La entrega de proyecto es el proceso de transferir la responsabilidad de un proyecto a un cliente (o a su gerente de operaciones) después de su finalización, o a otro director de proyecto para su desarrollo posterior. Si bien los alcances de trabajo pueden requerir diferentes niveles de documentación y detalle en la entrega, prestar la misma atención al detalle en esta fase como lo has hecho a lo largo del proyecto en sí mismo es un signo de profesionalismo. Y puede ser un generador de relaciones entre tú y el cliente que puede dar sus frutos en futuros compromisos.
¿Por qué es importante una entrega de proyecto exitosa? Realizada correctamente, una buena entrega de proyecto garantiza que los clientes reciban el código fuente y los activos del proyecto, y se les brinde suficiente capacitación e información para extraer los máximos beneficios del producto. Hacer esto permite a los clientes ver el valor de tu trabajo y tenerte en cuenta para referencias o proyectos futuros. En una situación en la que estás entregando tu proyecto a un nuevo equipo, una entrega de proyecto limpia te ayudará a avanzar sin problemas, sin que el nuevo equipo o cliente te moleste con preguntas.
Preparándose para la Entrega
Aunque muchos ven las entregas de proyecto como un hito, es mejor verlo como un pequeño proyecto en sí mismo. Primero, identifica quién debe estar involucrado. Examina las piezas de información que necesitas compartir y determina quién de tu equipo es el mejor para compartirlas. Especialmente si estás entregando tu proyecto a un nuevo equipo, sumergirse en detalles técnicos de desarrollo puede ser importante. A continuación, crea tu cronograma, plan de comunicación, plazos y temas, y preséntalos a las partes involucradas para obtener su aprobación. Esto les dará una idea de qué esperar, para que puedan prepararse si es necesario. Puedes informar a tus interesados permitiéndoles experimentar el producto o el proceso o a través de varias sesiones de capacitación.
Lista de Verificación para la Entrega de Proyecto
Para finalizar tu etapa de cierre, esto es lo que necesitas preparar para una entrega de proyecto:
- Entregables completamente probados: Si finalmente estás entregando un proyecto a un cliente, asegúrate de que todos los entregables a los que te comprometiste estén completamente probados y funcionales. Junto con estos, recuerda las métricas de éxito que estableciste al comienzo del proyecto y comparte tu evaluación de qué tan bien se ajustan tus entregables a ellas.
- Acceso al código fuente, cuentas y credenciales: Para aplicaciones y proyectos de software, tu código fuente será un entregable crucial para preparar. Para entregar esto a tus clientes, puedes utilizar herramientas como GitHub. Si utilizas software de terceros, también deberás entregar esas aplicaciones a tu cliente, junto con las credenciales y cuentas que les permitirán utilizarlas en el futuro.
- Documentación de características: La documentación que indica las características que contiene un entregable final formalizará que has logrado las características clave a las que te comprometiste a entregar. Comparte esto junto con el entregable final para referencia. También es útil incluir la visión de diseño y las tecnologías utilizadas para conectar el producto con su propósito previsto.
- Manuales de operación: Un manual de operación indicará los casos de uso y los procesos de los que se beneficiarán los usuarios finales. Esto puede ser tedioso de preparar, por lo que es una buena idea comenzar lo antes posible. La visualización es una buena manera de comenzar al hacer un manual de operaciones. No dudes en utilizar diagramas de flujo y mapas de procesos según consideres necesario para que la información sea más comprensible.
- Procedimientos y registros de mantenimiento: Ahora que el proyecto es responsabilidad de otra persona, deberás asegurarte de que tengan la información que necesitan para mantenerlo funcionando al máximo rendimiento. Comparte los procedimientos de mantenimiento y la frecuencia con la que se recomienda realizarlos.
- Lista de pendientes: En el caso de que aún falte algo por hacer para que el proyecto se termine por completo, deberás preparar una lista de pendientes. A veces se le llama lista de correcciones, y es una lista de problemas pendientes y tareas de seguimiento que dejaste sin terminar. De esta manera, el nuevo equipo de proyecto puede planificar cómo abordarlos y no se perderá nada.
- Plan de realización de beneficios: El plan de realización de beneficios proporcionará orientación a los clientes o consumidores para que puedan maximizar los resultados del proyecto. Dependiendo de qué sea el proyecto, el plan de realización debe cubrir las características más importantes del proyecto, casos de uso relevantes e instrucciones de proceso. Por ejemplo, si estás entregando una aplicación de optimización de SEO para artículos, la capacitación y los módulos que educan a tu cliente y usuarios finales sobre cómo los motores de búsqueda seleccionan los mejores resultados pueden ser útiles. Complementa esto con las características del producto e información sobre cómo utilizarlas, y puedes estar seguro de que los nuevos usuarios de tu producto podrán maximizar sus beneficios.
- Registros de control de versiones y gestión de configuración: Los registros detallados de cambios, control de versiones y gestión de configuración pueden ayudar a los clientes y a los nuevos equipos de proyecto a retroceder en caso de problemas o si hay planes para continuar el desarrollo. Un buen control de versiones garantiza que las partes interesadas tengan acceso a la última versión del proyecto.
- Detalles del cliente (para el nuevo director de proyecto): Si estás entregando tu proyecto a un nuevo director de proyecto, será útil incluir las preferencias de tu cliente para que no tengan que empezar desde cero. Comparte los planes de comunicación y las plantillas de informes, junto con información sobre las partes interesadas relevantes. Habla sobre las personas de contacto a las que pueden recurrir en situaciones específicas. Proporcionar esta información al nuevo director de proyecto ayudará a garantizar que tu cliente tenga una gran experiencia a pesar de los cambios.
- Documento de aceptación del proyecto: El documento de aceptación del proyecto registrará la finalización exitosa del proceso de entrega. Esto incluirá una lista de elementos que entregaste y un área donde el cliente o el nuevo director de proyecto pueden firmar para indicar que aceptan todos ellos. Para mayor velocidad y eficiencia, consulta las plantillas gratuitas de Smartsheet que puedes utilizar y modificar para tus propósitos.
Para facilitar una entrega de proyecto exitosa, tómate el tiempo para prepararte identificando a las partes interesadas relevantes y creando cronogramas para garantizar que todo se desarrolle sin problemas. Cuando los clientes y los nuevos equipos de proyecto asumen la responsabilidad de un proyecto, una buena entrega de proyecto ayuda a garantizar que los beneficios continúen maximizándose y que el producto pueda ser mantenido adecuadamente o desarrollado aún más en el futuro.
