Además de asignar tareas y organizar reuniones, a menudo se les asigna a los gerentes de proyecto la tarea de producir varios informes de proyecto. Estos resúmenes y resúmenes de alto nivel de datos críticos se entregan a los interesados y líderes del proyecto para comunicar diferentes aspectos del progreso del proyecto. Hay muchos tipos de informes de proyecto que rastrean detalles y datos para todo, desde el estado y la salud del proyecto, hasta el riesgo y el seguimiento del tiempo.
Los informes de proyecto ofrecen una visión general de alto nivel de lo que está sucediendo en un proyecto en un formato simple y fácil de entender. Hay muchas herramientas de gestión de proyectos que ofrecen opciones de informes, aunque muchos informes de proyecto se entregan en formato escrito o de presentación.
Los informes de proyecto simplemente mantienen a los interesados del proyecto actualizados sobre el estado del proyecto. También ayudan a los miembros del equipo del proyecto a rastrear y abordar problemas, incluyendo qué los está causando y cómo resolverlos. Lo más importante, los informes de proyecto ayudan a desencadenar la planificación de los próximos pasos al proporcionar una visión completa de dónde se encuentran las cosas en un momento dado.
Ejemplos de Informes de Proyecto
Informe de estado del proyecto: El informe de estado del proyecto es un informe muy común e importante que brinda una actualización general sobre cómo avanza un proyecto hacia sus objetivos. Este informe incluye actualizaciones generales, problemas emergentes y hitos.
Informe de seguimiento del tiempo: Un informe de seguimiento del tiempo del proyecto extrae datos del tiempo registrado o del tiempo ingresado manualmente a través de la computadora o una interfaz de aplicación para el tiempo que los miembros del equipo pasan trabajando en un proyecto. Este tipo de informe le brinda información inmediata y accionable sobre dónde se está gastando el tiempo en cada etapa de un proyecto, para que pueda realizar ajustes en la capacidad y realizar mejoras.
Informe del tablero de proyecto: El informe del tablero de proyecto es un excelente resumen visual para cualquier persona que solicite una actualización general del proyecto. Este informe a menudo muestra gráficos visuales que muestran el porcentaje completo del grupo de tareas, un indicador de salud del proyecto, análisis de riesgos y enlaces a ubicaciones importantes de archivos de proyecto e incluso a otros informes de proyecto. Algunas herramientas de software de tablero de proyecto le permiten compartir el tablero por correo electrónico y en pantalla durante las reuniones de estado. El informe del tablero de proyecto se puede personalizar y adaptar para incluir exactamente lo que desea compartir de manera fácil.
Informe de entregables del proyecto: El informe de entregables del proyecto es un resumen de todos los entregables del proyecto en orden de prioridad. Este informe incluye el estado del entregable, el porcentaje completo y la fecha de inicio y finalización de cada entregable. La lista de entregables se puede mostrar en una vista de lista de cuadrícula desplazable, vista de Gantt o vista de calendario.
Consejos para crear informes de proyecto útiles
- Identificar el propósito: Comprender el propósito del informe de proyecto y lo que se le pide transmitir.
- Conocer a la audiencia: ¿Para quién está creando el informe y qué quieren saber sobre el proyecto?
- Elegir un formato de informe: Decidir si será una presentación, un enlace a un archivo o un documento impreso.
- Redactar el informe: Crear un borrador de lo que está preparando y revisarlo cuidadosamente. Asegúrese de incluir todos los detalles que desea compartir con el equipo y consulte a los líderes del equipo para completar cualquier vacío antes de finalizar.
- Considerar el diseño: Darle al informe una buena estructura y un diseño efectivo. Haga que sea fácil identificar la información más importante primero con una revisión rápida y enumere otros detalles como secundarios.
- Destacar el contenido clave: Si un informe tiene más de unas pocas páginas de longitud, crear una tabla de contenido y subtítulos para una revisión fácil. Los lectores deben poder encontrar rápidamente la información clave.
- Corregir: Utilizar un lenguaje simple y fácil de leer que esté libre de errores gramaticales, ortográficos y de puntuación.
Crear informes de proyecto útiles lleva tiempo dominarlos. Vea cada informe como una experiencia de aprendizaje, hasta que encuentre un formato y nivel de detalle que brinde a los interesados lo que necesitan para tomar las decisiones correctas. Solicite comentarios de colegas e incorpore los mejores consejos en sus informes, eliminando detalles que no aporten mucho valor.
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