Si algo malo va a suceder en un proyecto, probablemente esté relacionado con el tiempo, el costo o el alcance. Los gerentes de proyecto son muy conscientes de esto y dedican gran parte de sus esfuerzos de planificación de proyectos para evitar riesgos negativos y su impacto potencial. Existen muchas herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudar con la gestión de riesgos, pero también se requiere habilidad en un concepto llamado controles de proyecto.
¿Qué son los Controles de Proyecto?
Los controles de proyecto son un conjunto de herramientas, técnicas y procesos que se utilizan en conjunto para ayudar a los gerentes de proyecto a medir y controlar las seis restricciones del proyecto: tiempo, costo, alcance, calidad, riesgo y recursos. Piense en los controles de proyecto como el mecanismo que ayuda a los gerentes de proyecto a mantener un proyecto en el cronograma y dentro del presupuesto, cumpliendo con los estándares de calidad. Los controles de proyecto abordan lo siguiente:
- Gestión del cronograma
- Gestión del alcance
- Gestión de la calidad
- Gestión del riesgo
- Gestión del tiempo
- Gestión de los recursos
Los controles de proyecto se establecen a lo largo del ciclo de vida del proyecto y pueden adoptar muchas formas. En términos simples, los controles de proyecto son todas las métricas y procesos que miden y rastrean cualquiera de los aspectos mencionados anteriormente. Puede establecer controles de proyecto utilizando técnicas tradicionales de gestión de proyectos como una matriz RACI, una estructura de desglose del trabajo (EDT), el método de la ruta crítica (CPM) o incluso un acta de proyecto. O puede probar software de gestión de proyectos como ProjectManager. Con ProjectManager, puede utilizar herramientas de planificación de proyectos como gráficos de Gantt, tableros kanban y paneles de proyectos, que son ideales para establecer controles de proyecto. Con una herramienta tan poderosa, puede recopilar datos del proyecto, encontrar tendencias y problemas, informar sobre el progreso del proyecto, filtrar la ruta crítica y luego poner en práctica lo que ha aprendido para una mejor gestión de proyectos. Comience de forma gratuita. Los controles de proyecto son más efectivos con el panel en tiempo real de ProjectManager. Obtenga más información.
Controles de Proyecto vs. Gestión de Proyectos
Aunque los controles de proyecto pueden sonar similares a lo que hace la gestión de proyectos, el alcance de la gestión de proyectos es mucho más amplio. Como su nombre lo indica, los controles de proyecto solo ayudan a los gerentes de proyecto a rastrear o controlar las restricciones del proyecto. La gestión de proyectos va más allá de simplemente rastrear, abarca todas las herramientas, técnicas y metodologías para planificar, ejecutar y rastrear proyectos.
Cuándo Utilizar los Controles de Proyecto
Hemos estado discutiendo los controles de proyecto de manera abstracta. Sabemos qué son y por qué son importantes, pero ¿qué pasa con aplicarlos a la gestión de proyectos en la vida real? Como se mencionó, se ajustan a cada aspecto del ciclo de vida del proyecto. Veamos más de cerca cómo funcionan los controles de proyecto.
Planificación del Proyecto
Los controles de proyecto son necesarios al comienzo del proyecto, cuando se establece el cronograma, se reúne un equipo, se desglosan las tareas, se identifican los interesados y se define el objetivo del proyecto. Es en la estimación de los costos y la duración del proyecto donde los controles son esenciales. Estas dos restricciones son algunos de los mayores riesgos para su proyecto y son clave para hacer estimaciones precisas.
Ejecución del Proyecto y Monitoreo del Proyecto
Ejecutar el proyecto significa mantener al equipo enfocado para evitar retrasos en el cronograma y desbordar su presupuesto. Esto requiere monitorear y rastrear con precisión su progreso. Los controles de proyecto actúan como un medio para identificar problemas y cuellos de botella. Ya sea equilibrando la asignación de recursos para que coincida con la capacidad del equipo o problemas de calidad, necesita controles de proyecto para desglosar los datos sobre las horas trabajadas por el equipo en comparación con el presupuesto gastado y más, para ver dónde hay problemas y resolverlos rápidamente.
Cierre del Proyecto
El final del proyecto no está marcado por entregables exitosos y partes interesadas satisfechas, por supuesto. Hay mucho papeleo que cerrar, equipos que ceder o reasignar y, naturalmente, controles de proyecto para recopilar información sobre el rendimiento. Esta última tarea antes de poner el proyecto en el estante revela lo que funcionó y lo que no, para que el próximo proyecto pueda mejorar.
¿Por qué son Importantes los Controles de Proyecto?
El alcance de los controles de proyecto es amplio en un proyecto: eso solo debería significar su importancia. El propósito de un gerente de proyecto es controlar el proyecto, desde su inicio hasta su finalización. La gestión es parte del título del trabajo, y los controles de proyecto son solo otro medio para lograr ese objetivo. De hecho, los controles de proyecto son clave para un plan de proyecto sólido. Antes de la ejecución, debe haber un plan sólido en su lugar, y los controles de proyecto ayudan a alinear el proyecto con los objetivos estratégicos más amplios de la organización. Esto significa ahorrar tiempo y dinero al proyecto y a la organización. Además, los controles de proyecto ayudan a responder preguntas importantes sobre el proyecto. Por ejemplo, ¿cuánto costará el proyecto, cuánto tiempo llevará completarlo y qué valor o calidad entregará el proyecto?
¿Quién Gestiona los Controles de Proyecto?
Los controles de proyecto son una combinación de muchas cosas. Pero se pueden dividir en dos grupos: herramientas de gestión de proyectos y personas. Las herramientas se abordarán en la siguiente sección. Por ahora, centrémonos en las personas: el gerente de proyecto y el equipo de proyecto. Como se mencionó, los controles de proyecto se tratan de gestionar el alcance, el costo y el cronograma del proyecto. Eso significa tener al gerente de proyecto adecuado, al equipo de proyecto, los datos y la revisión y gestión del cambio en su lugar. El equipo debe estar formado por trabajadores hábiles y experimentados que tengan experiencia y conocimiento sobre cómo realizar el trabajo asignado. Los miembros del equipo de proyecto suelen ser los primeros en detectar problemas que surgen en el proyecto. Un gerente de proyecto es tan bueno como el equipo que lidera. Tanto los gerentes de proyecto como los miembros del equipo deben estar siempre alerta al alcance del proyecto, uno de los principales culpables de que los proyectos pierdan el control.
Plantillas de Gestión de Proyectos Gratuitas para Ayudarlo a Establecer Controles de Proyecto
Como se mencionó anteriormente, establecer controles de proyecto es muy importante para un gerente de proyecto exitoso. Es por eso que hemos creado docenas de plantillas de gestión de proyectos que pueden ayudarlo con este proceso. Aquí hay algunas de ellas.
Plantilla de Estructura de Desglose del Trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es la herramienta perfecta para desglosar el alcance del proyecto y dividirlo en tareas pequeñas y manejables. Una vez que conozca las tareas que debe ejecutar, puede proceder a crear controles de proyecto para rastrear el tiempo y el dinero necesarios para ejecutarlas.
Plantilla de Presupuesto de Proyecto
Una vez que tenga una imagen clara del alcance de su proyecto, deberá estimar los costos y crear un presupuesto de proyecto. Los presupuestos de proyecto establecen un límite de gasto, lo que los hace ideales para controlar los costos y establecer controles de proyecto.
