Como consultor de gestión de proyectos en JPStewart Associates, he descubierto que muchos proyectos fracasan por completo. Y además, que muchos de estos fracasos ocurren por las mismas razones. Por eso he compilado una lista de las 10 razones por las que los proyectos fallan, en gran parte basado en mi propia experiencia.

También he intentado compartir algunas ideas sobre cómo se pueden superar cada uno de estos problemas. Sigue leyendo para ver cómo definir objetivos claros, realizar una planificación de proyectos sensata, ejercer habilidades de liderazgo adecuadas y establecer metas razonables pueden convertir el fracaso del proyecto en éxito del proyecto.

1. Desbordamiento del alcance

El alcance del proyecto es todo lo que vas a hacer y, por el contrario, lo que no vas a hacer. Una vez que hayas definido los objetivos del trabajo del proyecto, generalmente a través de una Estructura de Desglose del Trabajo, debes congelarlo y protegerlo celosamente contra cambios no planificados.

Es importante destacar que los cambios en el plan del proyecto iniciados a través de un comité de gestión de cambios están bien, ya que el profesional de la gestión de proyectos puede emitir un nuevo cronograma, realizar una estimación de riesgos y planificar el presupuesto en torno a los nuevos objetivos según sea necesario. De lo contrario, seguramente no cumplirás con tus entregables objetivo y el desbordamiento del alcance llevará al fracaso del proyecto, lo que hará que tanto el equipo como el cliente estén insatisfechos.

2. Recursos sobrecargados

De la mano del desbordamiento del alcance, a menudo hay demasiados recursos trabajando en demasiados proyectos fallidos al mismo tiempo. Además, muchos gerentes parecen no tener control sobre lo que sus recursos están haciendo todo el tiempo.

Es mejor que los gerentes se reúnan semanalmente para discutir el uso de los recursos, tal vez utilizando software de gestión de proyectos para mantenerse en el camino correcto.

3. Comunicación deficiente

Muchos miembros del equipo en un proyecto solo conocen al director del proyecto a través de su (a menudo deficiente) comunicación. Los equipos los conocen por cómo se escucha su voz en la llamada de Zoom o por lo bien escritos que están sus correos electrónicos.

Al esforzarse por definir objetivos poco claros y comunicar metas y procesos a los equipos, el director del proyecto fortalece la colaboración del equipo. Si el director del proyecto y otros líderes de la organización no son comunicadores claros y sin ambigüedades, entonces el caos, la confusión y el fracaso seguirán.

4. Mala gestión de los interesados

Los interesados y los líderes de la empresa tienen un interés personal en el proyecto, para bien o para mal. Es responsabilidad del director del proyecto no solo identificar a todos los interesados, sino también saber cómo gestionar y comunicarse con ellos de manera oportuna.

Por eso, desarrollar un plan de comunicación es una parte integral para evitar el fracaso de la gestión de proyectos.

5. Estimaciones poco confiables

Los directores de proyectos confían en las estimaciones de trabajo en su planificación, pero las estimaciones a menudo son solo conjeturas de los miembros del equipo del proyecto que intentan calcular la duración de las tareas en función de cuánto tiempo les llevó la última vez.

Esto puede resultar ser totalmente preciso o puede estar completamente equivocado. Si están equivocados, una mala estimación conduce a un cronograma defectuoso, objetivos inalcanzables y un mayor riesgo, y en última instancia, al fracaso del proyecto. Los registros históricos entre proyectos ayudan a los equipos de proyectos a perfeccionar sus metas.

6. Falta de gestión de riesgos

Cada proyecto es único y, por lo tanto, la gestión de proyectos está llena de incertidumbre. Cuando intentamos calificar y cuantificar esa incertidumbre, lo llamamos riesgo. Es responsabilidad del director del proyecto anticipar de manera proactiva las cosas que podrían salir mal; por eso, una gestión adecuada de los riesgos conduce al éxito.

Una vez que han identificado los riesgos, el director del proyecto y el equipo pueden decidir durante la planificación del proyecto cómo mitigar y evitar esos riesgos específicos, en caso de que ocurran.

7. Cultura de proyecto no respaldada

Una vez me pidieron que consultara para una empresa y descubrí que un proyecto complejo estaba siendo manejado por una secretaria no capacitada que usaba 20 hojas de cálculo de Excel.

En este caso de fracaso del proyecto, está claro que los patrocinadores y el liderazgo no entendían completamente lo que se necesitaba para gestionar un proyecto, ya sea en software de gestión de proyectos o utilizando personal capacitado. Este tipo de fracaso no es fácil de resolver, porque requiere educación de la alta dirección y un cambio cultural.

8. El director de proyecto accidental

Esto es similar, pero no exactamente lo mismo, que una cultura de proyecto no respaldada. En este caso de fracaso del proyecto, lo que suele suceder es que una persona técnica (desarrollador de software, químico, etc.) tiene éxito en su trabajo.

Basándose en ese éxito, a esta persona se le asciende a director de proyecto y se le pide que gestione proyectos técnicos. El problema es que a menudo no reciben capacitación en gestión de proyectos y es posible que carezcan de las habilidades sociales y de liderazgo que requiere el trabajo. Y así, se tambalean y a menudo fracasan a pesar de los éxitos anteriores.

Esto no quiere decir que solo los PMP certificados puedan ser buenos directores de proyectos, pero la capacitación es esencial. Al menos, todos los nuevos directores de proyectos deben estar familiarizados con el establecimiento de metas y objetivos de proyectos precisos, el desarrollo de cronogramas de proyectos, la gestión de personas y la implementación adecuada de proyectos. Y primero se les deben asignar proyectos pequeños para mejorar sus habilidades.

9. Falta de sesiones de planificación en equipo

Este escenario de fracaso se puede evitar fácilmente, ya que no hay una forma más efectiva de comenzar un proyecto que hacer que todo el equipo se reúna para una sesión de planificación. Esto permite que todos trabajen juntos en los artefactos del proyecto, como los cronogramas y la Estructura de Desglose del Trabajo, pero también para desarrollar el trabajo en equipo y comprometerse con el proceso de gestión de proyectos.

10. Monitoreo y control

Muchos directores de proyectos crearán un cronograma y nunca lo actualizarán (o rara vez lo harán). O si lo hacen, simplemente completarán el porcentaje realizado, que es un número arbitrario elegido a menudo al azar por los miembros del equipo.

No es sorprendente, entonces, que los plazos incumplidos sean frecuentes y los proyectos fracasen. Evita este fracaso registrando los datos reales de gestión de proyectos, como la fecha de inicio, el trabajo realizado y la estimación del trabajo restante. Esta es otra área donde el software de gestión de proyectos es un salvavidas.

El uso de software de gestión de proyectos para administrar la comunicación, la gestión de tareas y la programación mantendrá a los gerentes y miembros del equipo al tanto de cada fase de un proyecto. El acceso fácil a herramientas de colaboración y actualizaciones dinámicas de tareas, así como la asignación organizada de recursos, son solo algunos de los beneficios que pueden proporcionar algunas de las siguientes herramientas.

Aunque el software de gestión de proyectos no elimina la posibilidad de fracaso del proyecto, ayuda a los equipos a prepararse de manera proactiva para cada proyecto exitoso y elimina algunas de las razones por las que los proyectos fallan.