¿Cuáles son los beneficios de adoptar la gestión de cartera de proyectos? Hay muchos, especialmente para las empresas más grandes con múltiples proyectos, y Jennifer Bridges, PMP, te muestra cinco en este video. ¡Aquí tienes una captura de pantalla del pizarrón para tu referencia!

En resumen: 5 beneficios de adoptar la gestión de cartera de proyectos

La gestión de cartera de proyectos (PPM, por sus siglas en inglés) es la gestión de una colección de proyectos, dijo Jennifer. Al agruparlos y generar diversos informes sobre objetivos, riesgos, costos y recursos, es más fácil tomar mejores decisiones comerciales, ya sea que seas un PMO o simplemente alguien que lidera múltiples proyectos en una organización.

¿Qué es PPM?

Antes de hablar sobre los beneficios, Jennifer dedicó un poco de tiempo a definir más a fondo qué es PPM y por qué las empresas gestionan proyectos relacionados bajo un paraguas de cartera. El software de gestión de cartera de proyectos brinda a los gerentes las herramientas que necesitan para organizar una serie de proyectos o programas en una cartera, lo que les permite recopilar datos pertinentes de muchos proyectos relacionados. Esto proporciona una visión necesaria de los proyectos y recursos en la cartera, lo que luego permite a la gerencia y al equipo ejecutivo revisar el progreso general en los proyectos de una organización. Revisar métricas de una cartera de proyectos puede ayudar al tomar decisiones financieras y comerciales importantes, así como asegurarse de que los equipos estén alineados con la estrategia empresarial y organizativa. Por lo tanto, la gestión de cartera de proyectos y programas minimiza los riesgos, maximiza los recursos, sienta las bases para repetir éxitos pasados y conduce a una mejor toma de decisiones. En resumen, es un excelente proceso para ejecutar mejor tus proyectos, para una mejor alineación estratégica y para demostrar el valor del proyecto a las partes interesadas.

Beneficios de PPM

Como puedes ver, hay muchos beneficios de gestionar un grupo de proyectos juntos. Jennifer enumeró cinco en el video, que se detallan a continuación:

1. Alineación de proyectos con los objetivos comerciales: No siempre es una prioridad asegurarse de que tu proyecto se ajuste al alcance del plan estratégico de una empresa, pero ese es un aspecto crucial de cualquier proyecto.
2. Comunicación de información sobre proyectos al nivel ejecutivo: Si bien puedes informar a las partes interesadas sobre un proyecto individual, en su mayoría solo estás detallando el progreso del proyecto. Al gestionar una cartera de proyectos, puedes recopilar datos más avanzados para proporcionar ideas más profundas que los ejecutivos desean.
3. Asignación de recursos: Al igual que reasignas recursos en un proyecto, puedes hacer lo mismo con una cartera de proyectos. Excepto que con una cartera, tienes una visión más amplia de dónde se están asignando recursos de manera excesiva o insuficiente.
4. Identificación y corrección de problemas de rendimiento: Al gestionar una cartera de proyectos, cualquier problema que pueda surgir durante la ejecución de muchos proyectos se puede identificar fácilmente a través del análisis de la cartera, lo que te permite identificarlos y abordarlos de manera oportuna.
5. Identificación y evaluación de riesgos e impactos del proyecto: ¿Cuáles son los riesgos inherentes en tu cartera de proyectos? ¿Cómo puedes identificarlos si y cuando aparecen? Y luego, ¿qué vas a hacer para resolver su impacto en el progreso de tu proyecto? Todas estas preguntas deben hacerse para que puedas responderlas cuando estés gestionando una cartera de proyectos.

Consejo profesional: Gestionar una cartera de proyectos y programas sin las herramientas adecuadas puede ser desafiante. Intentar almacenar, analizar e informar sobre tanta información con herramientas improvisadas y obsoletas es una receta para el desastre. Cuando gestionas una cartera de proyectos, hay muchas herramientas de PPM en línea que pueden ayudar a tu equipo. Una de las herramientas de PPM más importantes que deberías utilizar es un panel de control de PPM en tiempo real que ofrece datos precisos de todos los proyectos en tu cartera. ¡Gracias por ver!

Transcripción: Hoy hablaremos sobre los cinco beneficios de adoptar la gestión de cartera de proyectos. Es posible que incluso hayas escuchado que se le llama PPM. Pero antes de comenzar a hablar sobre los beneficios, quiero detenerme y aclarar lo que queremos decir con gestión de cartera de proyectos. Entonces, cuando hablamos de una cartera, básicamente estamos hablando de una colección de proyectos. Y lo que esto permite es que los ejecutivos y la dirección empresarial generen informes basados en objetivos, costos, riesgos o incluso recursos asociados con esta cartera, lo que les ayuda a tomar mejores decisiones comerciales. Entonces, cuando hablamos de esta cartera, están segmentados específicamente de ciertas formas. Pueden estar segmentados por mercados, incluso por unidades de negocio dentro de la empresa, podrían ser por clientes o incluso según los gerentes de proyectos. Entonces, cuando hablamos de los beneficios, lo bueno es que estos proyectos dentro de la cartera están alineados con los objetivos comerciales. Y cuando están alineados con los objetivos comerciales, obtienen una mayor aceptación por parte de las personas en los proyectos. Les ayuda a comprender la prioridad de los proyectos y cómo se relacionan realmente con la empresa y lo que la empresa está haciendo. También ayuda con la comunicación de información sobre el proyecto al nivel ejecutivo, porque los ejecutivos pueden echar un vistazo a todos los proyectos dentro de esa cartera para ver cómo están funcionando individualmente y colectivamente. También les ayuda a ver la asignación de recursos. De esta manera, pueden ver mejor cuándo ciertos recursos están sobrealocados o incluso subutilizados. Entonces, si están subutilizados, tal vez puedan ser reasignados donde se necesiten en otros proyectos. También ayuda a la identificación y corrección de problemas de rendimiento. Entonces, si estás viendo estos nuevamente como una colección, puedes ver dónde puede estar atascado un proyecto, tal vez esté en peligro o en rojo. Entonces, puedes ver qué se debe hacer para ayudar al rendimiento de ese proyecto. También te ayuda a la identificación y evaluación de riesgos e impactos del proyecto. Entonces, nuevamente, cuando estás viendo los proyectos según la colección, puedes ver si se realizan cambios, si se cambian las prioridades, cómo afecta a los otros proyectos, lo cual es muy beneficioso. Entonces, en última instancia, buscamos tomar mejores decisiones, minimizar el riesgo, maximizar la utilización de tus recursos y establecer el éxito repetible. Entonces, en última instancia, queremos demostrar el valor de esta cartera a las partes interesadas. Si necesitas una herramienta que pueda ayudarte con la gestión de tu cartera de proyectos, regístrate en nuestro software ahora en ProjectManager.