En el ciclo de vida de la gestión de proyectos se crea, transfiere y almacena una gran cantidad de información. Sin una forma de organizar la documentación que se produce, tu proyecto puede estar condenado al fracaso. Es ahí cuando entra en juego el PMIS, acrónimo de Sistema de Información de Gestión de Proyectos. Un PMIS permite un flujo de información organizado y controlado para que nada se pierda o se extravíe. Un software de gestión de proyectos que sea colaborativo y ofrezca almacenamiento ilimitado de archivos, como ProjectManager, es fundamental. Nuestra herramienta puede organizar tus documentos y hacerlos accesibles al equipo del proyecto en cualquiera de nuestras múltiples vistas de proyecto. Por ejemplo, la vista de lista permite a los equipos compartir archivos y comentar tareas en tiempo real para fomentar una mejor comunicación. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita. ProjectManager tiene múltiples vistas de proyecto, como la lista, todas con almacenamiento ilimitado de archivos. Obtén más información.

¿Qué es un PMIS?

Un sistema de información de gestión de proyectos (PMIS) es la forma en que se organiza la información de un proyecto. Recopila y utiliza la información del proyecto a través de una o más aplicaciones de software. Estos programas ayudan a los gestores de proyectos a planificar, ejecutar y cerrar sus proyectos, y les permiten organizar la avalancha de información para que no se ahoguen en datos. Existen diferentes tipos de software PMIS, pero la mayoría comparten conjuntos de características que incluyen herramientas para la programación, autorización de trabajo, recopilación y distribución de información, etc. Algunos también tienen recopilación y generación automatizada de indicadores clave de rendimiento (KPI), mientras que otros son simplemente una colección de archivos.

¿Para qué se utiliza un PMIS?

Un PMIS está diseñado para apoyar todos los aspectos de la gestión de proyectos, incluida la información necesaria para supervisar o recopilar. Esto incluye la gestión de la integración, la gestión del alcance del proyecto, la gestión de costos del proyecto, la gestión del tiempo del proyecto, la gestión de la calidad del proyecto, la gestión de las comunicaciones del proyecto, la gestión de riesgos del proyecto, la gestión de la adquisición del proyecto y la gestión de los interesados del proyecto.

Características esenciales de un PMIS

Es mucha información para realizar un seguimiento, y al gestionar un proyecto, es crucial poder extraer de inmediato la información requerida de todos esos datos. Un PMIS es una herramienta importante que te brinda acceso instantáneo a la señal en el ruido. La información también es fundamental para proyectos futuros, ya que ayuda a reducir riesgos, mejorar eficiencias y estimar costos. Si un PMIS captura todos los datos del proyecto y los almacena de manera organizada, también debe ser recuperable, buscable, categorizable, compartible y analizable. Para lograr esto, un PMIS típico tiene una serie de herramientas.

• Programación de proyectos: calcula horarios tempranos y tardíos, tiempos de holgura y la ruta crítica.
• Gestión de recursos del proyecto: incluye carga de recursos, nivelación, asignación, etc.
• Presupuestación de proyectos: costos asociados con tareas individuales para una estimación y generación de presupuesto más precisa.
• Seguimiento de proyectos: analiza y controla costos y rendimiento, actualiza planes existentes a medida que cambian los datos reales frente a los planificados y proporciona escenarios hipotéticos para el gestor de proyectos.
• Informes de proyectos: creación de gráficos, informes y tablas de datos recopilados y analizados que se pueden compartir con los interesados y miembros del equipo.
• Integraciones: algunos PMIS accederán a datos de diferentes proyectos para análisis de múltiples proyectos, integrándose con otros sistemas, como nómina, inventario, etc.

Cuanto más fácil sea de usar un PMIS, menos tiempo y dinero se requerirá para capacitar.

¿Cómo funciona un PMIS a lo largo del ciclo de vida del proyecto?

Un PMIS tiene diferentes funciones dependiendo de la fase del proyecto. A nivel básico, un PMIS debería ofrecer la posibilidad de realizar un seguimiento del alcance, tiempo y costos de tu proyecto. Un PMIS sólido debería incluir una amplia variedad de características de software de gestión de proyectos que puedes utilizar a medida que avanzas en el ciclo de vida de tu proyecto. ProjectManager tiene una gestión avanzada de recursos, seguimiento del tiempo, gestión del trabajo y características de gestión de proyectos que necesitas de un PMIS, además de funciones de colaboración en tiempo real, paneles de control, informes y más. Así es como puedes utilizar un PMIS avanzado para gestionar el ciclo de vida de tu proyecto.

Iniciación del proyecto

Durante la fase de iniciación, un gestor de proyectos utiliza un PMIS para establecer un presupuesto preliminar que incluye estimaciones de costos y recursos. Un PMIS utilizado en conjunto con otras herramientas puede ayudar a programar el proyecto. En términos de aprobación, un PMIS ayuda a definir el alcance del trabajo, ayuda a preparar la oferta y se puede utilizar al presentar datos a los tomadores de decisiones.

Planificación del proyecto

Cuando se planifica un proyecto, un PMIS ayuda con los detalles de programación, incluido el análisis de tareas y la ruta crítica. Apoya la planificación de costos, incluido el análisis de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) y la integración de los procesos de control. Un PMIS también resulta beneficioso para el gestor de proyectos en la planificación de recursos en términos de disponibilidad y nivel. También puede ayudar a establecer una línea base para el alcance, tiempo y costos del proyecto.

Ejecución del proyecto

Una vez que se ha ejecutado el proyecto, el PMIS recopila, organiza y almacena los datos a medida que llegan del equipo del proyecto. Estos datos se pueden comparar con las proyecciones de la línea base. El PMIS ayuda con las previsiones de costos y plazos para determinar si se requieren cambios a mitad del proyecto. La gestión de materiales, la recopilación de costos, la medición del rendimiento y, por supuesto, los informes son compatibles con el PMIS.

Monitoreo y control del proyecto

Un PMIS debe tener todas las características de gestión de costos, planificación de recursos, gestión de tareas y seguimiento del tiempo que necesitas para asegurarte de que la ejecución del proyecto vaya según lo planeado y nada afecte el cronograma o el presupuesto del proyecto. En caso de que un problema afecte tu plan de proyecto, puedes utilizar un PMIS para encontrar toda la información que necesitas para mitigar ese riesgo y ajustar tu plan de proyecto.

Cierre del proyecto

Especialmente al finalizar un proyecto, un PMIS es de gran ayuda. Ayuda a revisar los requisitos para asegurarse de que el proyecto haya cumplido con todos sus objetivos. También organiza la información recopilada a lo largo del proyecto para la revisión del rendimiento, el análisis de productividad, los informes finales y mantiene un archivo de datos históricos para proyectos futuros.

Ventajas de utilizar un PMIS en línea

Aunque existen sistemas manuales de gestión de información de proyectos, los beneficios de utilizar un sistema en línea o basado en la nube son numerosos. Con un sistema de información de gestión de proyectos en línea, se respalda la velocidad, capacidad, eficiencia, economía, precisión y la capacidad de manejar proyectos complejos. De todos estos beneficios, la velocidad es el más práctico. Una vez que se recopilan los datos, se pueden ajustar para reflejar los resultados que un gestor de proyectos necesita con gran velocidad y precisión. Un programa manual nunca podrá igualar eso ni crear y revisar documentos de proyectos, planes, horarios o presupuestos tan rápid