Un proyecto de TI fallido puede adoptar muchas formas. A veces, el fracaso se ve reflejado en la falta de uso del sistema. Otras veces, se manifiesta como una serie de deficiencias tecnológicas. Una forma de fracaso que a menudo vemos en nuestra experiencia como testigos expertos en software es una pesadilla tecnológica y operativa causada por la falta de integración del sistema. Este tipo de fracaso de TI puede afectar directamente a su resultado final. Hoy, hablaremos sobre cómo los sistemas dispares pueden causar estragos en su organización. Esto debería ayudarlo a convencer a su equipo de proyecto de que priorice la integración del sistema en el futuro. Después de todo, es una de las claves para una implementación exitosa de ERP.

5 Peligros de la falta de integración del sistema

1. Datos dispersos: Cuando sus equipos almacenan información en varios sistemas, no hay un único punto de referencia. Con el tiempo, se vuelve difícil determinar qué versión de los datos es la más reciente, relevante y correcta. Incluso si implementa una forma de control de versiones, aún es difícil compartir datos cuando están dispersos por toda la red. Esto dificulta la productividad y obstaculiza los flujos de trabajo, lo que dificulta la colaboración entre empleados. Por ejemplo, si el equipo de gestión de proyectos necesita una actualización del equipo de ventas, es posible que deban esperar hasta que un vendedor esté disponible para atender su llamada y transmitir esa información. Sin embargo, cuando los sistemas están integrados, cualquier persona puede iniciar sesión en cualquier momento y acceder a los datos en tiempo real que necesitan.
2. Procesos manuales: Sin integración del sistema, los programas en su lugar de trabajo no pueden “comunicarse” entre sí. Esto hace que sea casi imposible automatizar cualquier tipo de flujo de trabajo que involucre la colaboración entre departamentos. Como resultado, la mayoría de estos procesos siguen siendo manuales, lo que requiere que los empleados dediquen demasiado tiempo y energía a tareas rutinarias. Esa energía podría ser redirigida hacia actividades que generen más valor si los pasos se automatizaran. Esto es posible con la integración del sistema, que permite que varios sistemas, como su software ERP y software CRM, se conecten y compartan datos. Sin embargo, la integración por sí sola no es la solución mágica. Es posible que deba realizar una reingeniería de procesos comerciales para asegurarse de que sus flujos de trabajo sean eficientes antes de integrar sus sistemas.
3. Falta de visibilidad del rendimiento: Cuando sus sistemas están aislados, es difícil saber cómo está funcionando su organización en su conjunto. Los líderes empresariales necesitan una perspectiva completa de 360 grados de sus operaciones, incluidas las actualizaciones de rendimiento de cada departamento. Conocer los procesos de extremo a extremo de su organización les permite rastrear cada problema hasta su causa raíz en una parte específica de un flujo de trabajo. Luego, pueden actuar de inmediato para solucionar el problema y evitar que se agrave. Si bien sus sistemas de software dispersos pueden incluir sus propias capacidades de análisis de datos únicos, combinar estos conocimientos de manera fragmentada deja mucho margen para errores y cálculos incorrectos. Con plataformas integradas y automatizadas, puede acceder fácilmente a informes completos que cubren todas las partes de su negocio, desde múltiples ángulos. Esto facilita la toma de decisiones mejor informadas y le permite implementar planes para optimizar el crecimiento y mitigar el riesgo.
4. Frustración del cliente: Cuando los equipos no trabajan juntos en cada parte de la cadena de valor, los clientes pueden darse cuenta. Existe una clara falta de comunicación, ya que nadie sabe a quién acudir para obtener los datos que necesitan. Estos problemas se hacen evidentes cuando un cliente llama, envía un correo electrónico o abre un chat para hacer una pregunta. El representante que responda probablemente necesitará información de otras personas en la empresa para tener una imagen completa de lo que está sucediendo. Si no pueden comunicarse con ellos de manera oportuna y obtener la información que necesitan, el cliente podría abandonar la conversación y llevar su negocio a otro lugar. Cada empleado tiene un papel valioso en el viaje del cliente, desde los gerentes de almacén hasta el equipo de ventas. Cuando no pueden colaborar, el caos es evidente. La integración del sistema es clave para salvar la reputación de su marca y deleitar tanto a los compradores actuales como a los potenciales.
5. Bajas tasas de adopción por parte de los usuarios: Si continúa agregando nuevos sistemas sin integrarlos entre sí, la curva de aprendizaje para los empleados podría ser más alta de lo necesario. Los empleados tendrían que volver a aprender los flujos de trabajo con cada nueva implementación. Luego, está el problema de la desconfianza y la resistencia. Simplemente introducir un sistema sin explicar cómo funciona con los sistemas existentes es una receta para el desastre. Los empleados toman los cambios de manera personal y quieren saber qué hay para ellos. Si la nueva configuración está fragmentada y aislada, será difícil para usted articular estos beneficios. Como resultado, es poco probable que los empleados adopten el nuevo sistema, incluso si es uno de los mejores sistemas ERP. Esto es especialmente cierto para los trabajadores móviles o remotos, que pueden sentirse aislados y alejados de los datos y aplicaciones locales. Su experiencia laboral puede verse afectada si se les exige iniciar sesión en múltiples sistemas de manera sincrónica solo para realizar sus tareas. La integración del sistema garantiza que estos empleados tengan un único punto de acceso, para que puedan iniciar sesión desde cualquier lugar y ver todo lo que necesitan de una vez.

¿Debería integrar sus sistemas o implementar un solo sistema ERP?

Las empresas están alejándose de los sistemas heredados dispersos en las instalaciones y pasando a soluciones de software empresarial basadas en la nube que integran todas sus funciones comerciales en una plataforma centralizada. Esto a menudo es una opción más inteligente que integrar todos sus sistemas existentes. Un sistema ERP puede reemplazar estos sistemas y consolidar todos los datos y flujos de trabajo relevantes en una única red. Independientemente del camino que elija, lo importante es evitar la falta de integración del sistema. Para obtener más información sobre la integración del sistema y los beneficios de los sistemas únicos, comuníquese con nuestra empresa de consultoría ERP a continuación.