Un informe de proyecto es un documento que comunica el progreso de aspectos del proyecto, conteniendo datos relevantes para esa parte del proyecto y la audiencia a la que se dirige. Los informes de gestión de proyectos son algo que generarás regularmente a lo largo del proyecto. A veces pueden parecer tediosos y frustrantes debido al tiempo y esfuerzo necesarios para apartarse de la gestión del proyecto y compartir información sobre el proyecto con los miembros del equipo o los patrocinadores. Pero la presentación de informes para proyectos es crucial, así que no lo evites. Aunque es posible que nunca te guste escribir informes, puedes aprender a producirlos de manera más eficiente.

¿Por qué es importante la presentación de informes de proyecto?

La presentación de informes de gestión de proyectos es una de las formas en que te comunicas con tu equipo de proyecto y las partes interesadas. Ya sea que se haga diariamente o semanalmente, tienes una forma rápida y fácil de mantener a los miembros del equipo en la tarea y a las partes interesadas informadas. Esto significa menos microgestión e interrupciones. Un informe de progreso del proyecto también te sirve como un registro documental del proyecto. Tienes un historial al que puedes recurrir y que te ayuda a tomar decisiones a medida que avanzas. También te brindan un precedente al realizar cambios para respaldar tu razonamiento. El informe de estado mantiene un flujo de información que circula entre las diferentes personas del proyecto. Esto crea transparencia, especialmente importante para las partes interesadas, que necesitan actualizaciones para tener confianza en tu capacidad para llevar el proyecto a un final exitoso.

Cómo escribir un informe de estado de proyecto

Escribir un informe no es difícil, aunque puede ser estresante. Quieres asegurarte de entregar todos los datos correctos a la persona adecuada, de lo contrario, serán ineficaces. Por lo tanto, al igual que gestionar un proyecto, debes abordar la escritura de un informe como un proceso, paso a paso.

Paso 1: Sigue el plan

Siempre consulta el plan del proyecto al escribir tu informe. Definiste métricas en ese plan y tu informe debe utilizar esas medidas como referencia. Es importante que el informe esté basado en el plan para que tenga sentido contextual.

Paso 2: Conoce a tu audiencia

Esto no se puede enfatizar lo suficiente. Si estás escribiendo para tu equipo, es probable que entres en más detalle que si estás escribiendo para las partes interesadas que desean una visión general más general del progreso del proyecto. Las comunicaciones se pierden cuando no sabes a quién te diriges. Vas a frustrar y confundir en lugar de instruir e informar. Por lo tanto, conoce lo que se espera de tu audiencia y luego cumple con esas expectativas en tu informe.

Paso 3: Sé organizado

La presentación de informes para proyectos requiere una atención clara y enfocada en los detalles. Si tienes demasiados datos o estás discutiendo puntos de datos que saltan de una diapositiva a otra, no estás comunicando, estás oscureciendo. Debes tomarte el tiempo para organizar tus pensamientos y tomar una decisión sobre la línea argumental al narrar la historia que deseas contar. Omite lo que no es importante y estructura tus datos para que tenga sentido lógico. Cuanto más organizado estés, más efectiva será tu presentación.

Paso 4: Comparte resultados, no detalles

Nuevamente, no quieres aburrir a tu audiencia con demasiados detalles. Esto se aplica tanto a tus presentaciones verbales como a los informes compartidos. Tu audiencia solo necesita (de hecho, realmente solo quiere) lo que es relevante para sus intereses. Por lo tanto, no ocultes el punto principal del informe en minucias. En otras palabras, sirve la carne y guarda el adorno.

Paso 5: Sé conciso

Nadie quiere leer una novela sobre el proyecto. Es posible que te encanten todos los detalles del trabajo, pero es poco probable que a tu audiencia le gusten, e incluso si les gustan, están demasiado ocupados para dedicar tiempo a detalles que no les conciernen. Por lo tanto, ser breve y conciso es una buena manera de asegurarte de que solo te ciñes a lo básico y eliminas lo superfluo.

Paso 6: No descuides los adjuntos

Después de toda esa cuidadosa edición de tu presentación, es posible que sientas que hay algún antecedente u otros datos que dejaste fuera y que tal vez no sean críticos, pero aún son importantes. Por supuesto, no tendrás tiempo ni espacio para incluir todo en el informe de presentación, por lo que luego puedes compartir el informe e incluir adjuntos adicionales. Entonces, si tu audiencia tiene tiempo e interés para profundizar un poco más en tus anexos, tienen esa oportunidad, al tiempo que mantienen el informe real directo y al grano.

Cómo las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar

El uso de una herramienta de gestión de proyectos en línea mejorará el proceso de escritura de informes. Puedes generar informes de manera más rápida y sencilla (literalmente con un clic de un botón), además de poder monitorear el progreso de tu equipo a través del proyecto. Las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube recopilan datos en tiempo real. Cuando tu equipo actualiza su estado o hoja de tiempo, esa información se alimenta instantáneamente en la herramienta, por lo que cuando deseas generar un informe, tienes una imagen actualizada y precisa del proyecto.

Informes en un clic

Los informes se pueden generar a partir de cualquier número de métricas del software. Puedes obtener datos del estado del proyecto, tareas, hojas de tiempo, carga de trabajo del equipo, gastos u cualquier otra medida del proyecto. Lo mejor de todo es que se elimina la importación y exportación que tendrías que hacer anteriormente, especialmente si estabas utilizando Excel. Simplemente puedes seleccionar los datos que deseas y con una sola pulsación de tecla tendrás un informe listo para ejecutivos.

Fácil personalización

Las diversas métricas que recopila tu herramienta de gestión de proyectos pueden ser vastas y probablemente no quieras todo. Sin embargo, puedes obtener solo los datos que necesitas filtrando por proyecto, tarea, miembro del equipo u cualquier otra variable. El informe de progreso puede ser tan general como desees, o puedes profundizar en datos más detallados, si es necesario.

Monitoreo del progreso en tiempo real

Uno de los muchos usos de un informe de proyecto es que puede darte una instantánea de dónde te encuentras en ese momento del proyecto, para que sepas si estás en el cronograma. Un panel en tiempo real es una serie de informes siempre activos que te ayudan a hacer el trabajo duro de calcular tu progreso planificado versus real en términos de miembros del equipo, tareas y proyectos. Incluso puedes compartir paneles con las partes interesadas en una reunión, para que todos sepan que están viendo los datos más recientes. Además, con solo un clic, puedes responder rápidamente cuando el proyecto se desvía. En lugar de calcular estas cifras tú mismo, la herramienta de gestión de proyectos lo hace por ti y lo presenta en gráficos llamativos y tablas que se generan a partir de la vista del panel.

Excelente para la gestión de cartera

Por muy consumidor de tiempo que pueda ser la presentación de informes en un proyecto, imagina si estás gestionando una cartera de proyectos. Eso multiplica tu trabajo por el factor de proyectos en la cartera. Aquí, una herramienta de gestión de proyectos con informes y paneles de cartera es invaluable, ya que puedes ver tu cartera y ver la salud de los proyectos individuales y su rendimiento en un solo lugar. Luego puedes profundizar para obtener más detalles según el informe que estés generando. Hacer informes nunca ha sido tan fácil cuando utilizas un software de