Hace poco tiempo, al iniciar un proyecto de implementación de un ERP con uno de nuestros clientes, se incluyó como uno de sus objetivos principales eliminar el uso generalizado de Excel dentro de su compañía y remplazarlo por el uso formal del ERP que había adquirido. Sin embargo, en lugar de hacerlo, les recomendé permitir a sus empleados que siguieran utilizando las ventajas de Excel en conjunto con su nuevo ERP.

En el pasado, muchas compañías intentaron basar el control de su empresa únicamente en Excel, reconociendo su poderío y flexibilidad. Sin embargo, descubrieron que Excel no representa una base sólida para el crecimiento de la empresa y se encontraron enfrentando limitantes importantes, como capacidad limitada de almacenamiento de datos, deficiencias en la integridad de datos y la falta de una manera estándar de crear y organizar archivos.

Por otro lado, los ERP también pueden presentar debilidades en comparación con Excel. Algunas de estas desventajas incluyen la dificultad para extraer información de varias tablas y orígenes de datos, la limitada capacidad de presentar información de manera atractiva y la reducida capacidad de manipulación y modificación masiva de datos.

Para aprovechar lo mejor de ambos mundos, es necesario que se integren funciones nuevas que faciliten la convivencia entre Excel y el ERP. Afortunadamente, los fabricantes de los ERP ya han trabajado en esto y hoy en día podemos encontrar funciones básicas, como la capacidad de importar y exportar información a Excel desde una pantalla de consulta en el ERP.

En los ERP avanzados, incluso podemos encontrar funciones más atractivas, como la seguridad integrada que limita la información que un usuario puede exportar a Excel, la integración de ida y vuelta que permite agregar y actualizar datos en Excel y llevarlos de regreso al ERP con un clic, y la posibilidad de configurar KPI y gráficos en Excel y publicarlos en el Tablero de Control del ERP.

Incluso dentro de Excel, encontramos herramientas como Power Pivot, un Add-in gratuito creado por el mismo equipo que creó SQL Server, que permite analizar cantidades masivas de información provenientes del ERP u otras fuentes de datos de manera sencilla, rápida y atractiva. Con Power Pivot, se elimina la restricción de Excel de manejar solo poco más de 1 millón de registros.

Si estás por implementar un ERP, no es necesario desperdiciar el conocimiento que ya se tiene de Excel en tu empresa. Puedes aprovechar tanto la formalidad de tu ERP como la flexibilidad de Excel para obtener la pareja perfecta.

Escrito por Justo Barrientos / Consultor de Manufactura, Distribución y Proyectos