Por Tomer Sagi

He estado pensando en este concepto durante un tiempo y decidí plasmarlo en un diagrama para ver si funciona. Tiendo a ver la gestión de proyectos más allá del triángulo estándar de restricciones (tiempo, costo, alcance mientras se controla la calidad). Quería incluir las necesidades y los requisitos en la mezcla, además de los entregables y el valor como resultados. Naturalmente, creo que todos están vinculados entre sí para comenzar, controlar y completar un proyecto. Creo que la gestión de proyectos es un proceso definido con entradas y salidas definidas y en el medio necesitaremos controlar ciertos aspectos (dimensiones) para lograr los resultados deseados. Por lo tanto, aquí está mi propuesta:

Figura 1: El octágono de la gestión de proyectos

Entrada: Creo que la entrada del proyecto está compuesta por necesidades/deseos y objetivos/requisitos.

Necesidades/Deseos: Creo que hay una diferencia distintiva entre las necesidades y los deseos. Recientemente tomé un curso de marketing y creo que muchos conceptos de gestión de proyectos podrían modelarse a partir del contexto del marketing. El marketing distingue claramente las necesidades y los deseos. Tomemos, por ejemplo, la necesidad humana básica de comer, y una necesidad se traduciría en “Tengo hambre”. Un deseo en este caso se referiría al deseo de un producto específico. En este ejemplo, “Quiero McDonald’s”. Creo que podrían agruparse y formar la base de un deseo/razón para comenzar cualquier trabajo. En futuros artículos investigaré estas dos áreas con más detalle.

Objetivos/Requisitos: Después de establecer las necesidades/deseos, se pueden investigar algunas opciones posibles. Una vez seleccionada una solución, se inicia un proceso de recopilación de requisitos o aclaración de objetivos. Aquí se involucra a una variedad de partes interesadas y se capturan sus requisitos. Los requisitos son específicos de una solución, la que se seleccionó previamente. Creo que siempre existe una fase de exploración de opciones al comienzo de un proyecto, ya que muchas veces las partes interesadas/usuarios confunden la necesidad con el deseo (ver ejemplo anterior). ¿Cuántas veces hemos escuchado a las partes interesadas decir “Quiero el producto X” o “Quiero usarlo de esta manera”? Esto normalmente es “adelantarse a los acontecimientos” y un simple análisis de necesidades podría ilustrar la verdadera demanda o problema.

Control: Esta capa se basa en el triángulo estándar de restricciones (en este caso, la parte cuadrada del octágono). No me extenderé en esta capa en esta etapa, ya que asumo que esto es familiar para la mayoría de los gestores de proyectos. Mencionaré que la calidad es algo que se utiliza a lo largo del proyecto como una garantía de calidad de los entregables y la calidad percibida por las partes interesadas o usuarios.

Salida: Las salidas sellan el proyecto y están directamente vinculadas a las dimensiones de entrada. Por ejemplo, la dimensión del valor está directamente vinculada a la necesidad.

Entregables: El resultado de cualquier proyecto será en forma de un entregable, tangible o intangible. Los entregables están directamente vinculados a la segunda dimensión = requisitos/objetivos.

Valor: Esta es una dimensión clave. Esta dimensión incluye los beneficios (ya que el valor es algo que debe ser valorado por el cliente y asegurarse de que se hayan realizado los beneficios). ¿Escucho la medición de la realización de beneficios? Otro punto clave aquí es que el valor debe ser calificado por el cliente y no por el equipo de entrega del proyecto.

Ejemplo #1 (no tecnológico): Tomemos, por ejemplo, una situación como la siguiente:

• Entrada: Tengo frío = Tengo la necesidad de estar caliente. Podría tener un deseo = Quiero una camiseta específica. Mis requisitos son = manga larga, color azul con un patrón genial.
• Control: Debo invertir tiempo en encontrar esta camiseta. Debo pagar para comprar una camiseta. Debo asegurarme de comprar solo la camiseta (y no pantalones, etc.). Quiero asegurarme de que la camiseta sea de buena calidad.
• Salida: Tengo una camiseta en mi mano. ¿Me hace sentir caliente?

Ejemplo #2 (tecnológico): Tomemos, por ejemplo, un proyecto para desarrollar un servicio de asistencia en línea para proporcionar información útil a los clientes sobre productos específicos.

• Entrada: Necesito mejorar la satisfacción del cliente. Elegí un servicio de asistencia en línea para proporcionar información al cliente (solución elegida). Quiero que el sitio web sea fácil de usar, fácil de entender y bien diseñado (requisitos). Solo tengo $30,000 en mi presupuesto.
• Control: Debo asegurarme de que el sitio web se desarrolle por debajo o en $30,000. Debo asegurarme de que entreguemos exactamente lo que se requiere. Debo asegurarme de que entreguemos en un mes. Debo asegurarme de que la calidad del sitio se mida y se califique como alta.
• Salida: Tengo un sitio web que cumple con los requisitos. ¿Valor? = ¿He mejorado la satisfacción del cliente? Hagamos una encuesta y veamos…

Nota: Esta cadena de comida rápida se menciona únicamente como ejemplo. PM Hut no respalda ninguna empresa, producto o individuo en el cuerpo de sus artículos.

Tomer Sagi es un gerente senior de proyectos de TI que ha estado gestionando proyectos de software utilizando metodologías RUP, Prince2 y Agile durante los últimos 4 años. Ha introducido a las empresas en métodos y prácticas ágiles, incluyendo Scrum, Scrum-ban, Lean y TDD. “Chaos Dimention” es una consultoría de gestión de proyectos y una empresa de servicios profesionales con sede en Wellington, Nueva Zelanda. “tProject” es un blog de Tomer Sagi que recopila y comunica métodos y prácticas de gestión de proyectos prácticos y probados en el tiempo. Visítalo en http://www.chaosdimention.com/.