Para llevar a cabo un proyecto exitoso, es necesario tener una imagen general de la información de rendimiento de su trabajo (WPI, por sus siglas en inglés). Los informes de rendimiento proporcionan esa información al poner la medición del rendimiento, la garantía de calidad y los datos de responsabilidad en contexto. Los informes de rendimiento (como un informe de estado del proyecto) hacen más que mostrar indicadores clave de rendimiento. También pueden señalar dónde hay margen de mejora e identificar riesgos del proyecto. El software de gestión de proyectos puede ayudar en esta tarea, pero primero, veamos más en profundidad qué es el informe de rendimiento del proyecto.

¿Qué es un Informe de Rendimiento?

El informe de rendimiento es el proceso de documentar y definir los proyectos, productos o servicios que una empresa realiza y medir su éxito con un sistema de informes que cubre el alcance, los costos, la garantía de calidad y el cronograma. El informe de rendimiento se utiliza para determinar qué tan bien está funcionando la empresa y si está cumpliendo sus metas y objetivos. Para hacerlo, se recopilan datos de trabajos específicos y se analizan. Una vez que se completa ese análisis, se pueden hacer sugerencias para mejorar la toma de decisiones en los procesos comerciales. Hay diferentes objetivos para el informe de rendimiento. Por ejemplo, un informe de rendimiento puede centrarse en un proyecto o miembro del equipo, pero también puede abarcar toda la empresa. Los informes de rendimiento tienden a compartir estos puntos de datos comunes:

• Metas y objetivos de la empresa
• Visión a cinco años
• Indicadores clave de rendimiento (KPI)
• Frecuencia de medición de KPI
• Fuente de los datos que se están monitoreando

¿Por qué es importante el Informe de Rendimiento?

El informe de rendimiento proporciona una visión del rendimiento de un negocio y le permite realizar un seguimiento de sus actividades y destacar sus fortalezas y debilidades. Un informe de rendimiento también se puede utilizar para comparar su rendimiento con el de sus competidores. Esto le permite saber dónde está fallando y podría aumentar su ventaja competitiva. Pero el informe de rendimiento también puede monitorear a su fuerza laboral. El informe de rendimiento le permite crear informes anuales y mantenerse en cumplimiento si su negocio está regulado por códigos y normas de la industria. Pero la mayoría de las empresas lo utilizan también para mejorar el rendimiento de su negocio, así como para crear una comunicación clara y efectiva. Puede ejecutar y organizar los datos recopilados de manera más efectiva utilizando software de gestión de proyectos. ProjectManager recopila datos en tiempo real para que los informes sean más precisos. El panel en vivo calcula automáticamente estos datos y los muestra en gráficos y diagramas fáciles de leer que muestran métricas del proyecto como el tiempo, la variación y más. No se necesita ninguna configuración. ProjectManager le brinda un informe de rendimiento instantáneo. ¡Pruébelo gratis hoy mismo! Obtenga un informe de rendimiento instantáneo con paneles en tiempo real de ProjectManager. – ¡Más información!

Cómo Implementar el Informe de Rendimiento

El informe de rendimiento puede variar de una empresa a otra. Sin embargo, en general, el proceso seguirá pasos similares. Utilice estos consejos para crear su propio informe de rendimiento:

1. Conozca a su audiencia: ¿Quién es su público objetivo para el informe? Si bien es probable que los ejecutivos sean las personas a las que entregará los informes, también afectará a los empleados de la empresa. Dependiendo de para quién sea el informe de rendimiento, defina si es general o específico para que les sea útil.
2. Defina los objetivos: El siguiente paso es saber qué quiere que haga el informe de rendimiento. ¿Cuál es la declaración de misión de su empresa o los objetivos del proyecto? Esto le permite evaluar y medir su rendimiento para ver si está cumpliendo esos objetivos.
3. Escriba un resumen ejecutivo: El informe de rendimiento tendrá muchos datos, por lo que desea comenzarlo con un resumen ejecutivo que brinde al lector una breve descripción general de los detalles. Este resumen es importante porque ofrece un resumen claro y conciso de los hechos.
4. Comparta una evaluación de rendimiento: Aquí detalla las partes del negocio o proyecto que está evaluando. Esto puede incluir el estado financiero de la empresa o proyecto, comparaciones de la industria y datos cuantitativos no financieros.
5. Haga que sea visual: Nada aburre más rápido a las personas que un bloque de texto. Agregar elementos visuales no solo embellece la página, sino que también proporciona datos fáciles de entender que se pueden comprender de un vistazo.
6. No olvide revisarlo: Tener errores ortográficos, errores gramaticales u otros errores tipográficos disminuirá el impacto del informe y parecerá poco profesional. Es mejor que otra persona lo revise, ya que es más probable que detecte pequeños errores.

Tipos de Informes

Utilice un informe de rendimiento para comparar el proyecto real con el plan. Puede hacer esto para varios puntos de datos. Los seis tipos comunes de informes de rendimiento incluyen los siguientes:

• Informe de Estado del Proyecto: Captura el estado del proyecto en ese punto de su ciclo de vida. Un informe de estado es una instantánea del alcance, tiempo, costo y calidad actuales del proyecto.
• Informe de Progreso: Indica lo que se ha completado en el proyecto desde el último informe de progreso.
• Informe de Pronóstico: Estima lo que se espera que suceda en un proyecto, como el rendimiento futuro y el estado esperado del proyecto en ese momento. Esto se utiliza para una mejor utilización de los recursos.
• Informe de Tendencias: Compara el rendimiento del proyecto con el mismo período en el informe anterior. Esto se puede hacer mensual, trimestral, semestral o anualmente.
• Informe de Variación: Muestra la diferencia entre el progreso real y planificado de un proyecto.
• Informe de Valor Ganado: Integra el alcance, el cronograma y el rendimiento de costos utilizando técnicas de gestión del valor ganado. Este informe suele formar parte del informe de estado del proyecto.

Cómo Analizar y Actuar en los Informes de Rendimiento

Una vez que haya establecido el informe de rendimiento para su organización o proyecto, el siguiente paso es analizar esos informes y tomar medidas. Los gerentes tienden a ser los encargados de esta tarea, aunque a menudo se externaliza a analistas especializados que comprenden la inteligencia empresarial. Los datos que necesita analizar pueden ser cuantitativos, como los resultados de ventas y marketing, o cualitativos, como las respuestas que obtiene en las encuestas de clientes. Sea cual sea el tipo de datos que esté analizando, necesita una estructura para detallar el proceso, comenzando por establecer metas y terminando con un plan de acción. Es importante que determine una duración para su análisis, ya sea un informe mensual, trimestral o anual sobre el proyecto o la empresa. Este período de tiempo debe ser lo suficientemente largo como para identificar tendencias en los datos. Es útil tener informes que puedan filtrar datos que no sean relevantes para su análisis. Cuando revise los datos, busque lo que se relaciona con el objetivo de su análisis. A continuación, identifique y documente las tendencias que vea, especialmente lo que es más importante y se alinea con los objetivos de su análisis. Luego, querrá resumir los hallazgos y desarrollar un plan de acción para ayudarlo a mejorar su rendimiento.

Cómo Diseminar la Información

Una vez que haya realizado todo el trabajo de informes y análisis de rendimiento, debe transmitir esa información. Los informes deben hacerse públicos. Obviamente, las partes interesadas van a tener interés en lo que revelaron los informes de rendimiento. Pero para realizar las mejoras necesarias que