La mayoría de las organizaciones ofrecen algún tipo de permiso para los empleados. Una encuesta de satisfacción laboral de SHRM 2018 mostró que para los empleados a tiempo completo, el 95 al 96 por ciento de los empleadores ofrecen permisos de vacaciones, mientras que el 77 al 79 por ciento ofrecen permisos por enfermedad. Otros tipos de permisos laborales incluyen FMLA, permisos personales, servicio de jurado y duelo. Solicitar, aprobar, actualizar y reorganizar las solicitudes de permiso consume mucho tiempo para todas las partes involucradas en una organización. Es por eso que un sistema de gestión de permisos efectivo es vital para tu equipo de recursos humanos. Sin un sistema de gestión de permisos inteligente, las organizaciones corren el riesgo de aumentar los conflictos entre los gerentes, los recursos humanos y los empleados en forma de desacuerdos sobre los saldos y acumulaciones de permisos. También corren el riesgo de que los empleados se aprovechen de un sistema que no está bien administrado o documentado. Al mismo tiempo, los empleados podrían correr el riesgo de afectar negativamente su bienestar financiero al equivocarse genuinamente en la cantidad de permisos que les quedan, un error que podría requerirles tomar un permiso necesario sin sueldo.

Los beneficios de los sistemas de gestión de permisos efectivos están bien documentados e incluyen:

• La capacidad de aplicar prácticas de manera justa en toda la empresa, lo que ayuda a reducir la posibilidad de discriminación y reclamos de EEO;
• Permitir a los equipos y gerentes planificar las ausencias futuras en el calendario;
• Reducir el papeleo y las ineficiencias de los sistemas obsoletos;
• Calcular automáticamente los saldos y acumulaciones para que los permisos disponibles restantes sean fácilmente visibles y comprensibles;
• Permitir un seguimiento y documentación fácil del ausentismo.

Si tienes un sistema obsoleto o no tienes sistema alguno, es hora de poner un sistema de gestión de permisos en la parte superior de la lista de prioridades de tu departamento. Afortunadamente, hay muchos sistemas entre los que elegir. Al seleccionar el mejor sistema para tu equipo y empresa, considera las características y ventajas del sistema, incluida la facilidad de uso, el precio y la capacidad de integración.

Qué considerar al investigar y seleccionar un sistema de gestión de permisos

Facilidad de incorporación: lleva tiempo aprender cualquier sistema nuevo. Elige un sistema de gestión de permisos que sea intuitivo de usar, requiera muy poca incorporación y capacitación, y ofrezca el soporte y servicio al cliente que necesitarás durante la implementación.

Capacidad de integración: es posible que decidas que tu empresa necesita un sistema de gestión de permisos independiente. Sin embargo, es recomendable al menos considerar los sistemas que tienen la capacidad de integrarse con tus sistemas actuales, como tu sistema de gestión de tiempo o de nómina actual. En muchos casos, si utilizas un sistema de gestión de permisos compatible que se integra con tu sistema actual, te permite agilizar procesos, como el control de tiempo y la nómina.

Personalización: quieres asegurarte de que el sistema que elijas pueda cumplir con las reglas de gasto y acumulación de tu empresa. El sistema que elijas debe permitirte cumplir con los tipos de permisos, reglas y seguimiento que tu empresa utiliza y requiere.

Escalabilidad: si sabes que tu empresa crecerá y aumentará el número de empleados, entonces debes elegir un sistema de gestión de permisos que sea escalable y pueda crecer contigo. Lo último que quieres hacer es implementar un sistema que funcione hoy pero no dentro de dos años porque tu empresa ha crecido más allá de sus capacidades.

Facilidad de uso: selecciona un sistema que sea fácil de usar para aquellos que ingresarán y aprobarán los permisos. Si se cometen errores al ingresar los permisos, es útil tener un sistema que sea fácil de corregir.

Accesibilidad: es útil que todos los niveles de la organización tengan acceso al sistema desde casa, la oficina o un dispositivo móvil. Si alguien ya está de permiso, por ejemplo, y necesita extenderlo, tener acceso desde casa o desde un dispositivo móvil es beneficioso. La fácil accesibilidad también permite actualizaciones de último minuto y solicitudes de ausencia.

Informes: en general, las organizaciones encuentran útil generar informes sobre los procesos y procedimientos relacionados con los recursos humanos. Seleccionar un sistema que permita la generación de informes y que incluya la personalización puede ser beneficioso.

Precios: se debe considerar el precio al seleccionar un sistema de gestión de permisos para tu equipo de recursos humanos. El tamaño de tu equipo y el número de empleados que acceden al sistema serán factores en el costo de un sistema. Investiga y revisa tus opciones para determinar cuál cumple con tus necesidades al precio más razonable.

Elige un sistema de gestión de permisos que se ajuste mejor a tus necesidades

Seleccionar un sistema de gestión de permisos para tu organización no tiene por qué ser difícil. Ten en cuenta las ventajas y características de los sistemas que estás considerando y compáralos con tu lista de necesidades. A partir de ahí, selecciona el programa que se ajuste más a las capacidades y características que estás buscando y que se ajuste a tu presupuesto. Integrity Data ofrece un sistema de gestión de permisos integral para los usuarios de Microsoft Dynamics® GP Payroll: se integra en tu sistema y es altamente personalizable. Además, únete a nosotros para este próximo seminario web el 30 de abril de 2019: Microsoft Dynamics GP PTO Manager vs Comprehensive Leave Manager: A Webinar Showdown. Contáctanos hoy mismo para obtener más información.