El software de gestión de proyectos puede ser la herramienta poderosa que su equipo necesita para agilizar los flujos de trabajo, organizar tareas, realizar un seguimiento del progreso del equipo e incluso colaborar de manera más eficiente. Pero primero, debe reducir sus opciones principales antes de decidirse por una solución, y eso comienza por comprender las características esenciales del software de gestión de proyectos en las que su equipo dependerá día a día. Siga leyendo para conocer las características más comunes del software de gestión de proyectos.
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos es una herramienta digital utilizada para la planificación de proyectos, la gestión de recursos, el seguimiento de tareas, la colaboración en equipo, la automatización de flujos de trabajo y más. Cada producto puede tener diferentes características, pero el software de gestión de proyectos actúa como un espacio de trabajo virtual para administrar, organizar y colaborar en proyectos.
Características clave del software de gestión de proyectos: qué buscar
Capacidades de gestión de tareas y programación
¿Alguna vez se ha preguntado cómo sería su vida sin plazos de notas adhesivas dispersas y garabatos desordenados en pizarras? En lugar de notas escritas a mano y asignaciones verbales, los equipos pueden programar asignaciones en masa para todo un proyecto y notificar directamente a los asignados desde una sola plataforma. Las capacidades de gestión de tareas y programación son las características principales de cualquier software de gestión de proyectos, ya que permiten a los equipos tener un mayor control sobre cómo se asignan, programan y entregan las tareas. Además, el software de gestión de proyectos permite a los usuarios ver esas programaciones de tareas en múltiples vistas que pueden proporcionar información sobre dependencias de tareas, plazos proyectados y más.
Detalles y organización de tareas
Los detalles y las características de organización de tareas ayudan a proporcionar contexto para cada tarea al designar espacio para notas, adjuntos e incluso subtareas en ciertas ofertas de software. Estas características suelen estar disponibles como una ventana emergente que se activa cuando los usuarios hacen clic en cada tarea. En una sola página, los usuarios pueden realizar un seguimiento de los adjuntos específicos de la tarea, las conversaciones y las etiquetas. Una vez asignadas y programadas las tareas, los asignados aún necesitan detalles para comprender completamente el alcance de cada responsabilidad que se les asigna. Los detalles de la tarea proporcionan información esencial sobre la asignación, cómo se relaciona con el proyecto y las actualizaciones de los miembros del equipo a medida que pasa el tiempo. Las características de organización, como los archivos adjuntos y los hilos de conversación, van de la mano con los detalles de las tareas al realizar un seguimiento de los componentes esenciales dentro de cada tarea.
Características de comunicación
Las características de comunicación, a menudo denominadas características de colaboración, permiten a los equipos mantenerse conectados durante todo el ciclo de vida del proyecto a través de comentarios, etiquetas e incluso capacidades de mensajería instantánea. Estas características suelen ser asíncronas, lo que ayuda a los equipos a comunicarse de la manera más eficiente posible, independientemente de su ubicación física o zona horaria. Con las características de comunicación disponibles para cada tarea individual, los usuarios pueden comunicarse directamente sobre tareas específicas y elementos de acción en particular. Las características de comunicación son esenciales para mantener a los miembros del equipo informados, especialmente para equipos remotos o equipos que completan frecuentemente trabajos interdepartamentales. A lo largo del ciclo de vida del proyecto, las herramientas de comunicación facilitan a los equipos llenar los vacíos entre las reuniones con actualizaciones instantáneas que brindan claridad sobre el estado de las tareas individuales.
Características de personalización
Las características de personalización se refieren a una amplia gama de capacidades que permiten a los equipos personalizar su software de gestión de proyectos según las necesidades específicas de sus equipos. Si bien las características individuales pueden variar de una solución a otra, las características de personalización comunes incluyen la capacidad de arrastrar y soltar para reorganizar el orden de las tareas, desarrollar campos y etiquetas personalizados dentro de las listas de tareas, crear paneles de control personalizados para diversos proyectos e incluso cambiar los esquemas de color dentro de la interfaz del software. Las características de personalización facilitan la personalización de su software de gestión de proyectos para adaptarlo más estrechamente a las necesidades de su organización. Para casos de uso altamente específicos, en particular, las características de personalización son importantes. Por ejemplo, las opciones de personalización pueden ayudar a personalizar la experiencia de los usuarios en los departamentos de una organización, como campos únicos para un equipo de marketing frente a un equipo de desarrollo de productos.
Integraciones
Las integraciones permiten a los usuarios conectar aplicaciones de terceros a su software de gestión de proyectos elegido para ampliar la funcionalidad. Por lo general, las integraciones se conectan al software de gestión de proyectos a través de integración directa o indirecta, a través de un proveedor como Zapier o Integrately. Si bien las opciones de integración individuales pueden variar según el producto, las opciones de integración comunes como Zoom, Slack y Google Drive tienen como objetivo ayudar a los usuarios a conectar las aplicaciones que ya utilizan mientras amplían la funcionalidad de su solución actual de gestión de proyectos. Las opciones de integración benefician a los equipos de tres maneras principales: al ayudarlos a conectar las aplicaciones en las que confían diariamente con su nueva solución de gestión de proyectos, al aumentar las capacidades del software de gestión de proyectos y al ayudar a limitar la navegación entre aplicaciones durante las operaciones diarias. Para los equipos que dependen de una pila tecnológica preestablecida, las integraciones son esenciales para mantener las cosas funcionando sin problemas.
Paneles de control
Los paneles de control permiten a los usuarios ir más allá de simplemente administrar y asignar tareas para extraer información valiosa sobre los flujos de trabajo del equipo, el progreso del proyecto e incluso posibles obstáculos en el proceso que requieren atención urgente, todo desde una vista cohesiva. Los equipos que gestionan múltiples proyectos pueden ver estadísticas y actualizaciones de progreso sobre proyectos en todo el portafolio, así como compartir esas descripciones generales con clientes externos fácilmente. Por lo general, los equipos pueden personalizar el panel de control con widgets que resalten la información más esencial primero. Las vistas del panel de control son una forma conveniente y poderosa para que los equipos vean detalles sobre el estado de un proyecto o proyectos desde una sola página. Pero lo que es más importante, las características del panel de control pueden ayudar a los equipos a aumentar la transparencia sobre el progreso del proyecto, tomar decisiones mejor informadas basadas en datos y ayudar a los equipos a evitar posibles problemas antes de que se conviertan en una amenaza al mantenerse al tanto de los datos del proyecto.
Opciones de automatización
¿Alguna vez has deseado tener un conjunto adicional de manos para ayudarte a manejar tu carga de trabajo? Las automatizaciones pueden ayudar. Las automatizaciones de flujo de trabajo ayudan a acelerar las tareas repetitivas y agilizar los flujos de trabajo a través de desencadenantes predefinidos que toman medidas basadas en eventos específicos. Estos desencadenantes funcionan en segundo plano de sus operaciones diarias mientras utiliza su software de gestión de proyectos para enviar notificaciones, cambiar el estado de las tareas, actualizar las prioridades del proyecto, asignar tareas a miembros designados del equipo, enviar correos electrónicos a compañeros de trabajo y más. Si bien muchas soluciones de gestión de proyectos ofrecen opciones de automatización predefinidas, las automatizaciones son altamente personalizables para adaptarse a las necesidades únicas de su equipo.
Opciones de aplicaciones móviles
En el mundo altamente remoto de hoy, el trabajo a menudo nos acompaña mucho más allá de nuestros escritorios, ahí es donde entran en juego las opciones de aplicaciones móviles. Si bien todas las soluciones de gestión de proyectos están diseñadas para funcionar en una configuración de escritorio, explorar soluciones que ofrecen opciones de aplicaciones móviles puede ser crucial. Las opciones de aplicaciones móviles brindan a los usuarios la libertad de disfrutar de la misma funcionalidad que en la aplicación de escritorio mientras están en movimiento, dondequiera que sus dispositivos móviles los lleven. Tener la ventaja adicional de una aplicación móvil como opción para utilizar su software de gestión de proyectos agrega flexibilidad a su flujo de trabajo en general. Específicamente, permite a los equipos mantenerse al tanto de las actualizaciones a medida que ocurren, incluso si están lejos de su escritorio, lo cual puede ser especialmente crucial para los equipos remotos.
Características de escalabilidad
Las características de escalabilidad se refieren a una amplia gama de funcionalidades que tienen como objetivo respaldar a los equipos a medida que crecen y se expanden. Principalmente, estas características caen bajo la categoría de escalabilidad al responder una pregunta clave: “¿Cómo nos ayudará esta característica a escalar?”. Si bien las características individuales pueden variar de una solución a otra, dentro de esta categoría, hay algunas características clave a considerar: número de usuarios, capacidad de múltiples proyectos y evolución del software. Para cualquier organización, el crecimiento es importante y inevitable. Una vez que haya pasado por el proceso de investigar, probar, seleccionar e introducir su solución de gestión de proyectos elegida a su equipo, no querrá arriesgarse a superarla a medida que crezca y volver al punto de partida. Las soluciones de gestión de proyectos con características que admiten un alto nivel de escalabilidad facilitan que las organizaciones se centren en la productividad y la innovación sin tener que saltar demasiados obstáculos para asegurarse de que el software en sí pueda mantenerse al día.
Características de seguridad
El software de gestión de proyectos es una parte crucial de su organización que almacena información importante y confidencial. Las características de seguridad ayudan a brindarle la tranquilidad de que los datos sensibles se almacenan con integridad de manera segura dentro de una solución de software protegida. Hay dos áreas clave de funcionalidad a considerar al examinar las características de seguridad en el software de gestión de proyectos: seguridad física y de red y seguridad de la aplicación. Las características de seguridad física y de red se refieren a cómo su proveedor de software administra físicamente sus datos y en su red. ¿Dónde y cómo se almacenan los datos? ¿Cómo se realiza la copia de seguridad de los datos en caso de interrupciones o fallas del servidor? ¿Cómo almacena de manera segura su solución de gestión de proyectos sus datos? La seguridad de la aplicación se ocupa directamente de cómo los usuarios pueden acceder de manera segura a los datos dentro de la interfaz del software. Estas características incluyen cosas como la autenticación de dos factores, los permisos y limitaciones de acceso de usuario, la capacidad de monitorear las actividades de los usuarios y el acceso y la seguridad de la aplicación móvil. Las características de seguridad avanzadas brindan tranquilidad adicional cuando se trata de almacenar datos confidenciales dentro de su solución de gestión de proyectos y evitar que esos datos caigan en manos equivocadas.
Vistas de proyectos
Cuando se trata de gestión de proyectos, la flexibilidad es fundamental. Las vistas de proyectos le permiten visualizar tareas y plazos de proyectos de manera interactiva, más allá de la planitud bidimensional de una vista de lista tradicional. Algunas de las opciones de vista de proyecto comúnmente disponibles en el software de gestión de proyectos incluyen: vista de tablero, vista de tabla, vista de calendario y vista de diagrama de Gantt. Tener la flexibilidad de ver proyectos de varias formas puede ayudar a su equipo a comprender mejor las expectativas y los plazos del proyecto. Especialmente cuando se trata de presentar un plan de proyecto a las partes interesadas y miembros del equipo, tener una variedad de vistas de proyecto para elegir proporciona una mayor claridad y transparencia.
Características únicas
Aunque se espera que las características comunes, como la programación de tareas, estén presentes en cualquier solución de gestión de proyectos, se pueden explorar características más únicas de un proveedor a otro. Por ejemplo, algunos proveedores ofrecen capacidades integradas de seguimiento del tiempo, funcionalidad impulsada por inteligencia artificial, facturación e incluso capacidades de facturación. Si bien es posible que no compre una solución de gestión de proyectos específica solo por sus características únicas, puede ser un valor agregado tremendo que puede inclinar la balanza a medida que examina varios proveedores de software. Estas características, como la capacidad de seguimiento del tiempo mostrada anteriormente, demuestran cómo una solución en particular puede abordar desafíos específicos y simplificar los flujos de trabajo dentro de su organización.
Si está listo para comenzar el proceso de selección de una solución de gestión de proyectos para su organización, podemos ayudarlo. Consulte nuestra guía “Cómo elegir un software de gestión de proyectos en 2023” para obtener una descripción detallada de las consideraciones que debe tener en cuenta al seleccionar un proveedor de software de gestión de proyectos.
