Los contratistas gubernamentales que hacen negocios con el Departamento de Defensa u otras entidades gubernamentales (por ejemplo, estados que ahora siguen las regulaciones federales) enfrentan un desafío enorme: deben proporcionar información detallada sobre los costos, gastos directos, indirectos y generales, para cada contrato, proyecto y tarea, con el fin de cumplir con los requisitos gubernamentales y/o la Agencia de Auditoría de Contratos de Defensa (DCAA, por sus siglas en inglés).

Además, entre otros controles, deben demostrar al gobierno que tienen software y procedimientos contables que rastrean y reportan adecuadamente los costos, demostrar un sistema de compras que gasta eficiente y efectivamente los fondos gubernamentales, y tener un equipo de gestión financiera bien capacitado y listo para auditorías anuales y sorpresa. Además, debido a que la mayoría de su negocio se basa en proyectos, necesita la capacidad de integrar estrechamente la gestión de proyectos y la contabilidad financiera.

A continuación, se presentan tres ingredientes esenciales que necesita como contratista gubernamental. Cuando tenga estos tres elementos esenciales como base para cumplir con sus contratos gubernamentales, estará en camino de convertirse en una organización rentable de contratación gubernamental.

1. Un socio experto: En primer lugar, necesita un socio que tenga experiencia en cumplimiento gubernamental, contabilidad de proyectos y sistemas de software. Con demasiada frecuencia, las empresas que necesitan una nueva solución contable para manejar contratos gubernamentales se centran tanto en buscar el producto adecuado a un precio que se ajuste a su presupuesto, que pasan por alto lo crucial que es encontrar el socio adecuado para implementar y apoyar, uno que pueda implementar, configurar, apoyar y/o personalizar su software contable para adaptarse a sus necesidades y brindarle asesoramiento continuo sobre gestión financiera, contabilidad de proyectos y cumplimiento gubernamental.
2. Software óptimo: Necesita un software que cumpla fácilmente con los requisitos de contabilidad de proyectos y del gobierno. Synergy Business Solutions implementa y apoya Microsoft Dynamics SL, un sistema de software de gestión financiera de clase media y empresarial, especialmente diseñado para las necesidades de empresas centradas en proyectos y contratistas gubernamentales. Dynamics SL se puede configurar fácilmente para cumplir con los requisitos de los contratos gubernamentales. Un sistema óptimo de gestión financiera, como Microsoft Dynamics SL, lo ayudará a manejar múltiples contratos, proporcionar estimaciones precisas, presentar ofertas profesionales, crear presupuestos basados en la historia, contabilizar costos directos, indirectos y generales, mantener un sistema de compras eficiente, controlar el equipo gubernamental, sobresalir en la gestión de proyectos, administrar materiales, dominar la facturación gubernamental, crear un rastro de auditoría de tiempo y gastos, limitar las publicaciones de ingresos, dominar los informes de costos incurridos (ICE) y otros informes, y estar preparado para auditorías.
3. Pruebas iniciales y continuas: Necesita pruebas de que las regulaciones FAR y los estándares CAS se pueden cumplir fácilmente a través de la funcionalidad y la integración del software. Necesita un software que tenga clientes con testimonios y estudios de caso que hablen sobre el cumplimiento gubernamental exitoso, eficiente y más fácil. Necesita un socio con excelentes referencias y que tenga la capacidad de proporcionarle un sistema de prueba de concepto (antes de la compra) que tenga toda la funcionalidad que necesita para sus necesidades de cumplimiento. También puede consultar los Requisitos gubernamentales | Requisitos del sistema por Synergy Business Solutions, un socio de Microsoft Dynamics SL en la costa oeste.