A medida que los procesos empresariales se centran cada vez más en las demandas de los clientes en un mercado en constante cambio, la migración de CRM personalizado es cada vez más esencial. Sin embargo, antes de embarcarse en este proceso complejo y costoso, es fundamental tener en cuenta que la migración adecuada de datos de CRM es crucial para garantizar que no se pierdan ni se dañen los datos. Imagina irte de vacaciones y no etiquetar tu equipaje, lo que resulta en que tus maletas se pierdan en el sistema. Formatear y preparar los datos para tu nuevo CRM garantiza que lleguen a su destino de manera segura, y una lista de verificación de migración de datos de CRM personalizado puede ayudarte a lograrlo. En este artículo responderemos preguntas esenciales sobre qué sucede durante una migración de CRM. También explicaremos los desafíos y beneficios de la transición a un CRM personalizado. Comencemos con una breve descripción general del proceso de migración de CRM.

¿Qué sucede durante una migración de CRM?

La migración de datos de CRM implica importar datos de una hoja de cálculo a un sistema de CRM o transferir datos de un sistema de CRM a otro. Esta transferencia suele ser sencilla siempre que tus datos estén adecuadamente formateados, y varios sistemas de CRM ofrecen herramientas para agilizar la importación y exportación de datos. Como cada empresa tiene necesidades únicas, es útil utilizar un CRM personalizado para garantizar que la centración en el usuario esté en el corazón de tus procesos empresariales. Sin embargo, la transición a un CRM personalizado tiene muchos desafíos, los principales ejemplos de los cuales consideraremos a continuación.

Desafíos de la transición a un CRM personalizado

A pesar de la necesidad de un CRM, existen muchos desafíos en la transición a un proceso de migración de datos de CRM personalizado, el primero de los cuales implica la propiedad. Para garantizar una migración fluida del antiguo CRM al nuevo sistema de CRM objetivo, es vital definir la propiedad y las relaciones dentro de tu organización. ¿Es posible que los corredores “posean” empresas y contactos? ¿Debería haber múltiples propietarios o equipos? ¿Qué seguridad debes establecer dentro de tu proceso de migración de datos de CRM? Responder a estas preguntas vitales durante la fase de descubrimiento inicial ayudará a crear una experiencia de usuario óptima dentro del sistema.

Repetición de datos: cuando hay múltiples registros para la misma empresa/contacto en tu antigua base de datos, es esencial asignar un equipo de personas para determinar cuáles necesitan fusionarse o eliminarse. Tener una única versión de la verdad es inmensamente beneficioso, ya que numerosas duplicaciones conducen al desorden y la confusión. Además, no hay una razón válida para tener diferentes cuentas para una empresa, así que asegúrate de fusionarlas.

Migración de datos incompleta: para garantizar que el nuevo sistema esté actualizado, es esencial completar cualquier brecha en el sistema antiguo. Aunque puede parecer que tus datos están estructurados y documentados con precisión, esto no siempre es así. Tómate el tiempo para familiarizarte con dónde ha colocado tu empresa los datos y su estado actual. Esto te permitirá decidir qué información debe migrarse, actualizarse o eliminarse. No subestimes la importancia de tener un conocimiento exhaustivo de tus datos fuente. Tomar tiempo adicional aquí puede ayudar a garantizar que todo funcione sin problemas durante todo el proceso de migración a medida que transfieres todos los datos necesarios.

La conciencia de estos desafíos es esencial para garantizar una exitosa migración de datos de CRM personalizado. Pero a pesar de los desafíos de este proceso, verás muchos beneficios cuando lo logres.

Beneficios de migrar a un CRM personalizado

Aunque ahora puedes entender qué es la migración de datos de CRM, es posible que no esté claro si beneficiará a tu empresa. Las empresas eligen nuevos sistemas por muchas razones; su software actual no rinde lo suficiente, el soporte técnico es insuficiente o los costos de mantenimiento son demasiado altos. Con la migración de CRM personalizado, estos problemas pueden convertirse en algo del pasado. Si tu sistema actual no proporciona una integración efectiva con las herramientas empresariales y carece de componentes esenciales, puede ser el momento de considerar un cambio. Hay innumerables ventajas de la transición a una nueva solución de CRM. Aquí hay algunas:

• Productividad optimizada
• Mayor seguridad de datos
• Acceso fácil a los datos
• Mejora de la experiencia del cliente
• Funcionalidad mejorada

Además, seguir cuidadosamente una lista de requisitos de migración de CRM para implementar nuevo software de CRM puede mejorar la eficiencia, ayudar a reducir costos y lograr un retorno de la inversión rápido. Sin embargo, una estrategia de migración es esencial para lograr este objetivo.

Por qué importa tu estrategia de migración

Planificar e implementar una estrategia de migración de CRM personalizado es esencial por muchas razones, a saber:

• Evitar la pérdida de datos
• Evitar daños en los datos
• Garantizar la seguridad de los datos durante el tránsito
• Evitar la pérdida de datos y el daño a la reputación de la empresa

Además de ser consciente de los puntos mencionados anteriormente, hay otras formas de garantizar una exitosa migración de datos de CRM personalizado, como conocer las mejores prácticas y saber qué evitar.

Mejores prácticas para la migración de CRM personalizado

Es esencial ser consciente de las mejores prácticas y qué evitar al migrar a un CRM personalizado de manera exitosa, segura y eficiente. El primer aspecto a considerar es el alcance del proyecto y la organización de tu presupuesto.

1. Define tu presupuesto y alcance

A menudo, las empresas subestiman los costos y el tiempo asociados con la migración de CRM. Suelen optar por la mentalidad de “más vale prevenir que lamentar” al migrar sus datos sin considerar la complejidad o el costo. Aunque esto puede parecer una buena idea inicialmente, puede costar más en capacidad de almacenamiento adicional para CRMs basados en la nube y otros gastos relacionados con los datos. A veces, estos cargos ocultos pueden superar el costo inicial de comprar e implementar la plataforma de CRM elegida. Para evitar que surja este problema, es una buena práctica realizar una investigación exhaustiva y descubrir cualquier sobrecarga potencialmente oculta antes de comenzar el proceso de transición.

2. Evalúa los contactos heredados

Evaluar todos los contactos heredados y los datos asociados es esencial al migrar a tu nuevo CRM. Recuerda que tener datos limpios y organizados es fundamental para garantizar una migración exitosa. Por lo tanto, trabaja con las partes interesadas clave para revisar los registros en busca de duplicados, nueva información de contacto o errores que puedan haber notado. Además, asegúrate de que cada parte interesada tenga aportes sobre cómo este registro de contacto puede ayudar a tu empresa a alcanzar sus objetivos. Para maximizar tus posibilidades de éxito, considera los siguientes campos de datos:

• Grupos de clientes: ¿Vale la pena migrar los grupos de clientes en tu antiguo CRM y se están utilizando actualmente? ¿Hay campos de la industria limpios mapeados para la segmentación contenidos en estos datos?
• Campos personalizados: es hora de decidir cuáles mantener a largo plazo y cuáles se crearon únicamente para una campaña o objetivo a corto plazo. Saber esto te ayudará a determinar qué contenido debe permanecer en tu base de datos.
• Campos redundantes: ¿Tienes grupos de campos redundantes en tus datos heredados? Asegúrate de que la información siga siendo aplicable. Puede ser tedioso ahora, pero valdrá la pena a largo plazo. Al completar este proceso, descubrirás qué contenido es imprescindible para tu procedimiento de migración de datos.
3. Establece una fecha de vencimiento para los registros de datos

Examinar los campos de datos para la migración es esencial, pero evaluar si todos los contactos y sus datos relacionados siguen siendo relevantes también es crucial. Tus colegas de todos los departamentos pueden brindar comentarios esenciales sobre este proyecto. Aquí hay algunos factores importantes a considerar:

• Contactos no utilizados: ¿Cuándo es el momento óptimo para dar de baja a un cliente o contacto anterior de tu sistema? ¿Después de cuánto tiempo será beneficioso dejar ir a un cliente potencial abierto? Programa inspecciones para examinar si ese registro de datos aún es necesario si has tenido algún contacto específico registrado en tu CRM durante más de un año.
• Historial de comunicación: tu empresa necesita rastrear todos los niveles de participación de cuentas y contactos con respecto a la gestión de la privacidad de los datos. Esto incluye reuniones, tareas, correos electrónicos, llamadas telefónicas, transacciones, visitas web, combinaciones de correo y correos electrónicos de marketing para que puedas realizar mediciones precisas. Este proceso garantiza que aproveches al máximo tus cuentas y contactos al tiempo que proteges su información. Cada empresa tiene necesidades únicas en cuanto a cuántos datos históricos deben conservar; sin embargo, los contactos mayores de cinco años rara vez son esenciales. Establecer un punto de corte para la información de contacto es una forma ideal de eliminar el desorden del CRM.
4. Sigue siete consejos para una migración de CRM personalizada sin problemas

Sigue estos siete consejos para un proceso de migración de CRM personalizado sin problemas:

1. Planifica para el éxito: planifica la migración simplificando la importación de datos y haciendo que tu migración sea más sencilla y económica evaluando lo que necesitas. Pregúntate si es necesario mover datos existentes, como contactos que no han tenido interacción con tu empresa en años o plantillas de correo electrónico anteriores al cambio de imagen de los logotipos. Al reducir la información innecesaria, puedes simplificar todo el proceso. Antes de comenzar tu lista de verificación de migración de datos, tómate el tiempo para revisar y categorizar cuidadosamente la información actual para decidir qué debes incluir y excluir. Una vez que hayas determinado esto, procede a limpiar cualquier aspecto defectuoso u obsoleto de esos archivos relevantes. Es recomendable hacer una copia de seguridad antes de realizar esta tarea en caso de que se elimine accidentalmente algo esencial; si no es por tranquilidad, hazlo como medida de emergencia. La parte final de la planificación es asegurarse de que la migración de CRM se alinee con la estrategia de la empresa. Sorprendentemente, a veces se salta este paso. Por lo tanto, asegurarte de que tu conjunto de tecnología sirva a las necesidades de tu migración de CRM para alcanzar los objetivos organizacionales te dará una ventaja competitiva.
2. Haz un inventario de tus datos y decide qué necesitas migrar: al transferir tus datos de CRM, no olvides tomarte el tiempo para estudiarlos y mapearlos. Hacerlo es un elemento crucial en cualquier lista de verificación de migración de CRM. Haz un inventario de qué datos debes trasladar, por qué y qué información puedes eliminar del CRM heredado. A continuación, considera dónde residirá esta información dentro del nuevo sistema. Agrupa todo correctamente para que los usuarios no tengan problemas para encontrarla cuando sea necesario.
3. Elige cuidadosamente el software de CRM adecuado para tu empresa: si sientes que elegir herramientas de migración de datos de CRM es desalentador, no te preocupes. Es fácil encontrar la mejor herramienta para facilitar este proceso. La mayoría de los CRMs tienen capacidades de migración incorporadas que transferirán la información de tu hoja de cálculo al nuevo sistema en poco tiempo. Esta opción suele ofrecer los resultados más sencillos y rentables, por lo que debería ser tu primera consideración al buscar soporte durante este período de transición de datos. Si las herramientas esenciales no son suficientes, existen programas externos de migración de datos, como Pentaho y Talend Open Studio. Si surge una situación más compleja, las grandes corporaciones a menudo crean soluciones internas basadas en la API de CRM (interfaz de programación de aplicaciones). Sin embargo, este paso suele ser innecesario si solo tienes la intención de transferir una hoja de cálculo.
4. Utiliza una herramienta de migración de datos de CRM para una transición rápida y precisa: después de haber examinado todas las situaciones concebibles que pueden surgir durante las pruebas, es hora de la migración real. Permite que tus desarrolladores ocupen su lugar legítimo en el centro de este momento crítico: migrar de un CRM obsoleto a uno nuevo.
5. Prueba el nuevo sistema antes de implementarlo: antes de importar todo tu conjunto de datos en un nuevo CRM, realiza una migración de prueba. Selecciona solo un conjunto más pequeño de datos e impórtalos; luego, inspecciona minuciosamente los resultados en busca de errores o anomalías. Esta estrategia te permite descubrir problemas antes de que se conviertan en problemas importantes en la migración a gran escala; si algo sale mal, intenta deducir qué ocurrió para que puedas realizar ajustes según sea necesario y volver a ejecutar las pruebas hasta que logres una finalización exitosa.
6. Asegura la adopción a largo plazo de tu nuevo software de CRM: garantizar la adopción exitosa de una nueva tecnología puede ser el componente más desafiante de la implementación de CRM, independientemente de si la migración es exitosa y si estás utilizando una plataforma líder. Desafortunadamente, incluso con todos estos avances, tu equipo no progresará a menos que sepa cómo funciona el nuevo sistema. Para garantizar una rápida adopción digital de tu nueva plataforma de CRM, considera utilizar una plataforma de adopción digital (DAP), como la oferta líder en el mercado de WalkMe, para reducir la necesidad de capacitación en vivo y mejorar la participación de los empleados. La DAP de WalkMe ahorra tiempo y recursos a las empresas al incorporar la capacitación en el flujo de trabajo con orientación en la aplicación, soporte de autoservicio, procesos automatizados y flujos de trabajo simplificados entre aplicaciones. Al proporcionar experiencias digitales perfectas a tus empleados, puedes aumentar la satisfacción y retención de los empleados al tiempo que impulsas la eficiencia y la productividad.
7. Revisa regularmente el nuevo sistema de CRM: es esencial asegurarse de que tu nuevo sistema de CRM funcione de manera eficiente. Revisa la funcionalidad del CRM con frecuencia y recopila comentarios de los empleados sobre su experiencia. Siempre muestra que valoras sus aportes comunicando regularmente visualizaciones de datos de sus comentarios colectivos. Sé claro acerca de las acciones que tomas para mejorar el sistema, así como para optimizar su experiencia y rendimiento empresarial.

Facilita la transición con una plataforma de adopción digital

La migración de datos de CRM personalizado es un proceso esencial pero delicado y complejo. Las empresas a menudo necesitan llevar a cabo el proceso, pero no siempre consideran factores como la integridad de los datos durante la migración o cómo ayudar a los empleados a adaptarse a los nuevos sistemas de CRM. Las empresas que utilizan una DAP reducen la fricción digital al hacer la transición a nuevos software de migración de datos de CRM personalizados. La marca de salud y bienestar GOJO se benefició de los productos de WalkMe durante un momento importante de transición (la pandemia de Covid-19), donde la demanda de desinfectante de manos Purell aumentó y el personal necesitaba adoptar rápidamente y de manera efectiva el uso de Salesforce Lightning. Como resultado de la DAP de WalkMe, la exitosa migración de datos de CRM de GOJO redujo el tiempo de capacitación para nuevos empleados en un 90% y expandió WalkMe a cuatro sistemas, ahora encaminándose hacia un ahorro proyectado de más de 4.6 FTE anuales y un ROI de 9 veces. Este estudio de caso muestra el poder de una DAP junto con una migración de datos de CRM personalizada en el apoyo a los procesos empresariales para acelerar la capacitación para un nuevo sistema de CRM, aumentar el tiempo de capacitación, el ROI y los ingresos.