¡Y pensabas que los informes de estado solo eran útiles para mantener informados a los interesados sobre el progreso del proyecto! Aunque hay muchas formas de evaluar las habilidades de un director de proyectos, incluyendo exámenes formales, el éxito percibido de los proyectos que han gestionado y encuestas de retroalimentación de 360 grados posteriores al proyecto, una revisión de sus informes de estado del proyecto podría proporcionar pistas adicionales que no se podrían haber obtenido solo a través de estas medidas tradicionales. Aquí hay algunas áreas de desarrollo que podrían identificarse:

• Si hay múltiples errores ortográficos o gramaticales en un informe de muestra, esto podría indicar una brecha en las habilidades de comunicación escrita, una falta de atención al detalle o ambas cosas.
• Si la sección de resumen ejecutivo del informe se centra demasiado en minucias, se extiende durante más de unos pocos párrafos o no proporciona suficiente “sustancia”, esto puede reflejar la incapacidad para adaptar la comunicación a las necesidades de una comunidad de interesados específica.
• Si los indicadores de salud están en amarillo o rojo pero no hay problemas o riesgos documentados en el informe que respalden estas calificaciones, esto podría reflejar una falta de atención al detalle o una falta de juicio.
• Si los problemas o riesgos enumerados no proporcionan una comprensión clara de sus impactos comerciales, si las estrategias de respuesta o resolución son de alto nivel o no existen, o si los problemas o riesgos claramente se han replicado de un informe de estado anterior sin ningún intento de actualizarlos para reflejar el estado actual, esto puede ser un signo de habilidades ineficaces de gestión de riesgos o problemas o una falta de atención al detalle.

Aunque un solo informe puede ayudarte a identificar algunos desafíos, una revisión de varios informes de estado secuenciales también puede ayudar a determinar si el director de proyectos está a cargo del proyecto o simplemente es un espectador. Por ejemplo, si los hitos críticos parecen retrasarse semana tras semana y no hay evidencia en los informes de las acciones tomadas para evitar más variaciones en el cronograma, esto podría ser un signo de un director de proyectos débil.

Caveat lector: el registro fósil por sí solo no puede proporcionar un método infalible para comprender completamente la fisiología y el ciclo de vida de los animales prehistóricos. Sin embargo, utilizado en conjunto con otras herramientas de evaluación, una revisión “forense” de los informes de estado del proyecto puede ayudar a proporcionar una comprensión más holística de las habilidades de un director de proyectos.

Kiron D. Bondale, PMP es el Director de la Oficina de Gestión de Proyectos Corporativos en Agricorp. Kiron ha gestionado múltiples proyectos de tecnología y gestión del cambio de tamaño mediano a grande, y ha trabajado tanto en capacidades de gestión de proyectos internos como de servicios profesionales. Ha establecido y gestionado Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) y ha proporcionado servicios de gestión de cartera de proyectos y consultoría de gestión de proyectos a clientes de múltiples industrias. Kiron es miembro activo del Project Management Institute (PMI) y se desempeñó como director voluntario en la Junta del Capítulo PMI Lakeshore durante seis años. Kiron ha publicado artículos sobre Gestión de Proyectos y Gestión de Portafolio de Proyectos tanto en revistas específicas de gestión de proyectos (PM Network, PMI-ISSIG journal, Projects & Profits) como en revistas específicas de la industria (ILTA Peer-to-peer). Ha realizado casi cien presentaciones de seminarios web sobre una variedad de temas de Gestión de Portafolio de Proyectos y Gestión de Proyectos, y ha presentado en múltiples conferencias de la industria, incluyendo HIMSS, MISA y ProjectWorld. Además de este blog, Kiron contribuye con artículos mensuales en ProjectTimes.com. Kiron cree firmemente que un enfoque pragmático para el cambio organizacional que aborde el proceso y la tecnología, pero lo más importante, las personas, maximizará tus posibilidades de éxito. Para obtener más pensamientos de Kiron sobre la gestión de proyectos, visita su blog en http://solutionq.wordpress.com/.