En el mercado existen muchas soluciones conocidas de gestión de proyectos y muchos otros productos de software menos conocidos. Todos ellos abordan al menos un aspecto de la gestión de proyectos, mientras que algunos afirman tener un enfoque integral de la gestión de proyectos. Elegir el mejor software de gestión de proyectos puede ser difícil. Veamos dos de las mejores opciones disponibles en el mercado: Smartsheet y ProjectManager. Ambos afirman ayudarte a gestionar tu proyecto, pero ¿cuál de ellos cumple con lo prometido? Comparemos y veamos cuál es la mejor opción para tus necesidades.

¿Qué es Smartsheet?

Smartsheet es un software de gestión de trabajo con el objetivo de lograr que los equipos colaboren. Esta herramienta basada en la nube cuenta con características complementarias, como asignación de tareas, seguimiento de progreso, calendarios para capturar fechas importantes y capacidades de intercambio de documentos. Su interfaz sencilla se asemeja a una hoja de cálculo, con filas y columnas que se pueden ordenar. Si la información en la hoja de cálculo tiene fechas, también se puede ver en el calendario. Los archivos se pueden adjuntar a las filas de la hoja de cálculo.

¿Qué es ProjectManager?

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que organiza tareas, equipos y proyectos. Es un software basado en la nube que facilita no solo la colaboración, sino también la toma de decisiones fundamentada gracias al acceso a datos en tiempo real. Creado por gestores de proyectos para gestores de proyectos y sus equipos, ofrece una serie de características que abordan cada fase de un proyecto. La planificación, el monitoreo, los informes, así como la gestión de tareas y recursos están cubiertos para ayudar a los equipos a trabajar de manera productiva. Hay herramientas de colaboración que conectan a los equipos y permiten que los interesados, subcontratistas y proveedores tengan acceso al proyecto. Las características de seguridad limitan el acceso y permiten que los externos vean pero no editen. Esto mantiene a todos informados y evita cambios accidentales que podrían retrasar el proyecto.

Características de Smartsheet

Smartsheet se centra principalmente en hojas de estilo Excel con énfasis en la colaboración entre compañeros de equipo. A continuación, se muestra un vistazo a las características de Smartsheet:

• Informes: Obtén datos e información del proyecto para una o varias hojas, luego filtra para profundizar en los detalles que deseas.
• Tablero de control: Crea un tablero de control para ver métricas clave, actualizadas en tiempo real.
• Gráficos de Gantt: Representa tu proyecto en una línea de tiempo que muestra tareas, dependencias y hitos.
• Tarjetas: Visualiza las tareas como tarjetas para organizar visualmente el flujo de trabajo en diferentes carriles y obtener transparencia en el proceso de trabajo.
• Calendarios: Recopila fechas importantes de tu hoja en un calendario, que se puede sincronizar con Google Calendars.

Características de ProjectManager

ProjectManager tiene características que abordan cada fase del proyecto, desde la iniciación hasta el cierre. Veamos sus ofertas:

• Informes: Informes con un solo clic sobre el estado del proyecto y el portafolio, hojas de tiempo, carga de trabajo y mucho más. Todos los informes se pueden compartir y filtrar para mostrar solo los datos que deseas ver.
• Tablero de control: No es necesario configurar el tablero de control, ya está integrado en la herramienta, lo que te brinda datos en tiempo real sobre costos, tiempo y más para una vista de alto nivel de tu progreso y rendimiento.
• Gráfico de Gantt: Visualiza el gráfico de Gantt o simplemente la vista de hoja, que elimina la línea de tiempo para mostrar más columnas. Totalmente personalizable, enlaza tareas dependientes, establece hitos, filtra la ruta crítica, establece una línea base para comparar el progreso planificado con el progreso real.
• Tableros Kanban: Obtén transparencia en tu proceso y reasigna recursos para evitar bloqueos. La vista de tablero divide tu producción en columnas. Las tareas se representan mediante tarjetas que se pueden arrastrar y soltar en el tablero. Los equipos pueden gestionar su lista de tareas pendientes y planificar iteraciones.

Precios de Smartsheet

Smartsheet ofrece una prueba gratuita de 30 días que tiene un conjunto limitado de características, así como varios niveles de planes de suscripción pagados:

• Pro: Este plan cuesta $7 por usuario al mes cuando se paga anualmente y tiene un máximo de 10 usuarios.
• Business: Este plan cuesta $25 por usuario al mes cuando se factura anualmente con un mínimo de 3 usuarios.
• Enterprise: Este plan requiere hablar con un representante de ventas.

Precios de ProjectManager

ProjectManager es una herramienta basada en suscripción con varias formas diferentes de acceder a sus características, incluida una prueba gratuita de 30 días. Los niveles de membresía son los siguientes:

• Equipo: Este plan permite usuarios ilimitados, $13 por usuario al mes anualmente.
• Business: Este plan permite usuarios ilimitados, $24 por usuario al mes anualmente.
• Enterprise: Este plan requiere acordar los términos con ventas.

Pros y contras de Smartsheet

Sí, puedes gestionar un proyecto en Smartsheet. Eso no significa que quieras hacerlo. Todo depende de lo que sea importante para ti y lo que no lo sea. La verdad es que Smartsheet hace un buen trabajo de gestión de proyectos utilizando una interfaz de hoja de cálculo, pero hay áreas en las que no es la herramienta ideal.

Pros de usar Smartsheet

• Colaboración: La colaboración es el mayor punto a favor de Smartsheet. El software facilita la colaboración a través del intercambio de archivos, comentarios en tareas y más. Esto proporciona transparencia y mantiene a todos los que trabajan en el proyecto sincronizados, ya sea que trabajen en la misma oficina o de forma remota.
• Vistas múltiples: Aunque tiene “hoja” en su nombre, hay más que simples hojas de cálculo para atraer a los usuarios. Estas hojas de cálculo hacen más que las variedades promedio de Excel. Puedes ver tu trabajo como una hoja de cálculo, calendario, gráfico de Gantt o vista de tarjetas.
• Informes: Cualquier herramienta de gestión de proyectos que se precie tendrá características de informes y análisis, y con esta herramienta, obtienes informes para encontrar tendencias, evitar problemas en un proyecto y obtener una visión general.

Contras de usar Smartsheet

• No es fácil de usar: Una de las mayores desventajas de Smartsheet es que es difícil de usar, especialmente si eres nuevo en la herramienta. No es una interfaz fácil de usar, lo que frustrará a los usuarios que deseen obtener análisis. Los datos se recopilan en una hoja de cálculo, lo que no facilita la lectura de la información a menos que generes un informe.
• Seguimiento limitado: Existe seguimiento, pero es limitado. Hay acciones comunes que aparecen en el registro de actividad, como quién vio qué hoja de cálculo, informe o tablero de control. También mostrará lo que se ha compartido, pero no hay un seguimiento detallado día a día, como el componente básico de toda gestión de proyectos: el informe de estado. El seguimiento que se puede hacer a menudo lleva mucho tiempo.
• No es flexible: La gestión de proyectos tiene diferentes enfoques o metodologías y Smartsheet no es ideal para algunos de ellos. Las tarjetas imitan los tableros kanban y deberían ser adecuadas para equipos ágiles o híbridos, pero estos equipos encontrarán que la funcionalidad a la que están acostumbrados no está presente en la herramienta. Esto se debe a que, independientemente de sus múltiples vistas, Smartsheet es realmente una hoja de cálculo con funciones adicionales pegadas encima de esa herramienta anticuada.
• El seguimiento es un complemento: Si bien Smartsheet ofrece seguimiento de tiempo, presupuesto y gestión de recursos, estas características te costarán. Requieren la compra de software complementario, lo que aumenta el precio base de la herramienta.
• Todo es un complemento: Su precio básico puede ser un inconveniente también. El precio estándar parece ser una oferta, pero luego no estás obteniendo todas las funciones en esa suscripción. Si deseas utilizar todas las características que Smartsheet promociona, te costará; y ese precio rápidamente dejará de ser tan competitivo como parecía al principio en comparación con otros software de gestión de proyectos similares en el mercado.

ProjectManager es la Mejor Alternativa a Smartsheet

No hay competencia. ProjectManager ofrece todas las características que tiene Smartsheet y agrega facilidad de uso, seguimiento de tiempo y un administrador de cuentas dedicado. Si no tienes tiempo para aprender una herramienta de gestión de proyectos compleja, tu presupuesto no es ilimitado y quieres todas las características que necesitas en un solo paquete dinámico, es probable que no quedes satisfecho con Smartsheet. ProjectManager es un software galardonado que organiza tus tareas, equipos y proyectos sin complicaciones. Te brinda la seguridad que exiges para proteger tus datos, como la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único. Hay múltiples vistas de proyectos que comparten datos para mantener a todos en la misma página y trabajar con las herramientas que prefieren. Si estás utilizando Smartsheet o estás interesado en él, entonces quieres una hoja de cálculo y nosotros tenemos nuestra vista de hoja de proyecto. Aquí puedes ver tu proyecto en columnas y filas personalizables, presentadas de manera clara y sencilla en una cuadrícula. Utiliza una de nuestras plantillas específicas de la industria para comenzar, o importa tu hoja de cálculo y todos tus datos aparecerán tal como los formateaste. Puedes establecer tareas, subtareas, dependencias y más. ProjectManager tiene múltiples vistas de proyectos, incluida una vista de hoja. Obtén más información. La vista de hoja de proyecto es igual que nuestra vista de gráfico de Gantt, que tiene todas las mismas funcionalidades con la adición de una línea de tiempo visual, donde las tareas dependientes están vinculadas para evitar cuellos de botella, se establecen hitos para dividir proyectos más grandes en partes más manejables y puedes calcular instantáneamente la ruta crítica y establecer una línea base para comparar tu progreso real cuando ejecutes el proyecto. Los equipos ágiles e híbridos obtienen todas las funcionalidades que desean en nuestra vista de tablero kanban. Pueden gestionar su lista de tareas pendientes y planificar iteraciones juntos. Los gerentes obtienen transparencia en su trabajo y pueden reasignar rápidamente recursos para satisfacer su capacidad y mantener el flujo de trabajo funcionando sin problemas. Nuestra herramienta basada en la nube facilita que los equipos trabajen de manera más productiva juntos. Pueden comentar a nivel de tarea, etiquetar a otros miembros del equipo para incluirlos en la conversación, adjuntar archivos y más. Los gerentes pueden describir la tarea, establecer plazos y etiquetas. A medida que los equipos actualizan sus estados, esos datos se alimentan instantáneamente en nuestra herramienta, lo que ayuda a los gerentes a tomar decisiones más informadas. A diferencia de Smartsheet, tenemos herramientas de presupuesto, gestión de recursos y seguimiento de tiempo integradas en nuestro software. Crea presupuestos, equilibra la carga de trabajo de tu equipo y realiza un seguimiento de los recursos no humanos. Utiliza hojas de tiempo seguras para agilizar el proceso de nómina y realizar un seguimiento del tiempo que tu equipo dedica a sus tareas, lo que también ayuda con la programación. Smartsheet no tiene ninguna de estas funcionalidades.

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ProjectManager hace todo lo que Smartsheet hace y más por menos. Planifica, monitorea e informa sobre tu proyecto al tiempo que brindas a tu equipo una plataforma colaborativa para trabajar mejor juntos. Obtén todo esto y la seguridad para mantener tus datos seguros. Únete a decenas de miles de equipos que ya han utilizado nuestra herramienta para llevar a cabo proyectos exitosos para organizaciones como la NASA, el Servicio Postal y el Bank of America. Prueba el software de forma gratuita hoy mismo.