Los equipos de proyectos intuitivamente hablan sobre los hitos. Discuten cuándo se completarán las fases y cuándo se entregarán los entregables a los clientes. Cuanto más alejadas estén las personas de los detalles de las tareas del proyecto, es más probable que se centren en las fechas importantes del proyecto, como plazos claros o entregas o dependencias. Pero estos no son los únicos hitos importantes en un proyecto. Los hitos del proyecto son cualquier punto fijo en el tiempo que vale la pena señalar para ayudarlo a mantener el proyecto en movimiento y comunicarse mejor con su equipo. Las herramientas adecuadas de gestión de proyectos y software de programación tienen formas de definir y demostrar hitos clave del proyecto como una forma de formalizarlos en su cronograma de proyecto.
Los diamantes son los mejores amigos de un gerente
El icono convencional para mostrar un hito en su gráfico de Gantt del proyecto es un diamante. Para agregar uno, simplemente seleccione la tarea en su cronograma y cambie las propiedades para convertirla en un hito. En algunas herramientas, es posible que vea la fecha escrita junto a él. Dentro de sus planes de proyecto en ProjectManager.com, si pasa el cursor sobre el diamante, también puede ver el nombre del hito. La forma de diamante facilita la identificación de los hitos cuando está revisando su plan de proyecto. De esta manera, no tiene que verificar la duración de la tarea o ingresar en cada tarea para leer los detalles.
Cómo utilizar los hitos
Los hitos actúan como recordatorios convenientes de fechas clave en su proyecto. Estos podrían incluir:
- Reuniones del Comité del Proyecto
- Otras reuniones importantes como talleres de requisitos, especialmente si están fijadas en el tiempo porque ha sido difícil reunir a todos
- Plazos para completar componentes del proyecto
- Entregables debidos de otros proyectos
- Entregas de proveedores
- Puntos de inflexión en el proyecto donde se pasa a otro estado o fase
También puede vincular tareas a hitos. Esto es útil cuando desea utilizar el hito al final de una fase para iniciar el inicio de la siguiente. Simplemente haga que el hito sea la tarea predecesora de la siguiente en la serie y todo se basará en eso. Mantenga los nombres de los hitos muy descriptivos. Evite el jerga o acrónimos o frases como “Hito 1”. Utilice un lenguaje sencillo que todo su equipo y los gerentes senior entenderán, como “Pruebas completas” o “Comienza la fase 2”.
Celebre los logros
Otra gran razón para utilizar hitos es que señalan cuando el equipo ha logrado algo. Ha completado una fase o entregado una parte clave del proyecto. ¡Eso merece ser celebrado! Envíe una nota breve al equipo cuando alcance un hito a tiempo, agradeciéndoles su cooperación y trabajo para llevarlo a este punto. Pequeñas notas como esta ayudan a construir buenas relaciones de trabajo dentro del equipo y mantienen la moral alta mientras avanzan. Al final de su proyecto, puede utilizar un hito para señalar cuándo se llevará a cabo su fiesta de lanzamiento y celebración de cierre del proyecto. Es algo a lo que esperar y tenerlo marcado claramente en su plan asegurará que no se apresure al siguiente proyecto y se olvide de hacerlo.
Utilizando los hitos para el seguimiento
Los hitos son una buena manera de ayudar a otras personas a comprender cómo avanza su proyecto, incluso si no entienden ninguna de las tareas detalladas. Puede realizar un seguimiento del progreso observando cuántos hitos ha alcanzado a tiempo. Es una medida básica del estado del proyecto, pero es algo que a los interesados en el proyecto les gusta porque no tienen que ver todos los detalles de su plan. Pueden ayudarlo a gestionar las expectativas de los interesados colocándolos en el cronograma en puntos clave, momentos en el proyecto que les importan, como la aprobación del informe de diseño o el final de las pruebas. Incluya los hitos alcanzados este mes y los hitos que se deben alcanzar el próximo mes en sus informes de proyecto o en presentaciones. También es una buena idea resaltar si se lograron a tiempo, temprano o tarde y en qué medida. Esto le da a todos una idea clara de si en general el proyecto avanza según lo planeado y, si no es así, cuál ha sido el impacto. Es poco probable que su patrocinador del proyecto se preocupe demasiado por un día, pero si ha perdido su último hito por un mes, es hora de que el Comité del Proyecto intervenga y evalúe el progreso del proyecto con más detalle.
¿Y si no me gustan los diamantes?
No es necesario utilizar hitos en su cronograma de proyecto. Simplemente podría enumerar todas las tareas en una lista de tareas pendientes y trabajar en ellas hasta el final. Esto podría funcionar para un proyecto pequeño, pero el riesgo en proyectos más grandes es que su plan se vuelva inmanejable y difícil de leer. Los hitos ayudan a dividir el trabajo en partes manejables para que pueda identificar las pausas naturales en el proyecto. Le recuerdan las fechas críticas y actúan como una excelente herramienta de comunicación. Si está interesado en qué rastrear como hitos en sus proyectos, el entrenador de gestión de proyectos Devin Deen ofrece algunas ideas en este breve video: “5 cosas que debe monitorear en los proyectos”. Utilice sus herramientas de programación y gestión de proyectos para crear y reportar rápidamente los hitos clave del proyecto. ProjectManager.com le permite agregar hitos a sus planes con un solo clic, lo que facilita la identificación de las fechas críticas para el equipo. Pruébelo hoy mismo.
