Los escritores técnicos describen los mensajes de error que aparecen en muchos documentos y aplicaciones. Estos mensajes son útiles, necesarios y obligatorios. Sin ellos, los lectores/usuarios no sabrían, por ejemplo, si se ha presionado una tecla incorrecta o si falta alguna información para completar una tarea. Los mensajes de error describen qué hacer (o qué no hacer), qué información se requiere o a quién contactar para corregir una situación. Los mensajes de error se encuentran en documentos como:
- Especificaciones técnicas que los desarrolladores utilizan para programar y presentar diferentes tipos de mensajes de error, indicando dónde, cuándo, cómo y qué.
- Especificaciones funcionales que describen las indicaciones de error esperadas y la información necesaria para completar tareas.
- Guías de usuario que advierten a los usuarios definiendo errores (qué esperar, dónde y cuándo) si se realizan ciertas tareas prohibidas y cómo corregir el problema.
- Hojas de referencia rápida que enumeran comandos, así como los posibles errores que pueden ocurrir, qué indican, a quién notificar y cómo corregir ciertos problemas.
- Planes de prueba que ayudan a localizar áreas problemáticas.
- Listas de errores (o formulario de lista de errores) que contienen anomalías encontradas durante las pruebas. Por ejemplo, al realizar pruebas de software para identificar defectos y errores en el código de la aplicación, se registran aquí los pasos detallados que llevaron a los errores. Sin este formulario completo, los desarrolladores no podrían replicar la ocurrencia y, por lo tanto, corregirla.
- Formularios de retroalimentación que incluyen preguntas como “¿Quién no está satisfecho con el documento y por qué?”. Hacer preguntas adecuadas ayuda a encontrar áreas problemáticas, como material escrito para el público equivocado, formatos incorrectos o deficientes, o errores.
Para evitar errores en un documento:
- La parte inicial de ciertos documentos debe presentar una lista de lectores/verificadores que aprueben el documento, asegurando así su completitud y precisión. Esto evitará áreas problemáticas, como tareas faltantes dentro de una aplicación, informes faltantes, datos incorrectos, etc.
- El material debe ser producido como un documento técnicamente preciso.
- El contenido de los documentos globales debe ser examinado y presentado de manera clara, concisa y sin errores.
- El escritor debe estar atento y ponerse en el lugar del lector, manteniendo una comunicación directa con las partes interesadas.
Los mensajes de error también se escriben para:
- Desarrolladores, para asegurarse de que se localicen y recopilen datos precisos y presentar una comprensión clara de los repositorios de datos.
- Avisos legales para evitar responsabilidad por errores u omisiones.
- Analistas de datos, para investigar discrepancias en los datos y detectar y resolver errores.
Beneficios de los errores:
- Ayudan a enseñar, especialmente cuando se utilizan animaciones para mostrar problemas y soluciones.
- Ayudan a mantener y gestionar datos precisos.
- Ayudan a proporcionar edición y corrección de errores gramaticales.
El escritor técnico debe asegurar la precisión y completitud de la documentación técnica y cumplir con los estándares de la empresa, incluso al proporcionar mensajes de error. Los escritores técnicos también son editores al garantizar que la documentación esté libre de errores en cuanto a contenido y uso de gramática, ortografía, etc. Esto es especialmente importante al producir material (como documentos de marketing, capacitación, globales o de cumplimiento) que refleje la imagen de una empresa.
