Los interesados están preocupados por el progreso del proyecto porque tienen un interés personal en su éxito. Desean mantener una comunicación constante contigo y recibir informes sobre cómo avanza el proyecto en períodos regulares de tiempo. La forma en que un director de proyecto mantiene actualizados a los interesados es a través de informes, específicamente con un informe de progreso. Un informe de progreso de proyecto suena sencillo, es un informe sobre el progreso del proyecto. Pero cómo está estructurado puede hacer o deshacer un informe de progreso. Mantén informados a tus interesados con las herramientas de informes con un solo clic de ProjectManager. Pruébalo gratis.

¿Qué es un Informe de Progreso?

Un informe de progreso comunica lo que ha estado sucediendo en el proyecto durante un período de tiempo determinado a los interesados. Muestra si el proyecto está en el cronograma y, si no lo está, se utiliza para iniciar una discusión sobre cómo ajustar el presupuesto y los recursos del proyecto para que vuelva a estar en el camino correcto. Por lo tanto, se puede decir que el propósito de un informe de progreso es persuadir a los interesados de que el proyecto es sólido y avanza según lo esperado. Esto se logra mostrando el trabajo en progreso, lo que permite a los interesados la oportunidad de realizar solicitudes de cambios. Estas sugerencias luego se pueden gestionar y resolver para evitar cualquier impacto negativo en el alcance del proyecto. Los directores de proyecto también pueden utilizar los informes de progreso como una forma de abordar los problemas que están teniendo y, al hacerlo, establecer expectativas más realistas para los interesados.

Informe de Progreso vs. Informe de Estado

¿Cuál es la diferencia entre un informe de progreso y un informe de estado, dado que ambos son herramientas de comunicación y proporcionan información vital a los interesados sobre el proyecto? Tanto los informes de progreso como los informes de estado resumen dónde se encuentra el proyecto en términos de progreso, costos, problemas y cualquier otra información que sea útil para los interesados. Sin embargo, hay una diferencia clave. Un informe de progreso es una imagen del proyecto a lo largo de un período de tiempo específico, mientras que un informe de estado solo captura el momento en que se inició. El informe de progreso ofrece una mayor cantidad de datos, mientras que el informe de estado muestra datos de un momento en el tiempo sin el contexto más amplio.

¿Qué Debe Incluir un Informe de Progreso de Proyecto?

Un informe de progreso puede tener una página o varias, dependiendo de la profundidad de detalle que desees transmitir. Puede entregarse como un memo, en forma de carta o como un informe formal al presentarlo a los interesados. Sea cual sea tu elección, los interesados querrán ver dónde se encuentra el proyecto y hacia dónde se dirige. Por lo tanto, debes incluir una lista de tareas, hitos y cualquier progreso que se haya logrado. Esto lleva a los objetivos más amplios del proyecto y a lo que se ha logrado en términos de sus objetivos. Por lo general, esto se estructura por tema. Es decir, generalmente hay un resumen primero, que brinda una visión general del progreso del proyecto en términos de alcance, tareas, etc. Esto también debe incluir elementos como:

• La fecha de inicio del proyecto, cuándo está programado que termine y el período que abarca el proyecto
• Una lista de miembros del equipo y otros miembros del proyecto, además de quien compiló el informe
• Una lista de los interesados, que son los destinatarios del informe
• Una descripción general del contenido del informe

A continuación, te enfocarás en el estado del proyecto. Aquí analizarás qué trabajo se ha realizado, qué está en progreso y qué queda por hacer. Debe dividirse en tareas y podría incluir lo siguiente:

• Una lista de hitos y entregables relacionados con el proyecto
• Una línea de tiempo del trabajo restante y cuándo se completará
• Cualquier problema o dificultad que haya surgido y que pueda afectar el proyecto

También debe mencionarse el presupuesto, cuánto se ha gastado durante el período informado y cuánto queda en el presupuesto general. Anota cualquier gasto inesperado y otras anomalías.

¿Cómo Crear un Informe de Progreso?

Si estás llevando a cabo un proyecto, deberás producir un informe de progreso periódicamente a lo largo de su ciclo de vida. Para ahorrar tiempo, es bueno utilizar una plantilla de informe de progreso. ProjectManager tiene docenas de plantillas gratuitas relacionadas con la gestión de proyectos en nuestro sitio, incluida una plantilla de informe de progreso gratuita.

Plantilla de Informe de Progreso de ProjectManager

Comienza con la información de identificación. Ya sea que utilices nuestra plantilla o crees una desde cero, tu informe de progreso debe comenzar con la información básica del proyecto. A partir de ahí, se pasa a un resumen del proyecto. Nuestra plantilla divide esos temas de alto nivel en cinco: estado, alcance, cronograma, costo y riesgo.

Resume los datos. El resumen es donde puedes comparar el estado del informe de progreso anterior con el actual. Esto proporciona una indicación clara de que el proyecto avanza según lo planeado. Además de eso, hay espacio para un resumen que explore el tema con mayor detalle.

Profundiza en los detalles. Una vez que hayas identificado el proyecto y resumido su estado general, puedes entrar en más detalle sobre cada tema. Por ejemplo, listar las tareas y su progreso, abordar cualquier problema que pueda haber surgido y examinar la asignación de tu presupuesto.

Enumera tus logros. En nuestra plantilla de informe de progreso gratuita, terminamos con un recuadro de logros para capturar aquellos que no se recopilaron anteriormente. Por último, hay un recuadro de logros esperados, que es una forma de establecer expectativas para el próximo informe de progreso.

Mejores Prácticas al Elaborar un Informe de Progreso

Cuando redactes tu informe de progreso, una forma de asegurarte de que sea efectivo es pensar en la perspectiva de tus interesados mientras lo escribes. Deseas transmitir lo que sucedió durante el período cubierto, si algo obstaculizó ese progreso y qué se espera a continuación.

No seas genérico. Los interesados quieren detalles específicos. No quieren que entres en detalles sobre cómo lograste algo, pero quieren saber qué se logró. Quieren métricas, no narrativas. Tus respuestas deben ser significativas y evitar detalles innecesarios.

Conoce la frecuencia. Es decir, si estás trabajando en un proyecto muy largo, los interesados pueden querer que se les entregue un informe de progreso semanal o incluso diario. Averígualo primero y entrega tus informes de progreso cuando los interesados los esperen.

Divide el informe. Es una buena idea dividir tu informe de progreso en secciones. Esto hace que el informe sea más legible. Tener un encabezado de sección informa al lector qué esperar y lo ayuda a guiarlo a través del documento.

Escribe bien. Utiliza un lenguaje claro y sencillo; evita el lenguaje técnico que pueda confundir al lector. Deseas que comprendan lo que estás diciendo de inmediato y no tengan que luchar para entender (o peor aún, malinterpretar) lo que estás tratando de transmitir.

Utiliza software. Contar con un software de gestión de proyectos puede facilitar el proceso de elaboración de informes. Dependiendo de la herramienta que estés utilizando, puedes obtener datos en tiempo real y entregarlos fácilmente a tus interesados. Esto ahorra tiempo y presenta mejores datos.

Cómo ProjectManager te Permite Crear Informes de Progreso

ProjectManager es un software galardon