El siguiente artículo es escrito por Robbie Morrison, Estratega Principal de Soluciones en SBS Group. A menudo me preguntan sobre las soluciones de Automatización de Servicios Profesionales (PSA) por parte de posibles compradores. Tienen una larga lista de preguntas, pero en su mayoría, están tratando de encontrar la respuesta a una pregunta: “¿Cómo puedo venderlo a nuestro equipo ejecutivo?” Al principio, esto me confundió. En mi experiencia, a menudo es el equipo ejecutivo el que impulsa la búsqueda de una solución de PSA. Su necesidad de informes más precisos, rentabilidad de proyectos y visibilidad general de la efectividad operativa en una empresa de servicios profesionales conduce directamente a PSA. Entonces, ¿por qué la venta? He llegado a la conclusión de que el exceso de venta de características de otras soluciones por parte de aquellos en el mercado de software a menudo es el problema. Los vendedores y especialistas en marketing excesivamente entusiastas presentan cada solución de ERP, CRM, productividad de oficina y gestión de proyectos como la respuesta definitiva para los servicios profesionales. Si bien cada una de estas familias de aplicaciones puede brindar un valor tremendo a una empresa de servicios, a menudo es un exceso. Sin embargo, una solución de PSA no integrada con sistemas centrales de ERP o CRM nunca es tan efectiva como aquellas que sí lo están. Es por eso que nos encanta trabajar con Microsoft Dynamics, y especialmente con la suite Dynamics 365.
Comprendiendo PSA (Automatización de Servicios Profesionales)
Las soluciones de PSA están diseñadas para ayudar a las empresas centradas en proyectos con la gestión de proyectos y la gestión de recursos para proyectos de clientes. Esto se logra mediante el desarrollo de métricas para cuantificar y calificar los procesos básicos de negocios que luego se pueden utilizar para optimizar y mejorar esos procesos. Las funciones típicas de PSA incluyen la gestión y documentación de proyectos, registro de tiempo, facturación, informes y utilización de mano de obra. Estas características a menudo se integran con sistemas de contabilidad, sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y sistemas de nómina para mejorar la eficiencia de las operaciones en general. Además de gestionar mejor los proyectos de los clientes, la solución de PSA adecuada puede prevenir la pérdida de ingresos y los ciclos de facturación retrasados, mejorando así el flujo de efectivo. En última instancia, las suites de software de PSA permiten a los usuarios integrar métricas apropiadas para la industria con el fin de comprender mejor las operaciones y, a su vez, mejorar la eficiencia y la rentabilidad.
Presentando el Caso de Negocio
Aquí hay algunos puntos más específicos:
Mejorar la Colaboración, los Informes y la Visibilidad de la Rentabilidad del Proyecto
Aunque PSA es conocido por mejorar la gestión de recursos y proyectos, el impacto más significativo es proporcionar visibilidad en tiempo real en todos los aspectos de la entrega. Los recursos de entrega pueden ver simultáneamente el estado de los proyectos actuales y pronosticados, los costos y los ingresos históricos o proyectados, la oferta y la demanda de recursos clave, y los problemas que podrían afectar el resultado exitoso de un proyecto. Con la visibilidad en tiempo real, los ejecutivos pueden administrar el negocio de manera más eficiente y efectiva. Las organizaciones con altos niveles de visibilidad en tiempo real crecen más rápidamente, enfrentan menos rotación de empleados y tienen menos proyectos que fracasan.
Optimizar la Contribución del Capital Humano y Mejorar la Utilización de Recursos
Toda organización de servicios lucha con el objetivo de utilización. Mantener a todos trabajando el 100% del tiempo genera ganancias. Mantenerlos en espera lleva al fracaso del negocio. Encontrar un equilibrio de recursos que funcione tanto para sus clientes como para su negocio es la clave del éxito. Una solución de PSA bien implementada lo ayuda a identificar y trabajar hacia ese modelo de servicio óptimo a medida que el negocio fluctúa. Puede ayudarlo a determinar la mejor combinación entre empleados a tiempo completo y contratistas, los requisitos de capacitación necesarios, etc. Lo más importante es que todo su equipo de gestión tendrá una mejor comprensión de la carga de trabajo pendiente y la capacidad para satisfacer la demanda en cualquier momento durante el año.
Mejorar la Precisión de Facturación y Acortar los Ciclos de Facturación
Sin una solución de PSA, los datos de tiempo y gastos generalmente se capturan a través de sistemas de nómina o financieros estándar. Estos datos se envían finalmente al equipo del proyecto, pero no en tiempo real. A veces, hay una brecha considerable de días o semanas. El tiempo adicional de procesamiento y el potencial de errores pueden tener un impacto negativo en la relación con el cliente y en la gestión interna del proyecto. Los sistemas de PSA permiten que la información de las tarjetas de tiempo se ingrese a través de aplicaciones o complementos de calendario para mejorar la eficiencia y reducir errores. Las asignaciones, el éxito del proyecto, el flujo de efectivo y la frecuencia de facturación se ven todos impactados positivamente.
Cumplimiento de las Directrices ASC 606 e IFRS 2015
Asegurarse de que los ejecutores de proyectos y los planificadores de proyectos estén alineados es extremadamente importante. Cómo facturar, cuándo facturar y cómo reconocer los ingresos a menudo están vinculados a hitos de rendimiento, como se describe en las directrices ASC 606 e IFRS 2015. Muchas empresas, incluso aquellas con ERP empresariales y herramientas de pronóstico de alta gama, deberán construir un plan para implementar actualizaciones de procesos y reorganizar el desarrollo de contratos complejos. Las empresas que dependen completamente de Excel o soluciones de planificación y gestión de proyectos desactualizadas pueden encontrar la necesidad de comprar e implementar nuevo software incluso antes de que se puedan adaptar otros procesos. Se requerirá un esfuerzo integral y colaborativo para realinear la planificación y el presupuesto empresarial a medida que su equipo de back office se adapte a estas nuevas normas contables.
Integración de Dynamics 365 con Microsoft Office 365
SBS Group ha implementado soluciones de PSA para cientos de empresas en los últimos 30 años. Hoy en día, nos enfocamos en soluciones de Microsoft, incluyendo Dynamics 365. Dentro de la suite Dynamics, hay diferentes opciones disponibles para empresas de diferentes tamaños y necesidades, pero todas se benefician de la integración completa en el conjunto de Microsoft. Dynamics 365 unifica lo mejor de las soluciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y planificación de recursos empresariales (ERP) de Microsoft en un servicio en la nube completamente integrado. Ofrece una integración profunda con Office 365 y le permite adaptar su implementación con aplicaciones de productividad sofisticadas para respaldar procesos comerciales cruciales, incluyendo ventas, servicio al cliente, finanzas, servicio de campo, operaciones, marketing y automatización de servicios de proyectos. Utiliza un conjunto común de datos en CRM, ERP y Office 365, simplificando la gestión de datos y permitiendo una integración perfecta entre aplicaciones y procesos comerciales. Herramientas como PowerBI, Microsoft Flow, PowerApps y Cortana Business Intelligence funcionan perfectamente con las operaciones de Dynamics 365 y PSA para crear una de las soluciones más completas para empresas de servicios profesionales en el mercado actual.
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