A todos nos ha pasado. Perder una reunión o una tarea importante que se repite cada semana o mes. Una vez que estamos inmersos en nuestro trabajo, puede ser difícil recordar las tareas recurrentes. En la gestión de proyectos, pasar por alto las tareas recurrentes puede enviar rápidamente un proyecto fuera de curso o un miembro del equipo podría perder una actualización importante. Tener tareas recurrentes como parte del software de gestión de proyectos es esencial. Si no lo crees, permítenos convencerte. Primero, aclaremos qué es una tarea recurrente e incluyamos algunos ejemplos comunes. Luego discutiremos cómo puedes programar tareas recurrentes en ProjectManager para que nunca más tengas que preocuparte por perder una.
¿Qué son las tareas recurrentes?
Una tarea recurrente es un trabajo que ocurre de manera regular. En el software de gestión de proyectos, una tarea recurrente es aquella que se puede configurar para alertar a un usuario que está pendiente cada día, semana, mes o cualquier frecuencia que ocurra. El uso de tareas recurrentes ayuda a agilizar los procesos. Esto libera a los equipos de tener que usar otras herramientas como calendarios en línea o listas de tareas físicas para mantener esas tareas en mente. Se puede utilizar más espacio mental para trabajar en lugar de distraerse o perder tareas importantes que se repiten. Cuanto más pueda automatizar un software de gestión de proyectos los procesos, menos tiempo se distrae a un miembro del equipo de su trabajo. Si bien los calendarios en línea o los teléfonos inteligentes son útiles, tener que abandonar tu herramienta significa pausar tu trabajo y ralentizarte. ProjectManager te ofrece muchas opciones para la gestión de tareas, como flujos de trabajo personalizados en tableros kanban y automatización. Por ejemplo, nuestra funcionalidad de tareas recurrentes permite a los usuarios crear y editar una serie de tareas repetitivas y funciona en todas nuestras vistas de proyecto. Esto significa que puedes trabajar en la herramienta que desees y recibir alertas automatizadas que te notifiquen las próximas tareas recurrentes. No más soluciones alternativas como crear tareas únicas para recordarte a lo largo del proyecto. Los proyectos recurrentes ahorran tiempo y mantienen a los equipos productivos. Comienza con ProjectManager hoy mismo de forma gratuita. ProjectManager te permite ver todas tus tareas regulares y recurrentes en una vista conveniente. Obtén más información.
Ejemplos de tareas recurrentes
Aunque pueden parecer menores, las tareas recurrentes son importantes en la gestión de proyectos. Ilustrar la variedad y frecuencia de las tareas recurrentes puede ser útil para comprender cuán críticas son para la gestión de tareas. Veamos algunos ejemplos de tareas recurrentes.
Reuniones
El ejemplo más obvio de una tarea recurrente es una reunión. Probablemente tengas reuniones diarias o al menos semanales con tu equipo. Luego están las reuniones de toda la empresa, las reuniones entre departamentos para fomentar la colaboración, etc. Pero las reuniones son importantes. Sí, pueden parecer una pérdida de tiempo, pero con una agenda adecuada, son excelentes vehículos para entregar información relevante del proyecto. Incluso una reunión perdida puede tener un impacto perjudicial en el proyecto. Pero si estás demasiado ocupado trabajando, es fácil perder una reunión. Aquí es donde una tarea recurrente puede ayudarte a recordar tus reuniones de proyecto.
Informes
Por supuesto, las reuniones de equipo o de la empresa son solo un tipo de tarea recurrente. Los gerentes de proyecto tienen informes de estado que suelen realizar semanalmente. Estos informes mantienen al gerente de proyecto al tanto del progreso y rendimiento de su equipo o informan a los interesados, ambos aspectos son increíblemente importantes. Sin realizar un seguimiento de tu proyecto, es probable que se retrase o exceda su presupuesto, lo que podría llevar a un gasto excesivo o algo peor. Los interesados también necesitan mantenerse actualizados para gestionar sus expectativas y asegurarse de que el proyecto avance según lo planeado. Otros ejemplos de tareas recurrentes podrían ser otros tipos de reuniones, ya sea con ejecutivos o clientes. También hay otros informes, además de los informes de estado. Los informes de proyecto deben programarse como tareas recurrentes para asegurarse de que no se pasen por alto estas fechas límite.
Cómo programar tareas recurrentes con ProjectManager
ProjectManager tiene tareas recurrentes como parte de sus características más amplias de gestión de tareas y ahorra a los usuarios tener que crear cada tarea individualmente. El uso de nuestra función de tareas recurrentes te permite crear una tarea y establecer su frecuencia según tus necesidades. Cuando abres una tarjeta de tarea, puedes agregar una descripción, personalizar etiquetas, fechas de vencimiento, prioridad, adjuntar archivos y comentar. Cualquier tarea en nuestro software se puede convertir en una tarea recurrente. Todo lo que tienes que hacer es actualizar la configuración de recurrencia en la tarjeta de tarea, que se encuentra entre la fecha de vencimiento de la tarea y la prioridad. Para establecer cuándo se repite, haz clic en recurrencia para crear una ventana emergente. El valor predeterminado está configurado en sin recurrencia, y un menú desplegable te permite elegir si se repite diariamente, semanalmente, mensualmente o durante años. Nota: puedes repetir la tarea en días laborables y días de la semana. A continuación, como se trata de un proyecto, habrá una fecha de finalización. En “finaliza”, puedes hacer clic en el botón para mostrar el icono del calendario y elegir la fecha en la que deseas que termine la tarea recurrente. O puedes elegir el botón “después” y programar un número específico de tareas u ocurrencias para las tareas recurrentes después de las cuales termina. Una vez que guardes, habrás terminado. Puedes editar la tarea recurrente como lo harías con cualquier tarea en la herramienta. Actualiza una tarea y esos cambios se reflejarán en todas las tareas recurrentes. También puedes aplicar el cambio a esa tarea individual. La tarea recurrente aparece en todas las vistas del proyecto. Nuestro software tiene múltiples vistas de proyecto porque entendemos que lo que un gerente de proyecto puede necesitar para planificar un proyecto no es la misma herramienta que el equipo del proyecto utiliza para ejecutar ese plan. A continuación se muestran las características en las que puede haber tareas recurrentes.
Tableros Kanban
Los tableros Kanban son una excelente herramienta para visualizar el flujo de trabajo de un proyecto. Tienen tarjetas que representan tareas que se mueven de columna en columna a medida que esa tarea avanza de una etapa de producción a la siguiente. La herramienta se puede personalizar para que el título de cada columna coincida con el ciclo de tu proyecto.
Listas de tareas
Otra herramienta que los equipos de proyecto prefieren es la lista de tareas. Esto es más que una simple lista de tareas, sino una colección de tu trabajo que muestra la prioridad de la tarea, sus fechas de vencimiento, a quién se le asigna, su estado y el porcentaje completado.
Calendarios de proyecto
La vista de calendario de proyecto es el proyecto visto en el formato de un calendario clásico. Muestra el mes, las fechas, la carga de trabajo y los proyectos. Puedes mostrar el calendario para mostrar la fecha de vencimiento y la duración o la tarea y el asignado. Es una buena visión general de las fechas importantes y una vista popular para los interesados que no tienen interés en perderse en los detalles.
Diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt son una de las herramientas de gestión de proyectos más populares. Organizan tus tareas, vinculan dependencias y pueden indicar hitos del proyecto. Son una herramienta esencial de planificación y programación. Lo que hace que nuestros diagramas de Gantt sean únicos es que puedes filtrar la ruta crítica y establecer una línea base. Una vez que estableces la línea base, puedes realizar un seguimiento de tu esfuerzo planificado frente a tu esfuerzo real en tiempo
