El costo total de la implementación de un ERP puede variar dependiendo del tamaño, tipo y ubicación de tu negocio. Además, la forma en que se implemente el software, ya sea en las instalaciones o en la nube como servicio de software (SaaS), también puede afectar el costo y la complejidad del proyecto. El precio puede comenzar desde $200 al mes para unos pocos usuarios y aumentar según el número y tipo de usuarios. Sin embargo, algunas soluciones de software, como los ERP, ofrecen licencias ilimitadas para usuarios sin costo adicional, utilizando solo una estructura de precios modular. Esto es importante tener en cuenta para las empresas de todos los tamaños que buscan una solución de ERP rentable.
En esta publicación, proporcionaremos pautas para estimar el costo de la implementación de un ERP y las tarifas recurrentes. Un socio tecnológico confiable como Clients First puede proporcionar una estimación más precisa.
La transformación digital es una prioridad entre las empresas en crecimiento. Según TEC, el 50% de las empresas planean actualizar o adquirir un nuevo sistema ERP pronto. Calcular el costo de implementar un sistema ERP para tu organización puede ser complejo. Varios factores entran en juego, como la industria en la que operas y las demandas específicas de tus clientes. Los fabricantes suelen enfrentar mayores costos de software e implementación que los distribuidores, y el tipo de proceso de fabricación, ya sea bajo pedido o repetitivo, también puede afectar los gastos. Del mismo modo, las industrias como los servicios profesionales y los servicios de campo pueden incurrir en costos de ERP más altos debido a la complejidad de las demandas de sus clientes. Además, cada implementación es única, y factores como el sistema deseado, el tamaño de la organización, los requisitos de funcionalidad, los niveles de acceso de los usuarios y más influirán en el costo final.
Los costos asociados con la implementación de un sistema ERP pueden variar significativamente según factores como la naturaleza del negocio y el país en el que opera. Para darte una idea de qué esperar, aquí tienes una estimación aproximada de los costos de implementación según el tamaño del negocio:
- Pequeñas empresas: $10,000 – $150,000
- Empresas medianas: $150,000 – $700,000
- Grandes empresas: $1 millón – $10+ millones
Implementar un software ERP implica múltiples gastos, y es importante tener en cuenta que el costo del software en sí es solo una pequeña fracción de los gastos totales. La mayoría de los costos están relacionados con la asignación de recursos humanos internos y externos. Sin embargo, elegir una solución basada en la nube como Dynamics 365 Finance & Supply Chain o Dynamics 365 Business Central puede ayudar a reducir estos costos. Es una opción rentable para las empresas, ya que puede disminuir la asignación presupuestaria mencionada anteriormente.
Costos del sistema de gestión de bases de datos: 5% a 10%*
Costos de infraestructura: 10% a 20%*
Costos de software: 15% a 30%
Costos de recursos humanos: 40% a 60%
Además, se pagarán tarifas recurrentes anuales que no están incluidas en la implementación inicial. Verifica cuidadosamente las tarifas recurrentes, ya que afectarán significativamente tus costos a largo plazo. *esto puede reducirse o eliminarse mediante una implementación de SaaS (software como servicio)
3 factores que afectan el costo del software ERP
Típicamente, el software representa alrededor del 15% al 30% del costo total de implementación. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los diferentes proveedores tienen modelos de precios, por lo que los costos específicos del software pueden variar. Algunos factores clave influyen en estos costos.
- Número de usuarios: la cantidad de usuarios que necesitan acceder al ERP determinará el precio. Cuantos más usuarios necesiten acceder al ERP, mayores serán los costos de licencia. Microsoft Dynamics utiliza un recuento de usuarios, pero puedes agregar o restar usuarios en cualquier momento en tu contrato a través de un proveedor de CSP como Clients First.
- Industria y complejidad: para las organizaciones que operan en industrias especializadas, encontrar un sistema ERP que satisfaga adecuadamente sus necesidades puede ser un desafío. Esto a menudo lleva a la necesidad de una personalización extensa y la integración de complementos de terceros, lo que resulta en costos adicionales. Los fabricantes y los MRO, en particular, enfrentan gastos más altos debido a los requisitos adicionales específicos de la industria. Además, las organizaciones con múltiples líneas de negocio también experimentarán un impacto en los costos tanto del software como de la implementación.
- Número de ubicaciones: el proveedor puede cobrar más si tu organización opera en múltiples ubicaciones. Verifica el modelo de precios del proveedor para determinar cómo afectarán las múltiples ubicaciones a tus costos.
Costo del sistema de gestión de bases de datos
Las licencias del sistema de gestión de bases de datos utilizadas en el ERP generalmente se compran por separado del sistema. Alternativamente, pueden eliminarse mediante una implementación de SaaS/Cloud. El costo de estas licencias generalmente no está incluido en el costo de la implementación, ya que son un producto diferente fabricado por una empresa separada, como Microsoft. Algunos proveedores pueden utilizar un sistema de base de datos gratuito como MySQL, mientras que otros pueden recomendar sistemas costosos. La mayoría de los sistemas ERP utilizan Microsoft SQL Server u Oracle. Ambas bases de datos tienen un precio basado en el número de usuarios y/o el número de servidores (CPU).
Costo de la infraestructura
El costo de la infraestructura de una implementación de ERP incluye los gastos asociados con el hardware necesario. Esto incluye copias de seguridad, almacenamiento, computadoras de escritorio e infraestructura de servidores. El costo específico variará según la empresa, pero generalmente se encuentra dentro del 10% al 20% del costo total de implementación del sistema ERP. Las soluciones de SaaS/Cloud suelen poder ejecutarse en cualquier estación de trabajo o dispositivo con conexión a Internet, y no se requieren servidores para admitir el software.
Un aspecto a tener en cuenta es si la movilidad de tu ERP incluye la entrada de datos sin conexión. Muchas soluciones de ERP tienen aplicaciones móviles, y algunas funcionarán sin conexión y otras no. Un proveedor de servicios de Internet (ISP) confiable y de alto rendimiento es esencial para las empresas que hacen la transición a software como servicio. Muchas empresas optan por tener dos ISP: uno con disponibilidad, ancho de banda y conexiones cableadas robustas, y otro que sea más económico pero que se entregue a través de medios alternativos, como satélite. Esta configuración garantiza una conexión de respaldo si un ISP experimenta tiempo de inactividad, lo que garantiza el acceso ininterrumpido a las aplicaciones comerciales críticas.
Costo de los recursos humanos
La mayor parte del presupuesto de implementación de ERP se destina a los recursos humanos. El costo de los salarios de los empleados puede representar más del 50% del presupuesto total de implementación. Durante la fase de implementación de tu sistema ERP, es esencial asegurarse de que tus empleados estén comprometidos y completamente involucrados en el proyecto. Es posible que algunos usuarios avanzados necesiten dedicar más de la mitad de su semana laboral al nuevo sistema. Puede ser útil contratar trabajadores temporales para los empleados involucrados en el proyecto de ERP para garantizar que las operaciones comerciales regulares no se vean afectadas. Al seleccionar una solución ERP, es recomendable elegir una que sea fácil de usar y ampliamente adoptada. Las soluciones ERP convencionales suelen tener una mayor cantidad de trabajadores capacitados, lo que facilita encontrar y contratar el talento adecuado para tu implementación. Las tarifas de consulta para consultores externos generalmente oscilan entre $175 y más de $225 por hora.
Costos recurrentes
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