Cuando planifique su próximo proyecto, considere estas plantillas, las recomendaciones de Devin Deen, nuestro experto residente en gestión de proyectos, para hacer el trabajo correctamente. En la revisión: Las 10 mejores plantillas, formularios e informes de gestión de proyectos, Devin compartió sus 10 plantillas favoritas de gestión de proyectos. Las plantillas son útiles para ahorrar tiempo en la creación de documentación del proyecto. También discutió qué plantillas son útiles en diferentes fases del proyecto, lo cual puede leer con más detalle en la transcripción a continuación. Aquí están las diez plantillas más importantes de Devin (redoble de tambores):
- Business Case
- Plan de proyecto
- Registro de problemas
- Registro de riesgos
- Formulario de control de cambios
- Registro de cambios
- Registro de aceptación
- Informe de estado del proyecto
- Informe de cierre del proyecto
- Formulario de revisión de fase
Ahora, sus informes deben crearse a través de su herramienta de planificación en línea, tanto como sea posible. Aquí, vemos la mayoría de nuestros informes a través del panel de control del proyecto, y luego personalizamos otros informes como salidas para agregar a informes más formales para las partes interesadas.
Consejo profesional: Puede resultar útil delegar algunos informes a diferentes miembros del equipo para compartir la carga. Guarde sus documentos en línea en una carpeta compartida para que todos los miembros del equipo puedan acceder a ellos. Para obtener plantillas gratuitas de gestión de proyectos, visite la sección de recursos de nuestro sitio. Allí, puede descargar nuestras 5 mejores plantillas. ¡Vuelva la próxima semana y gracias por su atención!
Transcripción
Hola, soy Devin Deen, Director de Contenido aquí en ProjectManager.com. Hay 51 plantillas de gestión de proyectos en la metodología de gestión de proyectos Method123 que cubren la iniciación, planificación, ejecución y cierre. Ahora puedes tomar esas plantillas tal como están, o puedes descargarlas desde el marco de MPMM, personalizarlas y luego compartirlas en tu portal web del proyecto, SharePoint o incluso cargarlas en ProjectManager.com donde tu equipo está trabajando. Aquí están mis diez mejores:
- Business Case
- Plan de proyecto
- Registro de problemas
- Registro de riesgos
- Formulario de control de cambios
- Registro de cambios
- Registro de aceptación
- Informe de estado del proyecto
- Informe de cierre del proyecto
- Formulario de revisión de fase
El caso de negocio siempre es crítico para obtener esa plantilla de caso de negocio. El caso de negocio establece las prioridades del proyecto. Realmente transmite cuál será el beneficio empresarial del proyecto y realmente motiva al equipo del proyecto, no solo para entregar sus tareas, sino también para ver el panorama general, ver ese efecto aguas abajo y el cambio empresarial que su proyecto va a implementar. Es bueno tener a mano esa plantilla de caso de negocio. El plan de proyecto toma los beneficios empresariales y las ideas principales y la visión de ese caso de negocio y lo pone en un plan o en un enfoque donde realmente vas a ejecutarlo. Ese plan de proyecto es un documento muy completo. Tiene tu cronograma del proyecto, tiene tus problemas iniciales e ideas de riesgos sobre dependencias, suposiciones, los roles y responsabilidades, pero lo más importante es lo que está dentro del alcance y lo que está fuera del alcance, cuáles son tus entregables. Mira, es un documento completo y definitivamente uno que debes tener. Luego, el registro de problemas, el registro de riesgos, el formulario de control de cambios y el registro de cambios. Estos son vitales durante la fase de ejecución de tu proyecto para asegurarte de que tienes actividad en marcha, estás gestionando proactivamente tu proyecto como lo demuestran los elementos que se incluyen en cada uno de esos registros. Estos son cuatro elementos que realmente debes tener cuando estás trabajando en tu proyecto. Tu registro de aceptación, un elemento muy importante. A medida que tu proyecto completa sus entregables, es bueno tener a mano esa plantilla de registro de aceptación. Modifícala para tu proyecto y asegúrate de que tus partes interesadas aprueben incrementalmente a medida que entregas cada uno de tus entregables. No esperes hasta el final del proyecto para que firmen una gran lista de entregables, es muy difícil hacer que lo hagan todo de una vez, haz que lo hagan a medida que el proyecto entrega cada entregable. Informe de estado del proyecto, no puedes vivir sin eso. Debes tener ese informe de estado durante la ejecución del proyecto. Solo para asegurarte de que al menos semanalmente el equipo del proyecto y tus partes interesadas estén informados sobre lo que está sucediendo con el proyecto. Piensa en ese informe de estado del proyecto como tu boletín informativo, ¿verdad? Es tu periódico, es comunicación, le está diciendo a todos qué está pasando, qué va a pasar la próxima semana, qué pasó la semana anterior y qué cosas pueden o no estar yendo bien. Informe de cierre del proyecto. ¿Cuántos de nosotros hemos visto proyectos que continúan y continúan y continúan y nunca realmente terminan? Mira, apuesto a que esos proyectos no utilizaron la plantilla de informe de cierre del proyecto. Si lo hubieran hecho, realmente habrían dado fin a ese proyecto. Siempre habrá acciones y algunos problemas que deben hacerse al final del proyecto. Pero ese informe de cierre del proyecto realmente te ayuda como gerente de proyecto a cerrar el proyecto, despedirte de tus proveedores, celebrar y luego llevar esas acciones y llevarlas a las operaciones habituales del negocio para el equipo que se encarga de la salida de tu proyecto para mantenerlo y usarlo a diario. Formulario de revisión de fase. Muy importante usar un formulario de revisión de fase durante el proyecto para que puedas tomar aprendizajes de la fase anterior, ingresarlos en la fase actual para que estés mejorando constantemente tus procesos y la ejecución de tu proyecto. Mira, si estamos varados en una isla desierta juntos y nos encontramos hablando con un balón de voleibol llamado Spaulding, seguramente no te sorprenderás cuando saque estas diez mejores plantillas de gestión de proyectos y juntos las usemos para salir de la isla y volver a la civilización. Para obtener otros consejos y técnicas de gestión de proyectos y probar nuestro software, regístrese en ProjectManager.com.
