Un estudio realizado en diciembre de 2015 a usuarios de Microsoft® Dynamics™ GP, encargado por Journyx y realizado por MSDynamicsWorld.com, mostró que el 64% de los encuestados están integrando actualmente su solución de seguimiento de tiempo y gastos con Dynamics™ GP. Este es un número alentador, ya que demuestra que muchas organizaciones comprenden los beneficios de sincronizar los datos de tiempo y gastos de los empleados con otros sistemas empresariales críticos, como el software de contabilidad o planificación de recursos empresariales (ERP).

Sin embargo, esta encuesta también reveló tres razones principales por las cuales las empresas no integran el seguimiento de tiempo de terceros con Dynamics™ GP:

1. No sienten la necesidad de integrar el seguimiento de tiempo con otros sistemas empresariales.
2. La solución de seguimiento de tiempo no se integra con un sistema empresarial específico.
3. No saben que su solución de seguimiento de tiempo puede integrarse con sus sistemas empresariales existentes.

Las segunda y tercera razones revelan un problema importante tanto entre los usuarios finales como entre muchos proveedores de software de seguimiento de tiempo: la falta de conocimiento sobre la importancia de sincronizar los datos de tiempo y gastos en otros sistemas empresariales críticos. No importa qué sistema ERP, contabilidad, nómina, recursos humanos o facturación utilice su organización (ya sea un sistema ERP de Dynamics™, QuickBooks®, ADP®, etc.), si su organización está utilizando actualmente una solución de seguimiento de tiempo de terceros o evaluando nuevas, es importante comprender no solo si ese software se integrará con sus otros sistemas empresariales, sino cómo hacerlo beneficiará la rentabilidad de su empresa.

Tenga en cuenta que realizar una integración de un sistema de seguimiento de tiempo de terceros con sus otros sistemas empresariales es una tarea importante y definitivamente requerirá tiempo, esfuerzo en equipo para garantizar la integración más efectiva y experiencia técnica que requiere alguien competente en la administración de sus sistemas empresariales específicos. Sin embargo, esta tarea proporcionará beneficios a corto y largo plazo tanto para la rentabilidad de la empresa como para la cordura de los empleados.

Estos son los 3 principales beneficios que su organización probablemente experimentará al integrar su software de seguimiento de tiempo con sus sistemas empresariales existentes:

Beneficio #1: Consolidación del seguimiento de tiempo en un solo sistema

Uno de los mayores desafíos que escuchamos a diario de profesionales de contabilidad, nómina y finanzas es el seguimiento de tiempo en varios lugares diferentes. Un departamento puede estar utilizando un sistema de seguimiento de tiempo anticuado que no transmite ninguna información a otros sistemas como contabilidad o nómina, mientras que otro departamento u oficina puede estar realizando un seguimiento de tiempo en hojas de cálculo. Esto conduce a un proceso manual de recopilación de hojas de tiempo e ingreso de datos de tiempo en los sistemas correspondientes para fines de contabilidad y nómina. Esto inevitablemente resultará en tiempos de procesamiento más largos y un margen de error mayor para cosas como cheques de pago, facturación de clientes y reembolsos de gastos. Un sistema de seguimiento de tiempo y gastos que se integre con sus diferentes sistemas empresariales mantendrá todas las hojas de tiempo de sus empleados en un solo lugar y permitirá que esos datos fluyan directamente a los sistemas de contabilidad, nómina y facturación, lo que resultará en menos trabajo manual (y menos dolores de cabeza para todos).

Beneficio #2: Mejora de sus otros sistemas empresariales

Es posible que piense: “Pero mi software de [ERP, nómina, facturación] ya tiene un seguimiento de tiempo incorporado”. Si bien eso es cierto, es posible que descubra que su seguimiento de tiempo incorporado carece de ciertas funciones que son fundamentales para su negocio. Estas pueden incluir:

• Tener múltiples niveles de personas con la capacidad de aprobar las hojas de tiempo de sus subordinados directos.
• Crear reglas especiales específicas para la forma en que su empresa procesa el tiempo para fines de nómina y facturación.
• Procesar acumulaciones de tiempo libre para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.
• Enviar recordatorios a los empleados para que envíen sus hojas de tiempo.
• Recopilar datos de tiempo de una manera que cumpla con ciertos requisitos federales, como DCAA o HIPAA.
• Permitir a los empleados realizar un seguimiento del tiempo y los gastos desde dispositivos móviles.
• Realizar un seguimiento del uso de equipos.
• Realizar un seguimiento de la entrada de tiempo basada en equipos.

Muchas aplicaciones nativas de seguimiento de tiempo dentro de los sistemas ERP carecen de la flexibilidad y las características adicionales que proporciona una solución de seguimiento de tiempo y gastos de terceros. Al integrar el software de seguimiento de tiempo y gastos con sus otros sistemas empresariales, no solo se beneficiará de estas características adicionales, sino que también mejorará las capacidades de sus sistemas existentes.

Beneficio #3: Obtener más y mejores conocimientos a través de informes

Un estudio de inteligencia empresarial e informes realizado por MSDynamicsWorld.com en la primavera de 2016 a usuarios de Dynamics ERP reveló que casi el 70% de los usuarios de Dynamics™ GP consideraban que sus organizaciones no estaban cumpliendo con sus necesidades de informes, o cumpliendo algunas, pero no todas, de sus necesidades. Esto indica expectativas cambiantes sobre lo que los informes y análisis deben y necesitan ser dentro de muchas organizaciones.

Afrontémoslo: no todos los sistemas empresariales son de talla única y tendrán la capacidad de procesar e informar sobre los datos que desea informar. Por ejemplo, es posible que no tenga todos los datos de seguimiento de tiempo que necesita dentro de su software ERP y necesita una forma de extraer esa información y crear informes significativos y útiles. Al integrar su software de seguimiento de tiempo con otros sistemas empresariales relevantes, de repente tendrá una mayor funcionalidad de informes al alcance de su mano y la capacidad de sincronizar y procesar sus datos de tiempo de una manera que tenga sentido para su negocio, lo que le permitirá tomar decisiones mejores y más informadas.

Encontrar la solución adecuada para sus necesidades

Incluso si actualmente no está utilizando software de seguimiento de tiempo, pero está considerando y/o evaluando soluciones, es importante pensar en cómo necesitaría que el software funcione junto con su ERP u otros sistemas empresariales. Luego, asegúrese de preguntar a cada proveedor sobre sus capacidades para integrarse con esos sistemas y si el resultado cumplirá con sus requisitos específicos.

Comparta sus pensamientos

Si actualmente está utilizando software de seguimiento de tiempo, ¿está integrado con otros sistemas empresariales? ¿Qué tipos de beneficios está obteniendo de esto? ¿Hay algo que falte y desearía que su solución de seguimiento de tiempo proporcionara?

por Journyx