¿Alguna vez has sentido que una reunión comienza a desviarse? ¿No estás seguro si los participantes retuvieron lo que se dijo? ¿O alguna vez has estado inseguro de cómo hacer la transición (elegante) al siguiente tema de la agenda? Ahí es donde entran en juego los puntos de control…
Utiliza un punto de control al comienzo de un nuevo tema de la agenda o proceso facilitado para revisar, anticipar y tener una visión general. Revisión: repasa rápidamente lo que se ha hecho hasta ahora. Anticipación: describe brevemente lo que el grupo está a punto de hacer. Visión general: explica cómo el tema de la agenda anticipado se ajusta al objetivo general de la sesión.
Echemos un vistazo a la agenda de ejemplo:
Propósito de la agenda: Definir los cambios necesarios para aumentar la eficiencia y efectividad del proceso de contratación.
- Comenzando
- ¿Cómo funciona el proceso de contratación actualmente?
- ¿Cuáles son los problemas y las causas fundamentales?
- ¿Cuáles son las posibles mejoras?
- Priorizar las mejoras
- Desarrollar un plan de implementación
- Revisar y cerrar
Supongamos que estamos a punto de comenzar el segundo tema de la agenda, “¿Cómo funciona el proceso de contratación actualmente?” Podríamos tener un punto de control como el siguiente:
Punto de control de ejemplo: Acabamos de completar el segmento de inicio (revisión). Nuestro próximo paso es identificar cómo funciona el proceso de contratación actualmente (anticipación). Esto es importante porque si podemos identificar todos los pasos del proceso, luego podemos examinar en qué parte del proceso están ocurriendo los problemas y luego identificar formas de mejorarlo (visión general). La forma en que vamos a hacer esto es…
Entonces… ¿por qué es necesario un punto de control? El punto de control sirve para asegurarse de que todos los participantes sean conscientes de que se está produciendo una transición y les ayuda a comprender cómo el proceso que van a emprender se relaciona con lo que se ha hecho y el objetivo general de la sesión.
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Michael Wilkinson, Facilitador Maestro Certificado, es el CEO y Director Gerente de Leadership Strategies, Inc., The Facilitation Company, y autor del nuevo libro “Los Secretos de la Facilitación, 2da Edición”, “Los Secretos de las Reuniones Exitosas” y “La Guía Ejecutiva para Facilitar la Estrategia”. Leadership Strategies es líder mundial en servicios de facilitación, proporcionando a las empresas facilitadores profesionales dinámicos que lideran equipos ejecutivos y grupos de trabajo en áreas como la planificación estratégica, la resolución de problemas, la mejora de procesos y otros. La compañía también es un proveedor líder de capacitación en facilitación de reuniones en los Estados Unidos.
