Gestionar un proyecto implica tomar decisiones. Hay muchas tareas, pero no todas las tareas son iguales. Esto significa que un gerente de proyecto debe ser capaz de tomar decisiones sobre la prioridad de cada una y a menudo utilizar la matriz de Eisenhower para ayudarles a tomar esas decisiones importantes. La matriz de Eisenhower es una herramienta importante para la gestión de proyectos. En este artículo, definiremos qué es, veremos cómo ayuda a los gerentes de proyecto a determinar lo que es importante frente a lo urgente y explicaremos cómo hacer y utilizar la matriz de Eisenhower al gestionar un proyecto.
¿Qué es la Matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es una herramienta simple pero elegante que ayuda en la toma de decisiones. Lo hace creando una cuadrícula en la que se pueden colocar tareas en uno de los cuatro cuadrantes: hacer, programar, delegar y eliminar. Un eje vertical divide entre no importante e importante, mientras que uno horizontal separa lo urgente de lo no urgente.
El nombre proviene de una cita del 34º presidente de los Estados Unidos y Comandante Supremo de las Fuerzas Expedicionarias Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial, Dwight D. Eisenhower, quien dijo: “Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”. No faltando al respeto al ex presidente, la herramienta también se conoce con el título autoexplicativo de matriz urgente-importante. Se convirtió en un tomador de decisiones culturalmente significativo con la publicación del libro de Stephen Covey, Los 7 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas, quien lo nombró en honor a Eisenhower.
La matriz de Eisenhower puede ayudarte a enfocarte en las tareas que necesitas completar en lugar de correr por ahí apagando incendios todo el día. Es una gran herramienta para los gerentes de proyecto, pero realmente cualquier persona que sienta que siempre está ocupada pero que su trabajo tiene poco impacto, que no está progresando en sus metas a largo plazo, que no puede decir que no cuando se le pide hacer más trabajo, que no puede delegar o que simplemente es un procrastinador. Suena como gestionar un proyecto, ¿no?
Comprender la Diferencia entre Importante vs. Urgente
Si estás un poco confundido acerca de la diferencia entre una tarea importante y una tarea urgente, no estás solo. Pero importante y urgente no son sinónimos. Hay una diferencia y es importante, aunque no urgente, entender esa diferencia.
Una tarea urgente es aquella que tiene un límite de tiempo. Exige atención. Estas son tareas a las que debes responder y que pueden estresarte. Las tareas urgentes te hacen sentir apurado, tu enfoque se estrecha e incluso puedes ponerte a la defensiva si te interrumpen.
Una tarea importante es aquella que será útil para lograr tu misión, valores y metas a largo plazo. Puede que no entregue un retorno inmediato, pero valdrá la pena con el tiempo. Para agregar un poco de confusión a la definición, una tarea importante puede ser urgente, pero más a menudo no lo son. Cuando estás lidiando con una tarea importante, puede ser tranquilizador, te sientes racional e incluso abierto a nuevas ideas. Sin embargo, si pospones las tareas importantes, se volverán urgentes con el tiempo.
La distinción entre tareas importantes y urgentes debe ser clara. Las personas tienden a preferir problemas y soluciones a corto plazo, pero el verdadero progreso viene al enfocarse en problemas a largo plazo. Esto es cierto en la gestión de proyectos, donde saltar de un lado a otro tratando de resolver problemas puede hacer que un gerente de proyecto descuide las metas y objetivos a largo plazo del proyecto que significarán su éxito.
Los Cuadrantes de la Matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una gran herramienta para identificar problemas importantes y urgentes. Como se mencionó anteriormente, la matriz de Eisenhower se divide en cuatro cuadrantes: importante y urgente, tareas que deben hacerse; importante pero no urgente, tareas que deben programarse; urgente pero no importante, tareas que se pueden delegar; y no importante, no urgente, tareas que se pueden eliminar. Estas definiciones son importantes, así que echemos un vistazo más de cerca a cada una.
Importante/Urgente
Esto es algo que exige atención inmediata. Se puede ver como una crisis con una fecha de vencimiento inminente. Piensa en ello como una característica que no funciona en tu producto y que debe resolverse antes de ser enviado. Por lo tanto, cualquier cosa en este cuadrante debe hacerse primero.
Importante/No Urgente
Estas son tareas que ayudan a lograr los objetivos del proyecto pero no tienen una fecha límite apremiante, por lo tanto, se pueden hacer más tarde. Este es el secreto de una programación exitosa. No debes tratar de hacer todo a la vez, pero al priorizar, puedes terminar el trabajo intensivo en plazos y pasar más tiempo de calidad con estas tareas importantes que no están tan vinculadas a una fecha límite inminente.
No Importante/Urgente
Estas tareas deben ser delegadas a otros, pero a menudo las personas trabajan en estas tareas aunque no les ayuden a lograr sus metas a largo plazo. En cierto sentido, se pueden considerar interrupciones de tu trabajo, pero son importantes para otros y por eso deben ser pasadas a aquellos para quienes estas tareas son útiles.
No Importante/No Urgente
Estas tareas no son importantes y no ayudarán a lograr metas a largo plazo. Te distraerán del trabajo que importa para tu proyecto. Estas tareas, una vez identificadas, deben eliminarse de tu lista de tareas.
Ejemplo de la Matriz de Eisenhower
Tomemos un momento para ilustrar cómo se vería una matriz de Eisenhower en un ejemplo de gestión de proyectos del mundo real. La gestión de proyectos a menudo utiliza una matriz de Eisenhower o una matriz de prioridades para organizar y priorizar tareas. Al comenzar un proyecto, hay muchas tareas y poder organizarlas y priorizarlas es importante.
Para que el proyecto sea aprobado, se requiere una propuesta de proyecto. Nada sucede sin esto, por lo que obviamente va al primer cuadrante, hacer. Si se aprueba, el gerente de proyecto necesita crear un plan de proyecto, que es igualmente importante y también irá en el cuadrante importante/urgente. Importante pero no urgente sería la investigación de mercado asociada con el proyecto. Esto iría en la parte superior derecha o cuadrante programar. Las reuniones de equipo no son importantes pero son urgentes, por lo que irán en el cuadrante inferior izquierdo o cuadrante delegar. Parte de la investigación de mercado podría incluir un análisis de la competencia, pero hacer un informe sobre esto no es importante ni urgente y, por lo tanto, se puede eliminar.
Esto es solo un punto de partida, por supuesto. Hay muchas otras tareas relacionadas con el proyecto. Pero este simple ejemplo de matriz de Eisenhower puede ayudarte a comprender mejor el uso de una matriz de prioridades.
Plantilla de la Matriz de Eisenhower
Ahora que tienes una mejor comprensión de qué es una matriz de Eisenhower y cómo hacer una, ¿qué tal si te ahorramos algo de tiempo? ProjectManager es más que un excelente software de gestión de proyectos, somos el centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos, incluyendo docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Word y Excel. Descarga nuestra plantilla gratuita de matriz de priorización de proyectos para Excel, que es básicamente una matriz de Eisenhower. Puede ayudarte a comenzar a priorizar ahora mismo.
¿Para qué se utiliza la Matriz de Eisenhower?
Como puedes ver, la matriz de Eisenhower es una herramienta valiosa para organizar y priorizar las tareas del proyecto. Por supuesto, se puede utilizar para determinar la importancia o urgencia de cualquier trabajo, pero en la gestión de proyectos, es una valiosa matriz de priorización de tareas. Esto no significa que la matriz de Eisenhower sea la única herramienta para la priorización de tareas. Funciona mejor cuando hay relativamente pocas tareas por cuadrante. Cuando llenas cada cuadrante con tareas, puede ser abrumador y tendrás que priorizar aún más las actividades.
La matriz de Eisenhower es una herramienta simple, lo cual tiene sus ventajas y desventajas. La simplicidad la hace fácil de usar, pero no es ideal para proyectos más grandes y complejos. También está el problema de los recursos. La matriz de Eisenhower es una herramienta de priorización, pero no aborda los recursos ni tiene en cuenta la complejidad de la tarea y el nivel de esfuerzo necesario para ejecutarla.
Cómo Hacer una Matriz de Eisenhower
Crear una matriz de Eisenhower es muy fácil, lo cual es una de sus fortalezas. Puedes hacerlo en un trozo de papel o utilizar una herramienta digital, como Word o Excel. De cualquier manera que elijas hacer una matriz de Eisenhower, la estructura es simplemente dividir una caja en cuatro partes dibujando una línea en el medio horizontal y verticalmente. En el cuadrante superior izquierdo está lo importante/urgente. Estas son las tareas que harás primero. En el cuadrante superior derecho está lo importante, no urgente, para las tareas que se pueden programar. En el cuadrante inferior izquierdo está lo no importante/urgente, para las tareas que se pueden delegar. Por último, en el cuadrante inferior derecho está lo no importante/no urgente, para las tareas que se pueden eliminar. Deja suficiente espacio para agregar tareas a cada uno de esos cuadrantes y trata de limitar la cantidad que agregas a cada cuadrante a no más de ocho. Antes de agregar otra a un cuadrante que está lleno, asegúrate de haber completado una. Piensa en esto como una lista de tareas priorizada y no procrastines ni sobre-administres el trabajo. La matriz de Eisenhower debería ayudarte a organizar las tareas, pero también a ejecutarlas eventualmente.
ProjectManager te Ayuda a Priorizar Tareas Mejor que la Matriz de Eisenhower
Una matriz de Eisenhower es una gran herramienta para la priorización de tareas, pero como hemos mencionado anteriormente, tiene sus limitaciones. El uso de un software de gestión de proyectos siempre será mejor. ProjectManager es un galardonado software de gestión de proyectos que no es un documento estático como una matriz de Eisenhower y es mejor para organizar y priorizar tareas. Ya hemos mostrado cómo nuestra lista de tareas organiza, prioriza y mucho más. Pero eso es solo una forma en la que nuestro software mejora la matriz de Eisenhower.
Utiliza Gráficos de Gantt Robustos para Encontrar la Ruta Crítica
En lugar de utilizar una matriz de Eisenhower para separar las tareas en términos de importancia, puedes utilizar nuestro poderoso gráfico de Gantt. Hace lo que todos los gráficos de Gantt hacen, organizar tareas, vincular dependencias y agregar hitos, pero también puede filtrar tareas para encontrar las críticas. En lugar de realizar cálculos complicados y que consumen mucho tiempo para filtrar tareas, simplemente filtra y identifica de inmediato las tareas esenciales y no esenciales. Luego, guarda el plan estableciendo una línea base para realizar un seguimiento de la variación del proyecto y reasignar recursos según sea necesario para mantenerse en el camino correcto.
Mantén un Seguimiento del Progreso con Paneles en Tiempo Real
La priorización de tareas es solo el comienzo. Una vez que hayas comenzado a ejecutar esas tareas, querrás poder monitorear el progreso de tu equipo para asegurarte de que se mantengan en el cronograma. Simplemente cambia a nuestro panel en vivo para obtener datos en tiempo real sobre tareas, costos, carga de trabajo y más. La información se captura automáticamente y se muestra en gráficos y diagramas fáciles de leer para obtener una visión general del proyecto de un vistazo. A diferencia de los competidores más livianos, los usuarios no tendrán que perder tiempo formateando nuestro panel. Está listo cuando tú lo estés. Nuestro software tiene herramientas de gestión de tareas para ayudar a los equipos a trabajar de manera más productiva y funciones de gestión de recursos que los mantienen trabajando a plena capacidad. Por ejemplo, nuestro gráfico de carga de trabajo codificado por colores facilita ver quién está sobrecargado y equilibra la carga de trabajo del equipo directamente desde ese mismo gráfico. Nuestra herramienta hace mucho más que organizar y priorizar tareas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que conecta a los equipos, ya sea que estén en la oficina, en el lugar de trabajo o en cualquier otro lugar. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mucho más. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.
