una vista en tiempo real de tus operaciones. Al consolidar datos de diferentes departamentos, identifica y comparte métricas clave. Esto ayuda a los líderes empresariales a tomar decisiones más informadas que agregan valor y eficiencia operativa. A medida que tu empresa crece, puedes agregar módulos de inteligencia empresarial para respaldar esta expansión, de modo que aún puedas acceder a la gama completa de visibilidad.
2. Automatiza funciones manuales: Los sistemas ERP automatizan muchas funciones manuales en diferentes departamentos, desde contabilidad hasta recursos humanos. Esto no solo reduce el riesgo de errores humanos, sino que también permite autorizaciones de usuario que minimizan la ocurrencia de fraudes. En última instancia, tus equipos internos están libres para enfocarse en trabajos más críticos para la misión, y tu empresa se mantiene segura y cumpliendo con las normativas.
3. Reduce costos a largo plazo: Sí, el software ERP requiere una inversión inicial. Sin embargo, si abordas el proyecto estratégicamente, el retorno de la inversión será sustancial. De hecho, un sistema ERP incluso puede ahorrar dinero a tu empresa a largo plazo. En lugar de pasar tiempo ingresando datos manualmente en múltiples sistemas, los empleados pueden ingresarlos una vez y se completarán automáticamente en todos los departamentos. Esto hace que los empleados sean más productivos, lo que mejora la rentabilidad. Además, la funcionalidad del ERP permite a los empleados simplificar algunas de sus tareas más tediosas, desde la asignación de facturas hasta la creación de informes, lo que les permite centrarse en responsabilidades que generan ingresos. Con un solo sistema que conecta todas tus operaciones, también ahorrarás en costos de capacitación y mantenimiento.
4. Mejora la visión de los datos: Tu negocio recibe una gran cantidad de datos cada día. Puede ser casi imposible mantenerse al día con todo, y mucho menos analizarlo para obtener información accionable. Un sistema ERP puede encargarse de esta tarea y mostrar los resultados en paneles de control fáciles de usar con informes visuales. Con una única fuente de verdad, nunca tendrás que preocuparte por datos duplicados, inexactos o desactualizados que se filtren en tus informes. Para análisis más profundos, muchos sistemas ERP ahora vienen con capacidades integradas de inteligencia empresarial (BI) que te permiten no solo comprender cómo opera tu empresa, sino también por qué, y qué podría significar eso para el futuro.
5. Simplifica la gestión de la cadena de suministro: Los ERP para empresas manufactureras pueden gestionar todos los procesos de la cadena de suministro, desde la obtención de materias primas hasta la producción, el cumplimiento de pedidos y el envío. Cuando se integra con un módulo de gestión de relaciones con el cliente (CRM), un sistema ERP puede ir un paso más allá, ayudando a los fabricantes a gestionar todos los aspectos de sus ventas y relaciones con los clientes. Esto simplifica los pedidos de venta y acelera el proceso desde el contacto inicial hasta el cobro.

3 Contras de Implementar un Sistema ERP

Teniendo en cuenta los beneficios que un sistema ERP puede proporcionar, las siguientes desventajas no deberían disuadirte necesariamente de implementar un ERP. Sin embargo, debes ser consciente de estos inconvenientes para poder implementar las mejores prácticas y evitarlos:

1. Altos costos iniciales: El alto costo de un sistema ERP puede ser difícil de procesar. Además de la integración inicial, es posible que también debas pagar tarifas de suscripción en curso, así como cualquier costo de licencia asociado con el software y la tecnología. Dependiendo del tamaño de tu empresa, puede resultar prohibitivo implementar, operar y mantener un sistema ERP a lo largo del tiempo. Los sistemas ERP locales requieren el apoyo de tu equipo de TI y tienen costos de infraestructura asociados. Estos cargos pueden acumularse rápidamente, volviéndose aún más difíciles de manejar a medida que tu empresa evoluciona y crece. Un modelo en la nube puede tener costos iniciales más bajos, pero estos costos se acumulan con el tiempo a medida que pagas una tarifa de suscripción en curso.
2. Personalización costosa y compleja: Algunas empresas eligen implementar su sistema ERP tal como viene, sin realizar cambios en su funcionalidad básica o código fuente. Sin embargo, muchas empresas personalizan su solución al menos en cierta medida para satisfacer sus necesidades comerciales únicas. Los cambios a pequeña escala pueden ser manejables, pero el proceso puede complicarse rápidamente. Las personalizaciones pueden volverse excesivamente costosas y llevar mucho tiempo. Es común que las empresas subestimen cuánto tiempo llevarán o cuánto costarán.
3. Obstáculos en la implementación: Al implementar un sistema ERP, algunas empresas encuentran desafíos que amenazan con descarrilar sus esfuerzos. Con una planificación adecuada, la mayoría de estos problemas se pueden evitar, pero simplemente comenzar puede ser la parte más difícil de todas. Por ejemplo, el equipo del proyecto debe trabajar con diferentes partes interesadas para determinar qué sistema ERP comprar. Estos miembros del equipo están distribuidos en varios departamentos, incluyendo: Finanzas, TI, Operaciones, Ventas, Marketing y Recursos Humanos. Cada departamento tendrá sus propios puntos débiles y objetivos que desea abordar, por lo que debes trabajar hacia una alineación estratégica. Incluso con una alineación estratégica, encontrarás otros desafíos de implementación. Por ejemplo, puede ser difícil migrar todos tus datos necesarios de un sistema a otro, y al mismo tiempo, debes lidiar con la capacitación en ERP y mitigar la resistencia de los empleados. Pasar por alto los desafíos inherentes a estas actividades puede hacer que tu proyecto se exceda del presupuesto y se retrase. Es importante anticipar los desafíos lo antes posible y tomar medidas para abordarlos.

Comprender los Pros y Contras del ERP

Para algunos, los beneficios de un sistema ERP superan las desventajas. Para otros, los desafíos son demasiado significativos para superarlos. Antes de avanzar con la implementación de un ERP, es importante analizar todos estos pros y contras del ERP con tu equipo de proyecto. Juntos, pueden decidir si es el momento adecuado para cambiar tu tecnología. En el camino, nuestros consultores de ERP pueden ayudarte a obtener la experiencia y los recursos que necesitas para hacer del ERP una posibilidad para tu empresa. Contáctanos a continuación para una consulta gratuita.